企业档案信息化建设转型的思考

文/张艳玲

我国企业信息化建设上世纪90年代中后期进入了快速发展阶段，各种信息系统纷纷建成、运行。一方面，企业的信息化建设极大提高了企业的信息流通速度和工作效率。另一方面，也给传统的企业档案部门带来冲击，迫使我们重新对档案信息化建设转型进行思考。

一、企业信息化背景下档案部门的现状

企业信息化建设的浪潮导致企业的纸质文件越来越少，电子文件不断增加，面对这一趋势，档案部门容易走向两个极端：极端一，认为传统的档案管理模式难以有效管理这些脆弱的电子文件，因此，只保管传统的纸质文件或打印件，轻视对电子文件的管理，导致大量档案资源流失。极端二，将实体档案作数字化处理，重视信息系统建设却忽视对信息资源的开发利用。不管采用上述何种方式，其本质都没有超越传统模式，档案部门在企业中仍扮演着被动保管的角色，缺乏主动提供信息的意识，无法创造直接利润，因此不被管理层重视。传统档案工作面临危机，档案部门需重新定位，开展改革，实现从被动保管转为主动服务，从档案管理到信息资源中心的转型。

二、企业档案部门定位转型的依据

企业档案部门应告别传统的被动角色，转型为企业 “信息资源中心”，不仅提供档案服务，同时整合企业内部的信息资源，实现企业信息的高效流通和共享。具体来说，企业档案部门转型的依据主要有以下三点：

（一）理论上，企业档案是企业重要的信息资源。因为：第一，企业的竞争优势不在于企业外部的力量，而源于企业内部的资源。第二，只有具有战略性、独特性、难以模仿性的资源 （核心资源），才能为企业带来长期可持续的竞争优势。企业档案作为产生于企业内部的信息记录，不仅具有战略性 ，更具有独特性和难以模仿性，从而为企业带来长期可持续的竞争优势，是企业重要的信息资源，潜藏着大量有价值的信息。

（二）实践需求上，企业需要设立整合和优化信息资源的部门。随着企业信息化建设的不断深入，企业内各部门纷纷采用了适当的应用系统。企业不仅要改良、升级系统软件，更重要的是实现企业的信息标准化和流程规范化。必须依靠专门的部门来实现，大多数企业都没有信息部门或数据中心等类似机构，但这些部门的主要职能系统、软件的技术维护，是为企业创造良好的信息环境，而不是对信息资源本身进行管理。因此企业急需专门部门来整合和优化内部信息资源，解决信息冗余和沟通不畅的问题，实现内部信息资源的共享。而企业档案部门接收各个部门的文件、数据都在此汇总，这使得企业档案部门转型为 “信息资源中心”，整合优化信息资源变得具有可行性，又具有必要性。

（三）自身优势上，档案人员的专业技能对企业信息管理有潜在价值。企业信息化建设的参与者大多为程序员、网络管理者和技术人员，这种人员结构的后果是导致过分注重技术而忽略了管理，这一缺陷正可由具备专业技术的档案人员来弥补。档案人员的专业技能包括两方面：一是他们具有对信息分类、查找和重新发现的技能，能有效组织信息资源。二是档案人员系管理人才，善于分析和理解企业及各部门的信息需求，并针对需求做出及时响应，因此可作为联系信息技术部门和其他部门的中介桥梁。他们与其他信息技术人员合作，对信息需求做出响应，可创建起“信息资源中心”。

三、企业档案部门的转型策略

企业档案部门要实现从传统模式向“信息资源中心”转型的过程，需着眼于以下几点：

（一）明确档案部门的定位和职能。档案部门的定位变化。企业档案部门必须重新自我定位，在做好传统档案管理的基础上，将工作重心从被动的实体保管转向信息资源管理，定位成企业的“信息资源中心”。从长远看，更可结合企业实际情况，组织提炼显现知识，挖掘开发隐性知识。建立 “企业知识库”，将档案部门打造成 “知识中心”，推动企业知识共享。档案部门的职能变化。其主要职能可分为三个层次：首先，做好基础档案工作，保存企业记忆，这也是实现其他职能的基础。其次，整合企业信息资源，提供决策依据。利用现有的信息技术和系统平台，综合集成各部门形成的信息资源并进一步加工，使其为生产经营活动提供有价值的数据材料，为领导决策提供依据。最后，构建知识平台，实现知识共享。采用信息技术构建一个知识平台，将各个业务部门有价值的信息都 “归档”知识平台，形成可共享的知识。

（二）优化档案部门的工作机制。档案部门要实现转型，就必须优化工作机制，主要从两方面入手：第一，标准化。一方面是工作流程的标准化，即通过在企业内制定统一的制度体系，规范企业档案部门的工作流程，明确企业内文件信息的流动规则，界定与档案部门相衔接的业务部门在操作中应遵循的步骤和依据。另一方面是文件数据的标准化。确保企业内不同系统生成的电子文件能够兼容、归档、浏览，实现数据信息的统一和共享。从而提高工作效率。第二，集成化。对企业重要的信息资源进行统一规划和管理，建立起 “企业信息资源管理平台”。该平台实质是将企业内其他业务系统与企业信息管理系统有效集成，建立起企业内部共享的信息资源平台和知识平台。