Excel数据有效性的应用探讨

徐雅云

摘要：Excel是Microsoft Office的重要组成部分，它能对表格数据进行快速计算和统计分析，只要我们把表格化的数据输入后，使用Excel便可按用户的要求完成表格中数据的计算统计等工作。利用Excel中“数据有效性”功能则可提高数据录入效率。在“数据有效性”中运用OFFSET函数则能创建智能化下拉列表，并解决输入过程中列表数据的自动增长。

关键词：数据有效性； Excel函数 ；下拉列表数据

中图分类号：TP37 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）32-7825-02

在我们日常的学习和工作中，经常需要记录大量的数据信息，并对其进行计算、统计和分析处理。例如各学校学生成绩的录入统计，企事业单位的工资财务核算及企业生产报表的生成等，Excel是完成这些工作的有效计算机应用软件之一。

利用Excel中的“数据有效性”功能，在数据录入工作中用预定的条件校验数据，既可防止无效数据的产生，还能降低输入出错机率，提高数据录入的效率。

本文从实例出发，探讨Excel数据有效性在防止数据重复输入、中英文快速转换输入、利用下拉列表选择输入等方面的应用，让Excel软件在工作中发挥更大作用。

1 实现数据唯一性的检验

在Excel数据录入的过程中，有些数据是不允许重复输入的，即需要确保数据的唯一性。例如每个居民的身份证号、学生的学号、商品的编号等等。在录入数据过程中，仅凭人工判断难免出错，而且还不容易被发现，这时我们可以利用Excel数据有效性来对正在输入的数据进行验证。当输入重复数据时，让Excel自动提示，以便及时发现并更改，保证数据正确输入并符合要求。

例如在新生入学登记表的B列中输入学生身份证号。第一步设置有效性条件验证：我们可以先选定B2：B100区域，在菜单栏中选择“数据”/“有效性”，点击“数据有效性”对话框“设置”选卡的“允许”按钮，在列表中选择“自定义”后在“公式”文本框输入“=COUNTIF（$B2：$B100， $B2） =1”（不包括引号，公式需在英文状态下输入），此公式的意义是在B2：B100区域内不可以输入相同的值。第二步设置出错时的提示信息：选择“数据有效性”对话框的“出错警告”选卡，在“错误信息”文本框中输入警示语“此身份证号已存在”。单击“确定”按钮，完成设置。现在如果我们在B2：B100区域中输入重复数据，Excel就会弹出对话框，提示输入错误，修改后才能接受数据输入。

参考文献：

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[2]周紅晓. Excel函数在数据有效性设置中的应用[J].电脑学习，2009 （5）.

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