如何有效提高当前档案管理工作

王洁颖

摘 要：档案事业不断的发展，在其新的制高点上，仍然有很多的任务需要完成，对其工作的要求也是越来越高，因此不断的提升档案管理工作质量是一件需要长期进行的事情。档案信息化，因为其建设过程需要消耗大量的资源，整个系统也是非常的复杂，所以在进行建设的适合，应该由规律，统一化，相互的协调合作，注重人才的管理和培养，提升档案工作人员的思想素质和技能水平，这样才能够让档案管理工作进一步的提升。

关键词：档案 管理 质量

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）09（b）-0226-01

1 档案质量管理的含义和特点

档案质量管理是用科学的方式和理论来为档案管理工作提供有效、高效的管理流程，在整个流程中对档案质量进行控制，因此关键的内容还是提升档案工作的水平，把握细节，确保档案的高质量。

档案质量管理需要全体的档案工作人员一同参与其中，各科室的领导和文件相关人员都应该进行配合协助，根据规范和标准来进行归档以及管理，要有档案质量的思想，要能够对档案质量给予责任心。这样档案的完整性和统一性才能够确保，才能够保证档案的治疗，让档案工作开展的更加顺利。电子档案的及时归档，对档案的传输和流转进行质量控制，在各阶段都进行质量管理，用现代科学技术来进行辅助完成，提升整体的档案管理水平。

2 建立检查档案管理制度

2.1 提高检查人员全员档案质量管理意识

提高档案管理的认识是保证检查档案质量的前提。检查档案包括的内容比较多，一般包括：检查准备阶段资料：检查通知书、检查实施方案、检查提纲等；检查实施阶段资料：检查工作底稿及其附件、询问笔录、检查报告、检查报告送达通知、送达回执、被检查单位的书面意见或说明、相关的调研资料等；检查结论及总结资料：检查结论及处理决定、处罚告知书、检查工作总结、检查情况汇总表、有关请示及回复文件等；检查整改资料：入库单、调账凭证复印件及检查问题和管理建议的整改情况等。

检查档案的形成是由每一个环节中的资料汇集而成的，是一项全面、细致的工作。一项检查工作从检查内容的确定，检查方案的制定，检查通知书的下发，检查工作的开展，到检查报告的撰写、处理决定的落实、违纪违规问题的整改等，整个过程都必须有严格的工作规则来制约。因此，提高检查人员全员档案质量管理意识，是做好档案管理工作的前提。

2.2 全员参与、分工负责，是保证档案质量的重要手段

检查档案质量与业务工作质量紧密相连，统一档案整理、装订工作的规范要求，更能够提高检查人员遵守检查规则的意识，高质量地完成检查工作。实践证明，建立具体检查人员负责档案整理、专职档案管理人员再进行复核的工作制度，是保证检查档案质量的有效方法。检查人员一般对违纪问题比较清楚，掌握检查的整体情况，能够全面、及时的完成从资料取舍到档案整理的一系列工作，既保证检查资料的完整性，又保证其相关性。

2.3 注重档案质量的事中控制，在各环节都保障档案的高质量

档案管理水平的提升并非一朝一夕可以实现的，需要长期的积累和不断的完善，通过在平时的工作档案发现问题、分析问题，对问题进行纠正，已达到提升的目的，检查档案管理工作不能够事后控制，要采取事中实时控制的方式，对出现的问题及时的处理和解决，杜绝再次出现，这样才能确保检查档案的质量。

2.4 进一步的推动信息化进程

档案管理工作受到自动化技术的影响，已经逐渐的进入自动化、智能化的工作模式，计算机能够便捷的进行存档、检索和编目等工作，对于档案工作人员来说是一种解放，工作效率也能够得到极大的提升。将人工和计算机管理进行结合，可以让档案管理工作有条不紊的进行，查阅和寻找的时候，能够快速高效，档案管理工作质量相应的得到了提升。

3 完善档案管理自身制度

3.1 强化档案意识

档案管理质量的保证需要档案管理人员有相应的档案管理质量意识，在工作中进行有意识的控制。领导的档案质量意识又是最重要的，很多的工作开展都需要得到领导的支持和坑定，因此，转变观念，认清档案管理重要性，这是目前的档案管理趋势，对档案网络化、数字化等等都给予关注，参与档案管理工作的人无论是领导还是工作人员，都应该讲档案质量意识牢记与心。

3.2 完善内部制约机制

档案人员的素质是档案工作提升的重要前提，对于档案管理的内部制度需要完善，对内部恩怨进行制约。思想素质和业务素质都要抓好，这些都是工作开展的基础。参与档案工作的人员自身的政治思想素质必须要高，能够将这项工作作为自身的责任来进行对待，具有服务意识，有奉献精神。档案工作不仅业务要求高，对档案人员的素质要求也高，档案人员素质对于档案质量也是具有直接影响，因此，需要注重档案人员的素质提升，通过内部机制进行制约和督促。而领导也需要给档案工作人员提供一些提升的渠道和机会，开展一些活动来调动他们的活动性，自觉的提升自身的能力。

3.3 运用计算机档案管理系统

计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

总的来说，档案工作人员不仅仅是普通的工作人员，其担负的是历史责任，因此档案意识必须要高。科学的档案管理技术能够给档案工作效率提升带来很大的帮助，使用现代科技，让档案工作事半功倍，只有思想、方法都进入了正途，才能够让档案管理质量得到提升。endprint