数字化时代档案双套制问题再探讨

霍庆娟

黑龙江省大庆市让胡路区乘风社区工作站 黑龙江大庆 163000

数字化时代档案双套制问题再探讨

霍庆娟

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当今社会是信息化时代，档案管理工作必须要朝向现代化、信息化方向发展，但是在管理工作中，针对于一些重要档案，管理者需要采用双套制进行管理，但是从实际情况来看，人们将所有档案都实行了双套制进行管理，这就导致其存在许多问题，本文简单对档案双套制问题进行分析，以供参考。

数字化时代；档案；双套制；问题；探讨

一、概述

早在上个世纪80年代，档案双套制问题已被档案学术界研究者提出，并对其展开了一系列的研究。但是如今档案双套制问题已不再是传统的档案双套制问题，因为受到当时条件的限制，计算机并不普及，档案管理工作一般都是对纸质文档进行管理，而此时的档案双套制问题只是针对于纸质文档。随着社会的发展，档案形式开始从纸质档案转变而电子档案，而在对电子档案进行管理的过程中，若管理人员依旧根据传统的方式实行双套制管理显然是不大实际的，致使其存在许多问题。因此我们必须要对其进行深入分析。

二、档案双套制在档案管理中存在的重要性

在了解档案管理中双套制实行与否之前，相关研究者还必须要对其含义及涵盖的范围继续拧分析。在现代化社会发展中，自动化、信息化水平不断提高，档案管理工作不断朝向现代化方向发展，不管档案管理中是否需要实行双套制，档案的形式同样发生了巨大的变化，不仅存在着纸质档案，还存在着许多电子档案等。在对这些档案进行管理过程中，虽然很多管理者也采用了双套制对其进行保存与管理，但是这一方式并不包含在本文讨论的档案双套制方面。而本文所指的双套制问题也就是要求管理人员从大的范围上对档案双套制问题进行分析，从而了解其实行的实际情况。但是在管理工作中，如果脱离了档案数量的限制，那么档案双套制问题在讨论中也就没有了意义。

为了了解档案双套制问题在档案管理中存在的重要性，这就需要我们对两种档案进行全面分析，也就是说，如果两种档案的内容与载体都相同，那么此时的双套制也就能够将两种档案都进行保存，具有一定的重复性；而如果两种档案的内容或者载体有一种不同，那么是否可以实行双套制也就需要管理者进行全面分析。

1、以磁盘、光盘为载体的电子档案

这一类档案具有信息量大、体积小、检索迅速等优点。但是在对其进行管理过程中，往往会在传输过程中致使档案泄密，并且删改之后无任何痕迹，其不存在原告的概念，在对其管理过程中，对于先进技术的要求也有很大的差异，另外，这些档案也不具有法律地位，寿命极其短。相对于电子档案而言，纸质载体的档案文件虽然具有法律地位，并且具有真实性、可靠性特点，但是我们也需要清楚的知道，这些占据的空间非常大，不利于人们对档案的检索。目前，随着科学技术的发展，也出现了一些缩微品档案，但是通过实践发现，这种档案的成本非常高，其管理难度也非常大，在使用过程中，其功能远不如电子档案。

针对于此，档案管理人员可以在其中实行双套制，因为它不仅能够提高检索速度，达到理想的要求，还能够是档案的平整价值得到有效票的体现。由此可以看出，双套制在现代化档案管理中的存在具有至关重要的作用。如果电子档案的局限性与法律地位等问题还没有得到有效的解决，那么我们也就可以实行双套制，从而对档案进行全面管理，尤其是对一些重要文件的管理。在数字化时代，管理人员通过双套制的实行能够将电子档案与纸质档案进行长期保存，从而提高档案管理水平。

三、当前档案双套制在实行中存在的问题及具体的措施

针对上述，档案管理人员基本在实际工作中到底应不应该实行档案双套制呢？这就需要我们对其进行深入研究。

两套档案的来源，主要包括两个方面:一是随着当前办公自动化的应用和普及所产生的大量电子文件和与之相伴的纸质文件，按归档要求，需一并进入档案室并移交给档案馆;二是随着数字档案馆的建设，现有档案馆藏纸质档案也将逐渐实行数字化，也会随之产生大量电子档案。此外，对某一机关而言，也不是机关的全部档案都存在两套的情况，而只有发文部分才会既有纸质文件又有电子文件，收文却只有纸质文件，电子文件存放在对方发文机关。不过，当全国所有机关间的办公都实现了网络化后，文件的传输和阅读都在计算机上进行时，就没有这种区别了。但是，由于人们长期形成的阅读纸质文件的习惯，想必人们还会将机上文件下载转化为纸质文件阅读，这样也将出现电子文件和纸质文件并存的局面。

目前要明确而具体地划定实行双套制的档案范围是极其困难的，本文无力完成这一重任，这需要我国档案学界对此做深入的调研，特别是国家档案局要尽快出台有关方面的法规和规章。目前我们可以首先制定实行双套制的原则。笔者认为，至少应包括这几方面:我国档案部门在人力、物力和财力方面具有承受力，有利于档案的安全保管和方便利用，所选档案要有典型性和代表性。

机关档案是档案馆档案的主要来源，机关档案双套归档保存的范围，就决定了档案馆双套档案的范围，因此应严格把关。机关档案部门作为双套保存的档案范围，应当限定在具有永久保存价值的档案部分，保管期限为长期的档案不必搞双套制。此外，在机关档案部门，两套不同载体档案如何统一保管且便于检索也很值得研究，要把电子档案和纸质档案做有机的对应，建立相互准确可靠的标识关系。

档案馆如何实行档案双套制呢?笔者认为，档案馆除了接收机关档案部门移交的符合要求的双套档案外，另一方面就是原有馆藏档案如何实行双套制问题。目前我国各类档案馆馆藏档案基本上都是纸质档案，鉴于数字档案馆的发展是大势所趋，因此今后现有馆藏纸质档案将会逐步实施数字化，但由于我国现有馆藏纸质档案数量巨大，有的大型综合档案馆馆藏量多达几十万甚至百万卷册以上，加之不少档案又是历史上形成的，若全部数字化，工作量实在太大，成本实在太高，实在无此必要。对档案馆现存的纸质档案应维持现状，不必做过多的折腾，只需对其中具有永久保存价值的档案和部分年代久远需抢救的珍贵档案实施数字化，并实行双套制保存。总之，现有档案馆既成的纸质档案不是双套制的重点。

四、结束语

随着社会的发展，档案信息数量越来越多，并且其载体越来越多，为了将这些档案进行长期保存，本文对双套制的实行与否以及实行方法进行了深入探讨，相信大家已有所了解，希望能够给予同行参考性依据。

[1]彭坚.关于档案“双套制”管理问题的探讨

[2]方莹芬.试论电子文件归档的双套制

[3]潘蓉.对档案“双套制”管理的思考