浅议我国数字档案馆的建设与优化

周春莲

摘 要：随着信息时代的到来，我国档案事业的发展也呈现出巨大的变化，档案馆正在逐步迈入数字档案馆的发展阶段。但是，我国数字档案馆还处于信息时代的转型期，在这个阶段很容易出现与我国档案事业发展不协调的问题。在这种情况下，使我国数字档案馆的建设、优化与社会发展相适应，已经成为不容忽视的问题之一。本文基于这个研究基础，提出了个人的看法与见解，希望对我国数字档案馆的建设与优化起到一定的借鉴作用。

关键词：数字档案馆；建设；优化

一、数字档案馆概述

1.数字档案馆。顾名思义，数字档案馆就是运用当代信息技术，以网络化方式实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。数字档案馆是一个数字化的信息系统，它是基于计算机网络技术、数据库等技术的发展而产生的新型档案馆。数字档案馆的特征主要包括：网络化传输方式，数字化信息模式，合理的空间布局，业务人员专才化。

2.数字档案馆的主要功能与意义。（1）数字档案馆建设的功能。在信息化时代，数字档案馆的承载功能非常重要，它的主要功能可以概括为：一是数据存量相当庞大，记忆功能难以想象；二是信息的多种类综合，资源的多领域共享；三是访问量超高，查询内容快捷、方便。（2）数字档案馆建设的意义。它的意义可以概括为：一是数字档案馆为科学研究、知识普及等提供了智能化服务；二是数字档案馆的档案信息能够支持决策和管理；三是数字档案馆是知识经济时代必不可少的一部分；四是改善档案管理工作，提高档案管理工作的社会地位。

二、数字档案馆建设存在的问题与对策

1.数字档案馆建设存在的问题。（1）数字化成果上网及共享存在安全隐患。由于数字化档案馆的主要特点是数字化，在信息网络时代，如果无法做好信息资源安全管理工作，很容易发生信息安全问题。（2）档案的凭证价值难以保证。如何保证数字档案的凭证价值，是数字化档案信息资源开发利用时需谨慎考虑的难题。（3）网络档案信息保存技术的研究进展缓慢。目前，我国对数字档案信息保存技术研究较少，数字技术的高度发展尚待时日。（4）各地档案馆普遍面临经费不足的问题。目前，我国有相当数量的档案馆在硬件、软件建设方面存在“硬件不硬、软件很软”的状况。（5）缺乏宏观的整体规划。目前，我国数字档案馆的建设存在着由上至下、宏观整体规划不足的现状。数字档案馆的建设只有做到整体宏观规划，才能有效解决资源浪费的问题。

2.数字档案馆建设的对策建议。（1）强化管理，重视安全，全面提高数字档案馆的抗风险能力。要针对数字档案资源是否涉密等问题，进一步细化与规范数字档案资源管理。要针对信息技术条件下存在的数据窃听、计算机病毒等风险，采取相关的技术措施。（2）转变观念，落实立法，保证数字档案凭证价值。传统实体档案的凭证价值是通过“白纸黑字”体现的。而数字档案是以具体的软件为依托来传递信息的。在这种情况下，只有通过完善规章制度，落实立法，才能从根本上保证数字档案的凭证价值。（3）统一标准，技术攻关，解决数字档案存取难题。数字档案需要依托软件设备，才能以文字的形式呈现出来，但我国技术方面与国外相比相对滞后。因此，我国需要不断研制新载体、攻关新技术，保证能够顺利存取档案。（4）纳入日程，加强领导，积极争取对数字档案馆建设的投入。各级档案部门要争取获得政府电子政务建设部门的支持，使其作为电子政务基础设施建设的重要环节并同步实施。（5）循序渐进，统筹规划，积极稳妥地推进数字档案馆建设。整体规划要统筹考虑人员、场地、设备、经费、技术、档案和数据安全等各个方面因素，不能顾此失彼。

三、数字档案馆的优化技术路线与优化策略

1.数字档案馆的优化技术路线分析。（1）档案数字化与上网利用同步。在信息时代背景下，档案的数字化要与上网利用同步进行。只有做到网络化，才能突显出档案馆数字化的优势。

（2）多种档案数据库建设同步。一是优选建设全文数据库，二是适时建立专题数据库，三是建立文件级目录数据库。（3）档案鉴定与数字化同步。档案开放鉴定问题是当务之急，只有将这一问题解决好，才能迈出档案信息资源共享的第一步。

2.档案馆数字化的优化策略。（1）剔除无用信息策略。开展档案价值鉴定工作，剔除无用信息，有效避免资源浪费和数字化垃圾是最基础的应用策略。（2）本级为主策略。进入信息时代，档案馆要向馆际共建、共享数字化、开放鉴定成果的方向发展，所以，地方档案馆保存的本级永久档案是数字化的重点。（3）需求导向策略。在信息社会背景下，社会需求是制订和调整档案数字化工作策略的“风向标”。只有将人们对于信息的需求作为主要发展策略，才能突显出档案馆数字化的优化策略。

综上所述，随着信息化社会的不断深入，尽管数字档案馆的理论研究取得了很大发展，但是在实践与应用方面却处于起步阶段。因此，只有将我国数字档案馆的建设与优化工作落实到实处，才能体现出数字档案馆存在的真正意义。

参考文献：

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[2]胡永贺，崔锋.馆藏优化与数字档案馆建设[J].北京档案，2011（7）.

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