高校科研档案管理现状与解决对策分析

文/南阳医学高等专科学校 王萍

高校科研档案管理工作是否规范、有效将会对高校科研管理效率造成直接影响，当前多数高校科研档案管理工作中均或多或少地存在这样或那样的问题，必须寻求有效的对策予以解决。

一、当前高校科研档案管理现状分析

（一）领导及相关人员管理意识淡薄，对科研档案管理工作缺乏足够的重视

高校科研档案是本校科研工作的真实写照，记载了本校发展历史的每一个过程。但多数高校领导及相关人员档案管理意识淡薄，不重视科研档案管理工作，而将图书馆工作纳为重点议程。因此，高校应当对科研档案管理工作给予足够的重视，增强档案管理意识，为后人提供更多的借鉴经验。

（二）管理机构有待健全，管理人员缺乏应有的保障

我国多数高校均具有独立的档案管理机构，但重点针对的是文书档案，有关科研档案的管理仍处于起步阶段，因此，职责不清、分工不明确等问题屡屡出现，有些由科研处进行负责，有些由档案室负责，有些则由课题工作组负责，且不少管理人员往往兼职，因而缺乏足够的档案管理专业理论知识及技能。再加上所承担事务繁重，导致科研档案管理工作质量较差。

（三）管理条件差，配套设施落后

在科研档案管理工作中，多数高校并没有划分出单独的科研档案管理科室，而是与文书档案类管理工作共同进行。这就导致科研档案管理的分类模糊、查找利用困难、卷内文件不完整以及组卷混杂等不规范现象发生。相关配套设施落后，在如今这个信息化时代，不少高校电子档案极少，仍采用原始纸质保存方式，无法进行网络收集与查询。

（四）管理制度有待完善

当前，我国高校科研档案管理工作主要参照的是《档案法》、《高校档案管理办法》等法律法规进行的，缺乏具体、可行的管理实施办法与细则，虽然，在《科技研究档案管理暂行规定》中对科研及建档工作提出了若干要求，但实际操作难度较大，例如，要求科研档案部门必须参与到重大科研项目的评定工作中来，对于归档不齐全、不完整的项目材料而言，相关部门有权拒绝进行证明的出具，科研管理单位将不予进行鉴定，但由于参与鉴定的档案工作人员专业理论知识及技术水平缺乏，且高校更强调的是课题项目的申报与评比，更关注科研项目的数量及经费的增加，因此，要求高校所有部门的工作都必须围绕这一重心来服务，导致档案管理部门很少会由于归档不齐全、不完整而影响到课题的申报与鉴定工作，因而致使科研档案管理工作很难有效地开展。

（五）管理模式及方法已经难以适应发展要求

在如今这个知识经济时代，其中一个重要的特征即知识的信息化，在网络大环境下，电子化形式的科研档案数量快速增加，科研档案信息资源的收集、传递、归档、保存及检索过程都要求远程登录及在线处理，但由于不少科研档案仍以纸质形式为主，因而加大了档案的加工难度及成本，导致检索及查阅不便，传统管理模式及方法已无法适应新时期高校科研工作对于科研档案的开发及利用需求，因而导致科研档案资源的开发与利用受到严重限制。

（六）档案利用效率低下

对于科学研究工作而言，由于其涉及领域广、专业化程度高、研究工作精深等特点，导致档案管理人员专业知识跟不上，再加上相关人员信息意识缺乏，工作技术手段落后，缺乏开发与创新能力，检索手段落后等，造成科研档案一旦归档往往被束之高阁，难以充分发挥其科技转化作用，此种“重管轻用”的思想严重阻碍了高校科研水平的进一步提高。

二、加强高校科研档案管理的对策分析

（一）加强各级领导及上下员工的档案管理意识

在科研工作中，科研档案管理是整个过程中的最后环节，是对科研工作的记录和总结，各级领导以及员工应当给予足够的重视。鉴于科研档案管理工作的技术性较强，需要在人力、物力和财力上的大力支持，并按照相关标准和制度进行实际操作。此外，加强领导与员工的档案管理意识十分有必要，积极开展档案管理知识宣教活动，对档案管理人员进行专业化培训，提高档案管理水平，使科研档案管理工作顺利进行。

（二）成立相应的机构，并设立专职管理人员

由于科研档案贯穿了高校科研工作的始终，周期相对较长，阶段性显著，因此，从一个项目开始，就应当进行建档与跟踪，实现科研档案建档与科研管理工作同步，与科研计划同步，与科研课题同步，与科研成果同步，即实现“四同步”的目的。项目结束后，应将成套的材料统一集中地交由档案馆进行管理。为了保障科研档案管理工作的规范化，必须配备专业的专职管理人员，以便更好地对科研档案进行管理、开发和利用。近些年来，随着科研档案数量的急剧增加，管理技术手段的变化也越来越迅速，因此，要求科研档案管理人员必须能够及时更新观念、知识与管理技能，不断提高自身综合素质，以更好地适应新时期高校科研档案管理工作的需要。

（三）加强投入力度，完善档案管理条件及配套设施

一方面，应具有同科研档案管理相适宜的库房及同档案数目增长相适应的装具，另一方面，应搞好防火、防盗、防虫、防潮、防水、防尘等工作，确保科研档案的完整性与安全性。为了适应信息化发展需要，高校科研档案部门必须加快完善配套设施，完善管理条件，配备最基础的计算机、扫描仪、存储载体等，同时，应加大资金投入力度，确保科研档案管理工作的有效开展。

（四）建立健全档案管理制度

高校科研档案管理部门应加快建立完善的档案管理制度，加强有关法律法规的学习，及时了解新形势下科研档案业务的新型指导方法，找准切入口，以便有效地指导档案管理工作的开展。此外，应制定可行的干预措施，确保管理过程有章可循。

（五）不断提高档案管理的成效

校园网的建立为科研档案管理工作提供了极为便利的条件，确保科研档案能够充分发挥其价值。传统管理模式已无法适应高校科研工作的发展需求，为此，应充分借助于计算机、多媒体等现代化设备与软件，加强科研档案的收集与加工，提高档案的开发、利用效率，便于查阅与管理。

（六）正确处理好“存”和“用”的关系

高校应注重加强供求信息的收集，使用户能够迅速求得所需科技成果，也使科技成果的持有人可以快速找到适当的用户。科研档案管理人员应充分发挥其工作优势，对供求信息进行有效收集，注意及时发布科技技术成果及需求信息，为用户与持有者之间架起桥梁，推动科研成果的有效转化，正确处理好科研档案“存”和“用”之间的关系。

三、结束语

高校科研工作在高校各项工作中占据着十分重要的地位，科研水平的高低直接反映了该高校综合实力的强弱，科研档案记录了不同时期高校的科研水平情况，是高校提高科研实力的基本凭证。因此，高校科研档案管理人员应积极探索工作规律，寻求最佳管理模式，加强科研档案资源的开发与利用，以更好地满足社会的需求。

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