行政事业单位如何强化经费包干制度及办公费管理

盛可

摘要：文章针对行政事业单位经费包干制度及办公费管理进行了分析与探讨；重点结合实践体会，对经费包干制度的弊端及办公费管理的难点进行分析，进而提出了相应的改进对策与思路。

关键词：经费包干制度 办公费 问题 对策

大部分单位为了实行厉行节约，控制年度费用支出总额，实行了部门或个人经费包干的办法，将财政批复单位的预算分专项分部门切块，并包干到相关部门及个人进行使用管理。此举的优点是部门和个人有自己的包干指标，增加了部门和个人的自主权力和责任心，同时便于财务部门核算管理，能够分专项分部门进行同期比较，对控制经费支出进度和降低行政事业成本起到一定的积极作用。另外，党中央颁布的“八项规定”、“六项禁令”出台后，各地都先后出台了“三公”经费、差旅费等管理办法，分别对公务接待费、会议费、差旅费等进行了规范。因这些费用不好处理，部门和个人逐渐将办公费等未予以规范的项目变成了节余包干经费融通处理的对象。

一、经费包干制度的弊端

一是对部门按人均一定费用的比例采用包干制，未有综合考虑部门和个人之间的工作性质及繁简程度，很难做到科学准确合理，部门和个人难以平衡，工作量大的部门或个人基本不留节余甚至不够，而相对轻闲的部门或个人则节余较多，多数人形成的共识即包干经费就是个人经费。长此以往，有些部门或个人在平时工作时，将属于本部门或个人份内工作所发生的支出找领导特批挤进公用经费里进行报销，目的是为自己多省包干经费。此外，为了自己部门或个人福利的发放，通常会想尽办法，收集各种票据报销套现或是虚开发票报销。

二是单位为了鼓励部门向上争取经费，或者鼓励具有行政收费、处罚职能的部门完成创收任务，通常会按照争取到经费或者收费罚款的一定比例返给部门或个人作为工作经费，这些返回的经费越多，部门或个人受益就越大。有些部门或是个人由于前期未能很好的控制用款进度，导致后期无经费开展正常工作之需，以各种理由找领导特批增加经费，未能发挥“包干”二字的作用，只会加剧部门或是个人之间的不平衡。

二、办公费管理的难点

笔者认为“商品和服务支出”类里办公费是漏洞最多，管理最难的项目，亟需完善规范。如在某小型商店购买的烟酒等消费品，采用挂账的方式，累积到一定金额后进行结账，采用转账或刷公务卡的方式，可以开具成办公用品的发票，并附办公用品明细清单。再如报销时所持发票章为烟酒商行、食品经营部等类型的发票，所附明细全为办公用品类，因其所附营业执照上列明的经营范围包含办公用品，财务人员因未参与其活动事项，无法判明其中经济业务是否真实。有些部门和个人在商场超市购置商业预付卡，能开具正规发票，且发票内容为办公用品，但是不能打印明细清单，因其销售行为本身就是买家预付充值行为。一般就是给你几张加盖了公章的空白大宗商品销售清单，让买家自行填写。而在这些超市商场，进行正规的办公用品购置，因每样物品都有扫描条码，所列明细一目了然，并能清楚的罗列在税控机打发票上。还有的情况是将本应作为固定资产入账的实物，采用化整为零的办法，以数码单反相机为例，价值及使用年限已符合固定资产定义，为达到个人控制的目的，采用分次开具发票并报销，内容及所附明细清单全为电脑耗材等办公用品目录。另外就是发票乱开、代开现象普遍，尤其是私人商家，如服装、皮具、鞋店等，税控发票就是私人的名字，在这些商家购买任何种类的产品，都可以自己选择开具发票的种类，而多数都会选择开办公用品。强制实行公务卡结算后，这类问题稍稍得到了些解决，但是如果实行转账支付，问题依旧存在。

三、如何加强包干经费制度

一是要严控包干额度。在确定包干经费数额时，要根据各部门和人员工作的特点和年度工作内容，合理确定包干经费数额。不能简单实行平均主义，在实行经费包干时，要严格预算审核，尽量细化，科学论证，做到既能保工作正常运转，又不留给部门或个人过多的自由空间。确定包干经费数额后，应建立公示制度，谁都不能有特权，想方设法找理由增加包干经费，让大家相互监督。

二是要严格支出管理。将包干经费的预算执行、绩效考评、监督管理等各环节以制度化的形式确定下来，逐步建立科学合理、层次清晰、分工明确、覆盖全面的包干经费管理制度体系。对部门和个人的包干经费使用情况每月公示一次，增加使用的透明度。

四、如何加强办公费管理

一是政府部门应规范行政事业单位办公用品报销范围，必须明确不是所有物品都能列入办公用品范围。实际报账环节中，运动鞋、羽毛球拍等之类的运动用品发票，都挤进了办公用品科目进行报销，完全脱离了办公用品的范畴。另外，争议较多的是茶叶否应列入办公用品？高档茶叶跟名烟名酒一样，属奢侈品范畴。因此，有必要进行规范，以便操作。

二是对办公用品的购买，建议各级政府应指定定点单位，就象规定政府采购定点的公务用车维修地点、会议培训酒店那样，办公用品必须到指定的正规文体用品商家购置，起码正规文化用品商店不会出售烟酒副食、服装、珠宝等物品，此举可以有效解决发票种类乱开及其他费用如接待费等转嫁成办公费的问题。若有的地方还没有或者还不具备实行办公文印政府定点管理，笔者认为办公用品零星购置业务中必须实行公务卡结算，发票章和poss机商户名必须一致，且必须附明细清单并加盖公章，否则财务部门拒办。若采用赊购方式累积到一定金额后再转账的情况，那么所附明细清单应该是发货单复件联的累积，发货单上注明有详细日期、物品、送货人及收货人共同签字，若明细不是正规的多联单复件并加盖公章，财务部门可以拒办。

三是应从源头入手加强管制，制止乱开、代开发票现象。除税务等执法部门严格执行发票管理办法，加强稽查，严厉惩处外，行政事业单位应当建立健全发票审核制度，确保发票与其内容相符，经济业务真实合规。

四是行政事业单位内部应建立健全办公用品管理制度，用严格的内控手段加强管理，用制度来控制办公用品的管理，提升行政事业单位办公用品管理的有效性。行政事业单位应根据本单位自身特点，建立起办公用品的采购、验收、保管、领用、损失丢失赔偿等制度。具体措施如下：单位的办公用品管理应统一由专门部门负责管理，如资产部门或是办公室等部门，建议用专业化的管理软件实行计算机管理，笔者认为要健全单位的资产管理，办公用品的管理和固定资产的管理应该一样严格。单位所有办公用品的购买，应由单位专门部门统一购置，各部门不允许自行购置，否则财务部门拒绝报销。若采购标准达到政府采购的要求，应严格执行政府采购程序，未达标准的，应由单位办公用品专管部门、党风廉政部门、财务及内审部门组成的联合人员本着节约、合理、适用的原则，货比三家，购置价廉质优的物品。办公用品的日常管理中，应将办公用品分类进行管理，办公用品应分耐用品和易耗品两类。耐用办公用品包括：电话机、电水壶、计算器、U盘、订书机、文件栏、多功能插座等 ；易耗品指除耐用品以外的办公用品如打印复印纸、硒鼓、回形针、订书针等。对耐用办公用品的管理应视同资产管理，谁使用谁保管，使用坏了要有残体存在，领用人调离部门或辞职要办理物品转移或交接手续。对易耗品的管理应分部门严格管控，认真核对部门的用品领用清单与实际用品清单，从厉行节约的角度出发，要定期公示各部门易耗品消耗情况。办公用品还应定期清点，必须做到账物一致，如果不一致必须查明原因。单位党风廉政部门、财务及内审部门还应联合不定期对办公用品管理部门账实情况进行抽查复核。每月末，办公用品管理部门将各部门及个人认可后的实际领用清单交财务部门，财务部门据此下账，从相关部门及个人包干经费中予以扣除。

五、结束语

加强经费包干制度及办公费管理只是加强单位内部控制的某一方面而已，加强单位内部控制就是对相关制度、措施和程序进行持续调整、改进的过程，使各项制度、措施和程序能够适应新情况、新形式，促使行政事业单位不断提高管理水平和风险防范意识，进而促使单位既定的目标得以实现。

参考文献：

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