微博文件的特点及其对管理的影响

文/王雷

从严格意义来讲，微博文件属于电子文件，它在数字设备或者环境中生成，并以数码形式存储，处理和传送。微博文件是在Web 2.0环境下生成的文件。Web 2.0是一种新的互联网方式，通过网络应用促进网络上人与人间的信息交换和协同合作，其模式更加以用户为中心。要研究微博文件的特点及其对管理的影响，我们需要从微博文件的客观存在环境和主观存在环境两个方面来研究，即从文件和外界载体的关系及文件的自身特点两个方面来分析。

依据电子文件本身具有的特点，比如信息的非人工识读性、存储的高密度性、组织的多维性、物理结构和逻辑结构的分离性等等，结合微博文件的特殊存在形式与管理方法，分析微博文件的特点及其对管理的影响。其研究结果如下：

（一）从文件与外界载体的关系来看，主要有以下3点：

1.信息的可读性差、对网络环境和操作环境的依赖性强：需要依托载体和文件系统来进行管理。微博文件属于电子文件，不同于书本报纸等纸质记录，可以在载体上直接写入或者查看，它必须依托计算机，通过人工不可识读的数字代码来记录信息，这些数字信息在传输和存储过程中有时也会经过压缩加密等处理，而这些信息只有通过计算机上的特定程序解压或者解密才可以被人类识别。

2.文件独立性强：不便于文件的归档管理，但便于文件的共享。微博文件中的信息是可以流动的，即有相对独立性，不像书本具有信息对载体的一一对应。同一条微博信息可以在不同的载体同时存在或者进行转换 （分享或转载）。当下人人都有信息发射器，比如手机或笔记本等，大量的文件生成会给载体带来一定的负担。于是我们需要根据实际情况增加服务器、数据库等存储设备，进行数据的备份或迁移，以此来保证这些文件在用户需要时能够及时检索出来。

3.检索方便快捷：提高档案的利用率，充分发挥文件的价值。随着数据库和网络检索技术的普及和发展，微博文件依托电子设备，依靠系统进行检索可以轻而易举地找到，并且可以根据人物、时间等不同的检索标准来检索，具有更高的查准率，相对于去图书馆中寻找图书轻松了不少。同时，档案的利用率也大大提高，不仅是对于所有用户，而且是利用所有信息。用户可以通过分享转载，将文件的价值发挥得更高，能带来更多的影响。

（二）从文件的自身特点来看，主要有以下3点：

1.文件信息的易变性强：内容的增删、形式的多变不好控制。计算机和网络中的信息具有相对独立性，加之计算机的普及，网络的覆盖，使得用户修改信息变得更加的方便，文件的形成也更加容易，不同的用户根据自己的需要和用途，选择对自己有价值的文件，加之微博的不断分享传递，文件传递的速度加快，文件的处理也变得轻而易举。不同的用户对其内容进行了更新和修改，改变了最初的内容，这使得文件的内容和价值在增加的同时也使得用户对于其初始内容难以把握。

2.文件结构的分离性大：可以有选择的存储内容，并进行管理。文件的结构包括物理结构和逻辑结构，而电子文件的物理结构经常发生变化，逻辑结构却不能有改变，这在一定程度上保证了文件的真实性。由于这个特点，微博文件中的文字排列、多媒体图文声像的结合显示根据不同用户的需求和硬件的支持，在管理时都会有不同的表现。比如有的用户热衷收集大家爱分享的音乐文件，这些文件保存到用户自身的客户端时也会有不同的管理方式。

3.文件信息的真实性参差不齐：在文件的形成阶段和维护阶段做好约束。电子文件的真实性是指文件内容、逻辑结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的状态保持一致。微博文件产生的来源有很多，这在一定程度上给文件产生的真实性提出了很大的挑战，如果文件失真，在经过大量的传输、修改以后，会产生不好的影响，因而我们要在微博的形成阶段时做好约束，防患于未然。其次在文件的维护阶段，保证文件信息的真实性。

通过研究我们发现，结合微博文件信息的人工可读性差、对于网络环境和操作环境的依赖性强、文件的相对独立性强，与载体的可分离性强、检索方便快捷、文件信息的易变性强、文件结构的分离性大、文件信息的真实性参差不齐等特点，微博文件的管理需要严格的依托载体和文件系统来进行编辑、储存等工作，在文件的形成阶段、维护阶段也需要做好约束，严格控制内容的增删、形式，减少不必要的修改。文件的内容有很大的选择性和随机性，虽不便于文件的归档管理，但便于文件的共享，这使得档案文件的利用率得到了提高，也充分发挥了微博文件的价值。