全新视角下的档案整理认识

刘淑艳吉林省梨树县城镇绿化管理中心

全新视角下的档案整理认识

刘淑艳
吉林省梨树县城镇绿化管理中心

我国社会的不断发展使得档案整理工作也出现了很大的转变，传统的档案整理工作理念和工作方法都无法很好的满足影响当今时代的发展要求，在这样的情况下，档案信息化的建设也在发展，所以我国的档案整理工作也正在发生着转变，在档案整理工作中，应该对其用全新的视角去看待和理解，这样才能更好的促进我国档案工作的顺利发展。

档案管理；档案整理技术；应用

档案是进行社会服务的一个十分重要的依据，所以其在社会发展中的重要性也是众所周知的，在档案工作中，档案整理工作发挥着十分重要的作用，所以需要在档案工作中不断的采取有效的措施对档案整理工作予以更新和处理，当代的档案工作中，出现了很多的电子档案，所以我们在认识档案管理的过程中要采取更加现代化的视角，这样才能更好的为我国档案工作的顺利开展提供良好的条件和环境。

一、档案整理概述

档案整理的类型主要有三种：①系统排列和编目。在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工。②局部调整。对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整。③全过程整理。对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。

档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为其最高要求，并使二者统一起来。

二、做好档案整理工作的前提条件

档案是单位发展和个人成长的重要记录，它是一个单位和个人的一个成长日志，所以，档案整理人员在实际的工作中必须要对档案的性质和内容以及处理方式都有非常详尽的了解，只有将这些因素全部弄清楚之后，才能更好的保证档案整理工作的顺利开展，反过来也是如此，如果档案整理人员自身就不能对档案的性质以及内容予以非常详尽的了解和掌握，档案整理工作的质量就更加的难以保证，另外，如果档案整理人员在专业知识和技能方面存在欠缺，也会对档案整理工作产生非常大的阻碍，所以做好档案的整理工作的一项重要的前提就是档案的整理人员在实际的工作中一定要具备丰富的专业知识，同时对自己在职的单位还要有非常深入的了解。

三、全新视角下的档案管理认识

档案管理工作逐渐向着信息化的方向在发展，这也使得我国的档案形式不仅仅局限于传统的纸质档案，所以传统的档案整理技术已经不能适应当前的发展潮流，更加先进的技术也影响会在这一过程中被逐渐的应用，在这样的形势下，加强对档案整理技术的认识在实际的工作中会发挥十分重要的作用，在新型的档案整理技术当中，比较常见的技术有元数据档案整理技术、非元数据档案整理技术和档案虚拟整理技术。

（一）元数据档案整理技术

元数据档案整理技术的产生和电子档案的出现有着十分密切的联系，这种技术是一些西方档案领域的研究人员提出的一种新型的技术，元数据档案整理技术在实际的应用中有着非常重大的意义，这项技术是对传统档案整理技术的重要创新，元数据档案整理技术是一种更加先进也更加合理的技术，在应用的过程中，主要是以档案资料的生命周期作为研究的基础，从而有效的保证了文档的一体化管理，在元数据档案整理技术中，一个非常重要而且也非常核心的一个环节就是档案数据的收集工作，文件中心理论主要是围绕着文件进行阐述的，这种理论是将文件管理和档案管理融合在一起，这样才能形成一个更加行之有效的文件系统，该技术在使用的过程中起到的一个最为重要的作用就是将电子文件转化成电子档案，它也成为了当今档案整理工作中的一项十分重要的内容，但是这一技术在很多因素的影响下并没有得到非常广泛的应用。

（二）非元数据档案整理技术

非元数据档案整理技术和元数据档案整理技术都是档案整理工作中非常先进和新颖的技术，在元数据档案整理技术中，影响因素相对而言有其自身的复杂性，所以在我国先进的发展中无法得到十分有效的应用，所以我国在元数据档案整理的基础上，结合我国的实际情况研发出了非元数据档案整理技术，该技术在实际的应用中是一项综合性非常强的技术，同时该技术对网络环境的依赖性不是很强，没有对文档一体化提出非常高的要求，所以更加适应我国现实国情，这项技术也使得我国的档案整理工作出现了新的变化，在我国的档案整理工作中还是占据着十分重要的地位，这一技术的基础性理论对我国档案管理工作而言有着十分重要的参考意义，可以有效的促进我国档案管理事业的发展和完善，同时其对我国档案整理工作也有着十分积极的推动作用，使得我国的档案整理工作可以更加符合现代化的发展需要。

四、新视角下的档案整理信息化

在新视角下，档案的电子信息化已是大势所趋，而要建立一套档案整理的信息化系统，笔者认为可从以下几方面入手：第一，条形码与二维码技术。信息工业的飞速发展使条形码成为验证商品信息必不可少的部分，二维码也在近几年开始流行于网络世界成为信息的重要载体。档案整理也可借鉴这样的先进技术，将每一份档案归入一个条形码或二维码，大大方便日后的查询与管理。第二，数据库技术。目前的数据库技术已相当成熟，这为档案整理的电子信息化提供了重要手段。企业单位可通过建立档案数据库，将档案整理电子化，简化日后的管理与查询。第三，加强档案管理的资金投入。要完善上文所说的设备，就应投入足够的资金。首先，单位应认识到档案整理的重要性，其重要性主要体现在以下几点：（1）保存经济成果，成为日后主张经济利益的凭证；（2）对企业来说，档案是质量的证明和追溯的依据；（3）档案还包含了技术开发的过程与经验；（4）档案的整理也是企业单位文化的积累，一本档案包含了单位发展历程与其厚重的文化底蕴。明确了档案整理的重要性，单位的有关负责人就应保证整理工作有充足的物质保障，要按照国家和行业标准完善档案整理的相关要求。档案人员的编制、档案工作规模、档案数量的定制等都应提上日程。这样，才能完成档案整理的建设与完善，实现数字化、信息化、标准化、规范化的档案整理工作。

五、结语

档案整理是企事业单位不可缺少的部分，它对保存历史信息，用于工作参考，学习经验等都有重要的作用。在社会科技与文化不断发展的今天，档案整理也需要从新的视角来思考，以适应新技术、新文化带来的影响。

[1]崔杰,王福亮.新技术下档案整理历史原则的发展[J].影浙江档案,2008(05)

[2]刘新安,崔杰,冯湘君,王福亮.非元数据档案整理技术视角下的档案整理认识[J].档案学通讯,2007(06)

[3]任丽梅.分析新形势下人力资源和社会保障局的档案整理方法[J].才智,2012(35)