无纸化办公条件下的档案管理

朱洁

无纸化办公，是在计算机、音像设备等现代化办公工具得到普遍运用的条件下，利用现代化的网络技术进行办公，实现不用纸张和笔等传统工具进行各种业务、事务的处理。

过去，集团管理层发布公文、新闻、通知等，要通过纸质打印、校对、印制、传送，时间长、流动性弱、受众面窄，影响常常局限在接触到文件的人员范围内。使用电子文件，在大量节约企业成本的同时，能够有效地整合各种资源、加快信息流通、提高办事效率，是社会发展的必然趋势。

维护电子档案的原始性与真实性

电子文档不同于传统的“白纸黑字”，具有易改动性、易出错性、易消失性以及易受攻击性。目前，我国部分企事业单位的电子文档处于一种流失、半流失的状况，有的电子文档随便改动、随便存放，不注意保持文档的原始性；有的电子文档用U盘等介质存放，随着计算机技术的进步被淘汰；有的电子文档毫无病毒防护等必要的安全措施，容易受到黑客的攻击，等等。

对此，要采取具体有效的措施确保电子文档的原始性与真实性。根据电子文档管理工作的实际情况，除开在各层级和各部门间的运行和传送的过程，电子文档大致可分为产生、归档、运用等三个阶段，保护措施的设立，也应围绕这三个阶段，构建起其原始性、真实性保护体系，保证电子文档一经产生，就能得到有效维护，从而确保其凭证作用。其中，最重要的就是要加强电子文档生成定稿阶段的管理，确保归档文件的“原件”属性。

严格规范电子文件的归档与管理

一是严格落实国家《电子文件归档与管理规范》。增强省级党报集团工作人员参与电子文件归档与管理的自觉性，建立和维护正规的电子档案管理和利用信息的秩序。档案的信息载体及其管理方法会随着高新技术的发展改变，但是档案和档案工作的基本性质不会改变。因此，原有的规范纸质档案的各项档案管理制度，对电子文档的管理也同样起着规范的作用。在严格落实国家《电子文件归档与管理规范》的同时，档案管理部门要从自身的职责和任务着手，根据本单位实际情况对《电子文件归档与管理规范》的各项原则要求进一步细化。

二是建立平台软硬件的测试、维护和管理制度。对于硬件的技术指标、性能，对于软件的使用功能要进行定期的检测。

三是建立电子档案管理的建设与协作机制。信息资源共享和开发利用的公众化，是电子档案管理的重要特征。因此，必须建立电子档案管理的全方位协作。省级党报集团要根据自身的实际情况和业务需求，重点建立起档案管理部门与三个方面的协作机制：即建立与集团内部各部门之间的协作机制，由档案管理部门负责牵头运作，重点解决电子文档的规范化、文档信息资源的开发利用等问题；建立与省档案局之间的协作机制；建立与其它单位之间的协作机制，重点解决信息资源共享和开发利用的问题。电子档案管理的协作过程，也是电子档案开发利用和完善发展的过程，只有建立起更加科学完善的运行与协调机制，才能更好地为省级党报集团内部各个部门和社会提供更加便捷的服务。

注重档案管理部门的各方面投入

现代档案的管理工作，对硬件和软件的配备都提出了新要求：一是改变省级党报集团当前档案管理部门设备落后的局面；二是档案工作者的业务能力和业务素质要相应提升。

这就需要尽快形成结构合理、素质复合的人才群体。除了按要求引进和配备专职档案管理人员外，还要积极提供教育培训和进修交流的机会，努力提升档案管理人员的业务能力和电子档案的管理水平。加强复合型管理人才的培养。加强电子档案的管理工作，确保信息资源的安全、开发与利用，就必须培养一批既精通计算机技术，又懂档案管理的复合型专业技术队伍。满足了集团无纸化办公条件下建网、管网、用网和档案信息资源开发运用的需要。

加强电子档案管理，需要领导加强重视，加大资金和设备的投入力度，进一步推进数字档案包括软硬件设施的建设。主要硬件包括数据库服务器、高速扫描仪、高分辨率的数码相机、录像机、录音笔和电子签章系统等设备；主要软件包括办公系统公文传输系统、网络安全系统电子档案管理平台和其他应用软件。为确保电子文档的安全保管和开发利用，档案部门要将归档电子文件采取一式两套的方法，拷贝至耐久性好的载体上，一套封存保管，不得外借；一套开发利用。

（湖北日报传媒集团）endprint