马广军
审计现场管理可以分为审计现场业务管理和非业务管理两部分内容,审计现场业务管理是审计现场管理的基础和核心,其管理水平的高低直接关系到审计过程的效率、审计结果的质量和审计目标的实现。加强审计现场业务管理,要解决好两方面的问题,一是要明确审计现场业务管理的内容,即解决“管什么”的问题;二是研究制定审计现场业务管理的措施,即解决“如何管”的问题。
一、审计现场业务管理的内容
(一)审计现场人员管理
审计现场人员管理的内容主要包括人员分工和落实审计责任。首先,要明确审计组成员的工作分工,审计组组长把审计事项进行合理的分解组合,充分考虑每个成员的特长,分配其适当的审计任务。其次,落实项目审计责任制,明确项目组长和各级审计人员的工作职责,根据逐级管理的原则,层层落实到每一个人。
(二)审计现场资料管理
审计现场的资料大致可以分为两类:一类是被审计单位提供的审计资料,包括账簿、凭证、报表等财务核算资料等;另一类是审计组对审计现场全过程的各种工作进行记录的资料,如审计工作底稿、审计证据、审计日记、各种会议记录等。应建立审计资料交接制度,指定专人负责审计现场资料的接受和移交工作,资料的交接要有书面记录,以便分清责任,防止出现丢失毁损等问题。
(三)审计现场质量管理
审计现场应建立以审计组长为责任人的审计现场质量控制体系,由审计组长负责对现场质量控制体系的落实加以监督,确保审计现场质量控制体系有效运行。审计现场质量控制体系主要应抓好审计证据、审计日记和审计底稿等三个重要环节,审计组长或主审应当对审计证据和底稿进行复核并提出复核意见。
(四)审计现场沟通管理
审计现场的沟通协调不局限于审计组内部成员之间,还包括审计组与被审计单位之间的沟通。因此,审计组长应定期召集审计人员汇报情况,提出下一步待审查的重点以及需要相关人员配合提供的数据和情况,使成员个体的审计信息能够及时传达给整个审计组。另一方面,与被审计单位也要建立良好的协作关系,规范与被审计单位沟通的原则、内容、方式方法和程序等。
(五)审计现场进度管理
在现场审计中,审计组长要统筹安排各审计事项的具体进度表,并对可能追加的程序留出必要的时间,以使现场审计在整体上服从项目的总体安排。审计小组应当定期召开审计分析会,汇报审计工作进展情况,为了及时掌握单个审计人员的工作进展情况,审计署创制的审计日记制度是一种有效的监督办法。
(六)审计信息技术管理
《现场审计实施系统》(简称AO )和《审计管理系统》(简称OA)是金审工程的重要成果,AO/OA的应用可以大大提高审计工作效率。在审计现场管理过程中,应指定专人负责AO/OA的交互应用,及时将审计证据、审计底稿、审计日记、周例会等资料通过AO/OA交互系统报送到审计机关,实现审计现场和审计机关领导的及时有效交流,使审计风险得以控制,审计质量得以提高。
(七)审计现场总结评估
每一个审计项目结束,审计组长要及时组织全体审计组成员召开审计组现场总结会,对审计实施过程和审计结果进行总结和讲评。审计组现场总结会的主要内容包括方案执行、审计质量、审计成果、计算机应用等。通过审计现场总结会,审计组应分析在审计现场实施中取得的成绩及存在的不足,总结经验,查找问题,研究制定整改措施。审计组现场总结会应有书面会议记录,并形成书面总结。
(八)审计现场例外情况管理
无论多么充分详细的审前调查和审计方案,审计现场实施中仍然会有未能预见的情况发生。当这些例外情况和突发事件发生时,首先需要判断它的严重程度,如果其严重程度不足以影响审计目标和整体推进,那么可以通过扩大审计范围、追加必要的程序等方式解决;如果其严重程度已使审计目标无法实现,则需要确定现场审计是终止还是继续,若是继续,审计实施方案如何调整。
(九)审计日记管理
审计日记不仅是审计组组长检查审计方案执行情况,控制审计质量的重要依据和手段,而且是审计机关考核审计人员工作业绩,落实审计质量责任制的重要途径。在实际工作中,所有参审人员应及时规范地编写审计日记,以便于审计组后期统一整理归档。
二、加强审计现场业务管理的对策
(一)强化审计现场管理意识
审计人员是审计工作的具体执行者和操作者,自始至终都主导着整个审计过程,审计人员的思想观念、思维方式极大地影响着审计现场管理的过程。因此,要加强审计现场管理水平,落实审计现场管理的规章制度,审计人员首先要强化审计现场管理的科学意识。要加大宣传和教育的力度,使各级审计人员充分认识到审计现场管理对实现审计目标、保证审计质量、提高审计效率、控制审计风险的重要意义。
(二)完善审计现场管理制度
审计现场管理的重点在于审计业务操作规范化,实现这个目的的前提是不断健全和落实各项审计现场管理制度和规范。建立和完善审计现场管理制度和规范,需要从两方面入手:一是将已有的审计规章制度准则进行归纳整理,形成系统、明确的审计现场管理准则;二是将审计实践过程中积累的行之有效的经验进行加工提炼,提升为审计现场行为规范。审计现场管理制度和规范应该涵盖审计业务流程的各个环节,具体包括人员管理、沟通交流、进度管理、例外情况管理、审计现场质量管理等各项内容,需要从制度、考评、操作等关键环节去研究和加强。
(三)建立审计现场考评和奖惩机制
首先,制定审计现场目标考核办法,对审计组现场管理情况、职责履行情况、工作目标完成情况按完成程度实行计分考核,并列入审计组所在部门和审计人员的年度工作目标考评内容。其次,利用审计现场管理考核评价结果,建立奖惩机制,对审计项目现场管理表现突出的审计组组长或主审,给予一定的精神奖励和物质鼓励,并且在职务晋升、工作交流和有关待遇方面给予适当倾斜,同时对于审计现场业务管理不力的审计组和个人应该追究责任,采取惩罚措施如告诫、批评、通报、取消组长资格等,通过奖优罚劣来提高质量意识和强化责任心。
(四)重视审计质量事先控制
审计现场业务管理主要集中于审计实施阶段,即从审计组进点开始,直至审计组撤点结束。然而仅将关注点放在审计现场,就审计现场的质量控制谈质量控制是难以取得实效的,因为审计组成员和审计实施方案是在审计进点前确定的,审计人员的能力素质是否满足审计项目要求、审计实施方案是否切实可行,这些因素极大地影响着审计工作的质量,这就需要审计组在审计准备阶段“下足功夫,做好功课”。在审计准备阶段,主要做好以下三项工作:一是配备与审计项目相适应的审计组成员,审计组应该根据审计项目的性质和复杂程度、被审计单位规模的大小等因素指派具有必备知识和技能的审计人员;二是把好审前调查关,审前调查直接关系到审计实施方案的质量,要花足够的时间搞好审前调查,做深入细致的调查研究;三是制定出有针对性且切实可行的实施方案,只有这样才能保证现场审计高效率、高质量。
(作者单位:陕西省审计厅)