浅析信息系统项目管理中的沟通管理

刘润龙

（大连广播电视大学,辽宁 大连　116021）

浅析信息系统项目管理中的沟通管理

刘润龙

（大连广播电视大学,辽宁 大连116021）

摘要：随着计算机技术和网络技术的高速发展，伴随着全球经济一体化的进程，信息系统的应用越来越广泛，大型的项目的需求旺盛。大型项目的开发中涉及的资源范围越来越广，而其中人员的不确定性是最大的，沟通管理的重要性不言而喻。项目要想高效率的完成，在很大程度上依赖于涉及人员的良好沟通。本文在介绍信息系统特点的基础上,分析了信息系统开发中存在的沟通问题,并提出通过建立和规范信息系统开发的沟通机制,促进人员的沟通,从而提高信息系统开发项目的质量和效率。

关键词：信息系统；干系人；沟通机制；反馈机制

信息系统项目的沟通管理包括以下四个过程：沟通计划编制、信息分发、绩效管理、干系人管理。这四个过程是相辅相成不可分割的，不能孤立存在。沟通管理的目标就是要保证项目的有关信息得到及时、准的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证信息系统项目团队内外部的信息畅通。信息畅通不仅仅是自上而下的畅通，还要保证自下而上的畅通，做到信息发送有反馈，对反馈的信息的再反馈等，形成良好的信息沟通氛围。

1　信息系统项目沟通管理的特征

信息系统项目沟通管理具有以下特征：

（1）复杂。每一个大型信息系统项目的建立都与大量的公司、人员等密切相关，也就注定了相关项目干系人员组成的复杂。

（2）统。信息系统项目是复杂的系统，所牵涉的人员、部门和单位复杂多变，所以沟通管理必须从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。

2　信息系统项目沟通管理的重要性

对于整个项目来说，要科学的组织、指挥、协调和控制信息系统项目的实施过程，就必须进行充分、良好的信息沟通。具体来说，主要有以下几方面的作用：

（1）决策和计划的基础。

（2）组织和控制管理过程的依据和手段。

（3）建立和改善人际关系是必不可少的条件。

（4）项目经理成功领导的重要手段。

3　信息系统项目沟通管理过程

3.1信息系统项目沟通计划编制

信息系统项目沟通计划编制作为信息系统项目沟通管理的第一个过程，其核心是为了明确信息系统项目干系人的沟通需求，确定满足这些需求的技术，制定信息系统项目的沟通计划，这些工作是确保信息系统项目沟通顺畅的基础；由于信息系统项目干系人众多，如何识别出重要的信息系统项目干系人及其需求，是制定信息系统项目沟通策略的关键。此处我们把信息系统项目干系人分为内部干系人和外部干系人。在信息系统项目沟通管理过程中，既要重视信息系统项目团队内部的沟通，更要重视信息系统项目团队的外部沟通，并且往往与信息系统项目团队之外的干系人沟通更加重要。

3.2信息的分发

信息分发就是把信息及时地分发给信息系统项目利益相关者，其中不但包括实施沟通管理计划，而且还包括对预料之外的信息索取要求的回复。发出信息者负责信息的清楚、准确，以便信息到底接受者时正确无误，而信息的接收着要保证信息被完整、正确地理解。

信息发布的成果主要有：经验教训记录、项目记录、项目报告等、项目演示介绍、利益相关者的反馈、利益相关者通知、变更的请求等。

3.3绩效管理

绩效报告是将收集的信息系统项目绩效信息提供给信息系统项目干系人，为信息系统项目干系人做出判断和决策提供依据，绩效报告包括信息系统项目状态、信息系统项目进展情况和信息系统项目预测三个方面的内容；信息系统项目干系人管理实际上是对信息系统项目干系人的期望进行识别、管理和影响，确保信息系统项目成功。绩效管理又是指识别、衡量以及开发个人和团队绩效，并且使这些绩效与组织的战略目标保持一致的一个持续性过程。

3.4信息系统项目干系人管理

信息系统项目干系人管理是以满足信息需求者的需求并解决信息系统项目干系人之间的问题。积极地管理信息系统项目干系人，提高了信息系统项目因为干系人指甲存在未解决的问题而偏离的可能性，提高操作人员的能力，避免他们在信息系统项目进行期间分崩离析。项目经理通常负责信息系统项目干系人的管理。

4　反馈机制

反馈是干系人对接收到信息所作出的反应。反馈是项目沟通管理成果的重要检查依据，是评估沟通管理成功与否的重要因素。通过反馈机制沟通发起人可以确认相关干系人是否正确理解了沟通信息，同时也有助于项目经理对干系人的沟通需求有更加准确的了解。按照控制理论，反馈可以分为正反馈和负反馈。

4.1正反馈

正反馈是干系人对所获得信息的作出的正向的积极的反馈。表明了干系人对所获得信息的正确理解与认可。

4.2负反馈

负反馈是干系人对所获得的信息作出的反向的反馈。表明了干系人对所获得的信息不认可，这是沟通发起人应该对沟通进行再次确认。这其中有两种可能：第一种可能是干系人对发送的信息理解有误，此时沟通发起人应该对信息作出更加明确的说明或解释；第二种可能是发送的信息存在错误，此时沟通发起人应该对项目的信息进行确认和更新，对信息的错误的来源进行分析和判断，并对此形成的项目变更等作出相应的动作。

不论正反馈还是负反馈，都表明了本次沟通的完结，体现了本次沟通是有效的沟通。

5　结语

通过以上分析我们可以得出：沟通其实是一门学问，是人与人之间的相处。沟通是信息交流的重要手段，是信息系统项目管理的生命线，它是一种管理的重要工具，应用好这个工具能使本单位的管理流程更加通畅，信息交流更加充分，从而高效的实现信息系统项目管理的目标。

参考文献：

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[4]戚安邦.项目管理概论[M].

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