高校科研管理系统的应用与探索

周耀

【摘 要】 高校科研管理系统的使用与开发能够解决当前信息化社会对科研管理工作提出的新需求新目标，能够有效提高科研管理工作的水平，并为科研管理部门决策提供有益参考与依据。同时也为广大一线科研工作者提供了一个收集科研信息、参考学习资讯的平台。对于科研管理系统中各个模块的设计，必须紧跟科研管理工作的全程，应包括人员管理、项目管理、成果管理、经费管理等方面。同时科研管理系统还应根据高校实际情况不断更新与升级，以满足可持续发展的需要。

【摘 要】 科研管理系统 应用与探索

随着信息化技术的不断发展，各种数字化系统开始深入到高校，对高校学籍管理、财务管理、人事管理、科研管理等提供了有益的管理平台，促进了各项管理工作有序高效的开展。目前，大多数高校使用了科研管理系统来参与日常科研管理工作，确实也起到了很好的“管家”和“助手”的作用。越来越的高校也充分意识到只有利用现代信息技术，尤其是网络技术来提高管理的效率和水平，才能更好地服务于高校的科研工作。[1]

1 使用科研管理系统的必要性

科技处作为高校的科研管理部门，根据学校实情，选择使用合适的科研管理系统是尤为重要的。科研管理包括对科研项目的申报和实施、成果鉴定、奖励申报、科技服务等方面工作的管理。在管理过程中，不可避免的会产生大量的数据和资料，如果仅仅停留在手工抄录或者是简单的办公软件统计处理，虽然能够体现比较完整的数据信息，但是有很多缺点和不足。一是对数据的处理会占用科研管理人员较多的精力和时间，势必会导致管理工作的不够高效；二是在全盘分析学校科研管理状态以及开展科研统计工作的时候，简单的数据表格已经无法满足管理的需要，无法分析、研究和发现科研工作中存在的问题，及时为科研服务。只有进行科研管理的信息化建设，才能对科技活动的各种要素进行合理组织、协调，保证科研管理工作的及时、高效。[2]

2 使用科研管理系统的重要意义

2.1 科研管理系统里的数据能够体现重要的科研信息

平时在使用科研管理系统时，各科室工作人员会将有关项目立项、论文发表、成果奖励、科研经费等相关信息录入到系统中。科研管理人员可以通过系统了解到全校科研实际情况，可以了解到科研人员目前从事的科学研究内容、进展情况、科研团队建设情况。对这些综合信息进行总结分析后，可以有效的整合学校科学研究方面的力量，有利于学科之间交叉融合。这些数据和信息对申报重大课题、成果、奖励有很好的参考价值，是科研管理决策、 制定科研计划的依据。

2.2 通过科研管理系统向科研人员提供有益资讯

在现在这个讯息发展的时代，把握科技发展的趋势，使自己的科学研究紧贴社会发展需要和人民需求，显得尤为重要，这也是国家级、省级重大课题立项必不可少的条件。因此科研管理人员将掌握的一手资料和信息， 例如国内外有关研究的发展水平、科研方向、专业技术、团队合作等情况以及优秀的申报书等相关材料共享到科研管理系统之中，以便给广大科研人员参考与学习。通过充分利用信息， 选出有竞争力的科研课题， 提高科研课题的中标率，使有限的科研资源产生最大的效益 。科研人员充分使用好科研管理系统这个平台，不仅能够及时掌握项目、奖励、成果申报的时间和动态信息，同时能够接收到科技处发布的各类有益资讯和学习资料。一方面可以节约自己查找的时间，另一方面有些优秀的申报书及文章等信息也是只有官方才能够提供的，也确实有更大的参考价值，为科研人员更及时掌握最前沿、最新的信息提供了较好帮助。

2.3 科研管理系统的使用有利于提高科研管理的工作效率

国内许多高校和科研院所为了加强科研业务信息的管理，使科研成果得到充分的展示，促进科研信息共享，开发了一些符合自身特点的科研信息管理系统。[3]通过利用信息网络和采用信息技术， 可以简化工作程序，将原始的纸质化办公、简单的表格汇总办公提升到了更加智能化的水平，大大减少了科研管理工作者的工作量，节省了大量人力物力， 提高了工作效率。同时，学校、学院、个人分级管理，从下至上形成一个相互联系、相互沟通的信息环境，不仅使各项科研管理工作进一步规范化，而且对于日常管理工作的运行和开展也起到了很大的促进作用。学校科技处管理人员、学院科研秘书、每位科研工作者都有相应的管理权限，科研工作者可以自行录入自己发表论文、著作等方面的信息，学院科研秘书针对录入信息进行认真核对后提交通过，最终由科技处管理工作者审核通过。有些项目立项、奖励及成果方面的信息由科技处相关科室直接录入，层层把关，分级审核，确保了系统信息的准确性和完整性。同时科研管理系统还提供了各种资料下载， 短信群发等等功能，充分实现了网上信息交流， 大大提高了管理水平和工作效率。

3 科研管理系统的模块设计

科研管理系统在设计时可以分为很多的模块，针对科研管理工作的实际需求，主要可以归纳为以下几种：

人员管理——人员管理模块主要包括科研人员的基本信息，包括有学历、职称、学科研究方向、团队合作、参与相关技能培训等方面的基本信息。这方面最原始的数据是从学校人事处的人员数据库里的相关内容导入完成的。每年都必须要进行更新，主要涉及到学历和职称的晋升方面。科研管理人员具有信息的录入、修改、删除和查询的全部权限，校内其他人员只具有查询权限。通过人员管理模块中的数据，科技管理工作者可以全面了解到目前学校科研人员在从事哪些方面的科学研究，对于整合团队，设计大项目大成果有很好的指导意义。

项目管理——项目管理模块包括校级以上纵向、横向项目的基本信息，同时根据立项单位的不同可以分为国家级、省部级、厅级及校级项目和横向项目。在录入系统时着重对项目来源、项目性质和类别、项目研究起止时间、项目主持人和参与人的基本情况、项目经费等进行登记。项目管理模块的信息录入全部由科技处管理人员操作，一般是分科室单独录入的，科研人员没有这些信息的录入、修改、删除权限，仅仅可以查询到有关立项信息。通过对项目信息进行整理，可以及时了解每年新上项目情况，在研项目的实际进展情况，项目结题情况等方面的重要动态信息。也有利于科研管理工作者对项目进行分析和总结，有较好的参考价值。endprint

成果管理——成果管理包括鉴定成果、获奖成果、专利成果、论文及著作成果、审定新品种、制定新标准等信息。根据成果的种类不同，也有不同的录入字段的设计，获奖成果主要包括获奖类别、获奖等级等信息，鉴定成果主要包括鉴定单位级别、鉴定结论等信息，专利主要是包括申报、公开、授权等方面的信息等等。科研成果的录入权限也仅仅对于管理工作者开放，科研人员只可以查询到相关信息，这样可以保证数据的真实性和准确性。通过对科研成果信息进行整理，很便捷地为科研统计和工作总结提供数据资料。

经费管理——经费管理中包括对项目资助经费、到位经费、使用经费等数据的管理。经费的使用需要根据项目实施的预算进行开支，并严格遵守相关科研经费的使用规则。科研管理系统可以让管理人员和科研人员及时了解科研经费的实时情况，对于合理的使用经费具有一定的指导作用。科研管理部门及财务部门也能够更好的宏观了解全校科研经费的使用及管理情况。

4 科研管理系统建设建议

4.1 应当适时进行更新与升级

科研管理系统在使用过程中，总是可以发现一些有待完善的地方，有的可能仅仅是一些小的字段的增补，有的可能涉及到导出数据的功能，有的还有整个模块的调整等等。而这些都是在使用过程中逐步发现的，这就需要根据工作的实际需要与系统开发商进行沟通。有些可以通过修改直接完成，有些可能涉及到还需要对系统的功能进行二次开发或者是升级。这些工作都是必须要考虑的，也是实实在在需要不断摸索改进的，总体原则就是使系统用起来更顺更全面更有利于科研管理。

4.2 数字化校园实施与科研管理系统的融合

目前大部分高校都有各种各样的系统，常见的包括有行政办公系统、人事管理系统、财务管理系统、教务管理系统、科研管理系统等等。有很多系统中的内容是相同的，有很多系统里更新修改后的内容又得不到共享和更新，所以造成系统众多又没有很好融合的问题。事实上如果要真正意义上实现数字化校园建设，就应该要将这各种管理系统进行有效的融合，使科研管理系统与“数字校园”中的其它系统相结合，共同实现无冗余的统一信息管理。[4]只有这样才能充分发挥数字化平台的功能和优势，为管理工作提供更多的方便。

参考文献：

[1]贾子申，刘鼎成，李霞.高校科研管理信息化、网络化建设的探索和实践[J].中国轻工教育，2006，2：38-39.

[2]阮丽君，李启厚，周炼，周科朝，吴厚平.高校科研管理信息化建设探讨[J].中国高校科技与产业化，2006，s1：111-112.

[3]蒋伟，张弦.高校科研管理系统现状及发展方向[J].科技信息，2013，20：67-68.

[4]陆辛玫，王艳，左敏.高校学院二级科研管理系统设计[J].中国科技信息，2012，1：78-80.endprint