文/张玉涛
高校办公室工作不仅是高校日常管理的重要组成部分,也是高校组织形式中不可或缺的一环。高校办公室干部虽不是决策者,但却负有为领导决策和落实决策做好服务的责任。高校办公室干部能力的提升,对提升高校机关核心竞争力具有关键作用。
不难发现,许多高校办公室干部,如果仅从履历上看都是这大学那学院的“高材生”,论文、课题一大把,按说写作上一定不错。然而往往事与愿违,他们一旦走上工作岗位,特别是长期受办公室琐碎事务的困扰,就失去了那份执着和拼搏,变得不愿写、应付写、甚至排斥写。究其原因,我想无非是一个“懒”字,是对 “年复一年,日复一日”的办公室工作提不起精神,看不到效果,失去了成就感;对学校的细微变化和发展觉察不到位,不够敏感。而且,随着网络的日益发达,越来越多的干部热衷于网上 “摘编” “照抄”,好多工作计划方案也都可以不必动脑就能在网上找到 “参考答案”,时间一长,就变得 “懒”起来。其实,写作能力是高校办公室干部的基本技能之一,写作越扎实、越充足,融会贯通的能力就越强,也越容易掌握写作。提高高校办公室干部的写作能力,要立足于多写多练,激励大家真正把手“动”起来,仔细修改用语用词,反复推敲语句语境,要把每一次写作当做一次提高和检验写作水平的机会,多一份认真勤奋,就多一份收获,精思细写,写作能力才能迅速提高。
对于高校办公室干部来说,具有较强的口头表达能力,是最起码、最基本的要求。高校办公室面对的是广大基层教职员工,准确地 “表述”是引起心理感应,感情共鸣的基础,是赢得尊重,确保学校顺利开展工作的前提。办公室干部 “能讲” 不是 “乱讲”, 也不是“敷衍”,而是要在学校规章制度的总体框架下,做好说明和解释工作。这就需要办公室干部在 “准”上下功夫:一是要讲好 “内行话”。讲内行话有利于工作的协调。高校办公室干部要养成积累素材的好习惯。高校办公室是学校的“中枢”,经常会接触到学校层面上教学、科研、招生等方面的第一手材料,十分难得。高校办公室干部只有牢牢抓住这个广阔的 “材料库”和 “数据库”,平时大量积累素材、吸收素材,才能做到丰富专业词汇量、拓宽知识面、突出新颖性,起草的材料才会文笔生动、言之有物,不至于单调枯燥、陈旧老套,才能说好 “内行话”。二是要讲好 “政治话”。办公室是学校的 “窗口”,一言一语事关学校形象。有人认为,政治是“虚”的,谈起来都是 “空”的,实际上不是。政治涉及我们国家和每个人利益的大事,时时处处都在。高校工作中也有政治。讲 “政治话”不是讲大话、空话,而是善于从政治上、从学校工作全局看问题,解决问题,将政策理论与高校实际工作有机结合,做到讲起话来, “理”服人, “讲”动人。
高校办公室在上传下达、督查督办的过程中,不可能没有矛盾和摩擦,正是因此,才需要我们去协调、沟通和处理。在协调问题时,我们要以诚相待,说实话,办实事,不可虚情假意,口是心非。要相互理解支持,不在非原则问题上较真,不在细微之处纠缠。在与同事的沟通上,要言行一致,信守诺言。能做到的的事,要想方设法去完成;做不到时,应根据实际情况,做出必要的解释;要把握分寸,不信口开河,不开空头支票。与人能处,不是耍小心眼,耍小聪明,也不是谨小慎微、胆小怕事,而是待人真诚,传达真实的意图,反馈真实的情况,把问题讲清、把原因讲透、把办法讲实,不弄虚做假,不干扰决策。高校办公室干部要时刻把谦虚谨慎、与人为善当作人生的座右铭,不以官位 “唬”人,不以职位 “压”人,不以单位 “分”人。
办事、办会、办文是高校办公室的主要行政职能,一名高校办公室干部能否胜任岗位、有所作为,能办事、会办事是重要的衡量标准之一。遇事能办其实是高校办公室干部责任意识的体现。高校办公室往往是查遗补缺的部门,许多事情并不仅仅涉及一个部门,这就需要办公室统一协调,往往也是体现办公室人员工作责任心的时刻。比如,学校设立实验室,需要学校财务部门审批资金,行政部门审批实验室场地,基建部门进行基础施工,需要国资部门对实验室设备按程序进行招投标,这就需要办公室在协调过程中勤于学习、善于统筹,不怕吃苦、不推诿扯皮;主动承担,积极办理,认真反馈,真正把事办好,办得大家安心、组织放心,归根结底,就在一个 “责”字。
“为政之要,贵在廉洁,廉洁之本,贵在自律”。对一名优秀的高校办公室人员来说,严谨慎行是最大的廉洁。严谨,就是对自己要求严格,时时事事严于律己,管好手,不乱动;管好口,不乱讲;管好心,不乱偏。高校办公室人员越是接触面广、事情多,就越要讲党性、讲纪律、讲奉献,做严于律己的表率。慎行,就是要善于把握。凡事都有规矩,都需要三思后行。说话的生疏深浅,办事的轻重缓急,处世的高低姿态,都体现在行为分寸的把握中。要学会把握,懂得收敛,才能让前程变为坦途。
办公室业务2014年6期