探究如何推行档案工作规范化与标准化

张磊

[摘 要]档案管理工作较为复杂繁琐，因此推行档案工作的规范化和标准化对于档案工作的顺利开展具有极为重要的意义，本文以此作为切入点，探讨在推行档案工作规范化和标准化的相关措施，以促进档案工作更准确、有效地进行，使档案发挥应有的作用。

[关键词]档案工作；规范化；标准化；措施

前言

档案管理工作较为复杂繁琐，因此推行档案工作的规范化和标准化对于档案工作的顺利开展具有极为重要的意义。在实际工作中，档案的主要工作有档案资料的收集、归档、利用等，档案资料的形成主要是在日常的零散工作中，而且在很多单位中，各部门的档案管理是由各部门自行负责，各自为战，并无统一的规范和标准，不同部门档案间无法形成联系，这样的管理模式不利于档案工作的开展，效率较为低下，因此，为提高档案工作效率，推行档案工作规范化和标准化势在必行，而如何推行档案工作规范化和标准化是需要重点考虑的问题，笔者结合自身工作经验，总结提出以下几点措施：

1.建立健全科学的档案管理制度

档案的种类繁多，从载体方面说，有纸质档案、电子档案，从形式上来说有文书档案、业务档案等，因此做好档案管理工作需要建立在健全的、科学的档案管理制度之上，各单位的档案管理制度要根据自身的实际情况建立，但都要以《中华人发共和国档案法》为基本的指导原则。首先，应当加大对档案管理的硬件设施投入，建立专门的档案室或档案馆，将各部分的档案全部存放在档案室，并对档案进行科学分类、编码，对纸质档案做好防火、防潮、防腐、防盗、防虫蛀等工作，降低档案资料的损耗，以充分延长其寿命，同时要建立科学的检索系统，方便档案的检索和使用。其次，要建立有层次的档案工作网络，高层领导负责档案工作的决策、规划，对档案工作提出总体要求，并制定符合当前情况的管理制度，监督制度的实行情况；应设立专门档案管理人员对所有档案进行统一管理，档案管理人员要经常深入各部门了解当前的业务活动，目的是使各部门工作过程中形成的具有一定价值的资料能够及时立卷和归档，在档案资料保存和使用过程中要严格执行规章制度，做好对档案资料状态的跟踪，防止资料丢失以及损坏。

2.做好公文的规范化和标准化

公文是档案的前身，公文质量的好坏与档案工作息息相关，因此要做好档案工作的规范化和标准化，就首先要做好公文的规范化和标准化的基础工作，实际工作中，要提高公文的质量，可以从以下几个方面着手：首先，保证公文用纸的质量，一方面要保证纸张的尺寸规格要统一，同时要符合国家相关规范的统一规定，例如排版方式为横排版，装订线在左侧等；其次，对于制发公文的签发手续要严格执行，要确定审批的公文是否有审批权限，如无则不能制发，在制发公文时要检查公文的标题是否有误，主送单位与抄送单位、落款是否有误等；再次，公文的字迹要清楚，并能够保证持续不褪色，以利于长期保存。

3.立卷归档坚持“以我为主”的原则

档案工作推行标准化和规范化的过程中，文件资料的重复性以及立卷归档的无序性是最常见也是最大的问题，因此在立卷归档时要坚持“以我为主”的原则，即归档的文件以本单位、本部门或直属上级单位形成的文件为主的原则，这一原则的实现可最大程度的保证档案资料的利用价值最大化、检索简便化，可以说是给档案工作的“瘦身”原则，将不符合立卷归档要求或者重复的文件进行剔除，从而使档案的管理更有效率。在实际工作中，“以我为主”的立卷归档原则实施时要注意好以下三个方面的问题：第一是为防止档案管理的无序性和混乱，应当在立卷归档时把握好文件的时效性，即保证予以立卷归档的都是已经完成现行文件阶段任务的，对未完成的不予归档；第二是为降低档案管理工作中的信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，应当主动区分在形式和作用等方面有相似之处的文件资料；第三是要在降低文件信息冗余度的同时，最大程度地维护档案资料完整性，在保证不混入无用文件的同时，也要防止应立卷归档文件不被排除在外，造成损失。

4.电子档案的管理规范化

随着科技的发展，电子档案以其占物理空间小、方便实用等特点受到广泛的关注，电子档案的应用将是档案发展的重要方向，很多时候，为达到档案数字化和保险的双重目的，常是电子档案与纸质档案共同存在，因此做好电子档案的管理是推行档案工作规范化和标准化的重要组成部分。电子档案的形成一般是将纸质档案进行数字化处理得到的电子文件，需要储存到硬盘、光盘、软盘等介质中，这些不同种类的存储设备使用年限有很大差别，同时同类存储设施之间由于质量方面存在差异，其使用寿命也不尽相同，尤其是软盘，其使用寿命在1年到10年之间不等，因此给档案的管理带来困难，为使其符合规范化和标准化管理的要求，应当在选择储存设备时严格把好质量关，防止由于质量问题造成档案文件的丢失和损坏，并定期对档案文件进行转存，以确保档案能够持续保存，同时应当将软盘远离电磁场，并做好防尘和防潮处理，并尽可能保持温度恒定。

5.提高纸质档案立卷质量

相对于电子档案而言，纸质档案的立卷工作受到的影响因素更多，其中案卷的装订质量等问题对档案的规范化和标准化具有较大影响，因此实际工作中要提高案卷的装订质量，并结合科学的立卷方法，使之更有利于档案的分类和检索，有利于档案的规范化管理。

6.加强对声像档案的管理和保护

声像档案是相对于文字档案而言的，是将重要的具有保存价值的信息以声音、图像、录像等形式保存下来的资料，随着社会的发展，声像档案资料的数量也越来越多，相对于文字档案来说，声像档案对于时效性的要求更高，因此必须做到形成的档案文件及时归档，以免资料流失，实际工作中应当将声像档案从收集到归档、保存、使用的全过程做好统一管理，严格按照制度进行，对有重要保存价值的资料要及时备份等。

结束语

综上所述，档案工作的规范化和标准化推行是一项复杂的工作，无论是从制度上还是管理方法上都必须要把握为档案工作规范化和标准化服务的原则，从多方面、多个角度入手，使档案工作更加高效地进行，为社会提供更优质的服务。

参考文献：

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