浅析档案的基本定义

◎林春陶

浅析档案的基本定义

◎林春陶

档案是记录机关事业单位过去的文字材料，对此，本文介绍了档案的基本定义，对档案的形成者，档案的形成原因，档案的基本形态，档案的本质特征以及档案的“属”等相关内容进行了分析，以便于能够使档案工作者对其有个基本的了解。

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对于档案的概念而言，有许多种不同的表达方式，而所谓的概念就是对事物的理性认识。给概念下个定义，无非就是揭示事物的本质属性，明确这一事物同其他事物之间的区别。给概念下定义的要求，应该是确切、简明、符合逻辑，下定义的公式一般是被定义项＝种差+邻近的属。基于此，对于档案的定义有以下几种。

一、档案的基本定义介绍

早在1985年我们国家档案标准局就发布过《档案著录规则》将档案定义为：“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”而在此之前，1960年的《档案工作》杂志上则对档案的定义是：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（也包括技术文件、影片、照片以及录音带等等）”。在1962年中国人民大学历史档案系《档案管理学》讲义给档案下的定义是：“档案是机关（包括企业和事业单位）在工作和生产中形成的、具有查考和利用价值的、按照一定归档制度的集中保存起来的文件材料（包括技术图纸、影片、照片和录音带等）。”1985年中国人民大学档案学院陈兆祦、和荣宝主编的《档案管理学基础》对档案定义表述为：“档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。”或简便表述为：“档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。”1986年中国人民大学档案学院吴宝康教授所著的《档案学理论与历史初探》对档案的定义是：“档案是历史上各种政治、经济、社会组织和个人在公私事务或技术、科学工作中自然转化而形成的真实历史凭证和原始记录，并收藏起来的一定原料制作的文字形声材料”。

二、档案的基本要素

根据上述这些对于档案的定义，反映了不同的观察角度，是档案工作的科学研究和实践的经验结晶，在实际工作中都发挥了重要的作用。据此，我们根据档案管理工作的实践，对档案定义的表述如下：档案是人们社会活动形成的文、形、声历史真迹材料，根据这一定义，应当包括以下五个方面的要素。

1.档案的形成者。“人们”是档案的形成者。人们既可以是个人，也可以是群体。群体包括国家机关、社会团体、家族和家庭等等。

2.档案的形成原因。“社会活动”是形成档案的原因，档案是社会活动的产物。它包括任何一项活动，如政治、经济、科学技术、文化艺术等等。在这些活动中直接产生的文件、图表、影片、照片、录音带、录像带等，在完成了现行使命之后，都应该转化为档案。但是由于档案有作用大小的区别，保存价值也就不同，有的可以不进入机关档案室，有的可以不进入档案馆，还有的可以销毁。然而，它们都是档案，不保存它或不继续保存它，不是因为它不是档案，而是由于它失去了保存价值。

3.档案的基本形态。“文、形、声”是档案的基本形态。档案信息的记录方式也是各种各样。档案的形式丰富多彩，有文件、簿册、图纸、照片、录音带和录像带等等。社会管理活动形成的档案，主要是文件转化而来的。档案与文件是有区别的，文件是现行的、有行政约束力的管理社会的手段，是它的作者行使权力、表达意志、交流思想、对外联系所使用的一种工具。它是机关正在处理和承办的文书材料，或者传递承办者之间，或保存于文书部门和业务部门。档案是完成了文书处理程序和现行使命，由机关档案部门保存的材料。两者是同一物体的不同发展阶段，是行使不同的使命、是有区别的两种事物和两个概念。文书是文书工作的工作对象和文书学的研究对象，档案是档案工作对象和档案学的研究对象。

4.档案的本质特征。“历史真迹”是档案的本质特征，它与第一手材料，历史的原始记录是基本上相同的。历史真迹就是记录历史的真实踪迹，它不是事后编写和随意收集起来的，后人不能用自己的观点去修改它和补充它，否则，它就失去了真实性，而不称其为档案了。档案的这一特征，是档案区别于其它事物的本质属性。从纵的方面来看，它区别于现行的材料，如文件是现行的材料，档案则是历史的材料；而从横的方面来看，它区别于相邻的事物，比如图书、资料等，一般都不具有历史真迹的属性。

5.档案的“属”。“材料”是档案的属概念。“材料”这一概念的外延、内涵都比较广，它能够完全概括档案的各种形式，又能充当与档案相邻事物的属概念，比如图书、资料，无论是用于研究，还是学习、参考，一般也都称其为“材料”，它又是社会上与档案专业可以共同使用的一个通用概念。档案就是某种材料，容易理解，不会与制成材料、书写材料相混淆。本来资料这个概念，也可以作为档案的属概念，而且从社会的角度来看，更容易被理解。但是，在档案管理专业中，资料经常是指与档案相区别的其它事物，如报刊、杂志等等，与社会上所使用的广义上的资料不相同，两者容易混淆。而材料这个概念，在社会上也有其它含义，如可以直接造成成品的东西——建筑用的砖瓦、纺织用的棉纱等等，而把它用于档案的定义，则不会被理解为建筑材料和纺织材料，否则，建筑和纺织行业也就无法使用材料这个概念了。

（作者单位：吉林省大安市医疗保险经办中心）

（责任编辑 张雅楠）