谈如何做好档案安全保护工作

门振德

[摘 要]档案是社会组织和个人在社会活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料。档案是历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。因此，做好档案室的档案保护工作，对于维护档案的完整与安全，延长档案的使用寿命具有十分重要的意义。

[关键词]档案；安全保护；环境

档案是宝贵的文化财富和无形资产，是不可再生的资源，一旦损毁，损失不可估量。为更好地体现档案的价值，使之为各项事业提供服务，就要尽最大的努力保证档案的完整与安全，防止社会和自然界有害因素对档案造成损坏，最大限度地延长档案的寿命。

一、安全制度是前提

为了维护档案的安全与完整，各单位应制定一系列保护档案的制度和标准，如档案保密制度、借阅制度、管理制度等。使档案从形成、归档、保管到提供利用、安全保护等各个环节都有相应的制度规定予以控制。在库房管理制度中规定，非库房管理人员不得进入库房；做好防高温高湿、防光、防盗、防霉防虫、防暑、防尘、防有害气体、防震、防雷击工作；加强电源、消防器材管理，库内严禁吸烟、生火、存放易燃易爆物品；库房门窗要及时关闭上锁。在应急制度中规定，建立档案安全应急预案，实行一把手负责制，成立档案安全预防和抢险救灾工作领导组织，指定一名领导为安全抢险小组组长，有关部门中层领导为副组长，专兼职档案员为小组成员。领导小组成员主要职责是：档案安全防范；奕发事故处理和善后协调工作；及时统计受灾情况，向上级领导汇报。在库房管理人员职责中规定，库房管理人员应对库房进行安全检查，尤其要加强对重点部位的排查和节假日期间的档案安全防护工作，还要检查实有档案数量与登记本中的数量是否一致，做好档案安全检查记录，发现问题和隐患要仔细进行研究，认真处理。在保存备份制度中规定，对于具有永久保存价值的档案要实行分级管理，分级管理可以保证档案的安全保管和有效利用。重要的档案实行多套保存备份保管，或和兄弟单位联合实行异地保管，这样可以起到“此失彼存”的管理实效，避免由于管理不当或突发事故对档案造成毁灭性打击。

二、安全意识是保证

档案遭受损坏存在人为因素和自然因素两种。人为的损毁包括对档案进行有意的破坏；档案工作人员和利用档案的有关人员麻痹大意、玩忽职守、不遵守规章造成档案的丢失、被盗失密或损坏；档案在管理和利用中出现老化。自然的损毁包括档案本身纸质等载体材料和墨水等书写材料的变化影响档案的寿命；档案受到外界不适宜的温湿度、光线、有害气体、灰尘、虫鼠、水火、地震等不利因素影响。鉴于上述种种危害，档案工作者要时刻提高警惕，增强档案保护意识。牢固树立“安全第一、预防为主”的思想，不能有丝毫的松懈和麻痹，坚决防止和克服侥幸心理，要把档案灾害预防作为档案工作的中心环节和主要任务来抓，坚持“以防为主、防治结合”的原则，只有抓住了“防”，才能抓住保护好档案的根本，同时还要兼顾“治”，以减少档案的损失。只有维护了档案的完整，才能保证档案的安仝，档案安全了，才会为企业创造现实利益，为企业守住宝贵财富。

三、加强保护是关键

“以防为主、防治结合”，有了“防”，还要“治”。如果不“治”，就会使损坏的档案损毁程度加剧，以至无法恢复原貌造成信息丢失。档案在修复前首先要除尘、消毒。档案在保存和利用过程中，经常粘染各种污渍，如水印、泥斑、油斑、蜡斑、霉斑、墨水斑等，常用去污方法有漂白粉去污法、高锰酸钾去污法，去污要根据污渍的种类、纸张和字迹的性质进行选择。对于褪变字迹和被遮盖的字迹要进行显示与恢复。纸质档案出现老化，一般采用去酸、除湿方法、修裱技术来恢复档案原貌。被火烧毁的档案，根据程度采用加固、翻拍技术。档案库被水浸，当档案永浸不是太严重、数量不多时，可用晾干法；如果水浸严重，则采用自然通风干燥的方法，干燥后不能在太阳下暴晒，对已经形成“档案砖”的案卷用“生物酶揭裱液”处理后揭页。档案柜水浸后要进行清洗和消毒处理。可见，档案修复技术是对已经破损的档案进行补救的重要手段。

四、保管环境是基础

要安全地保管好档案就要不断改善档案库房保管条件和设备，并做好相关设备的维护，这样才能有效地维护档案的安全。适合档案安全保管需具备以下条件：档案库房和办公室分开，库房不能存放杂物。档案库房坚固牢靠，不能采用地下室，门窗要有较好的密闭性。库房必须远离火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防高温、防污染等十防要求。库房布局合理，为了控制与调节库内的温湿度，库房门窗要密闭，以减少库外不良气候对库内的影响，使库内温温度稳定，还可采取通风、空调设备，来调节温湿度。档案库与其他建筑房屋的隔墙均要采用防火墙，库内还要有消防装置。库房内要挂遮光窗帘，有防虫、防鼠设施。有了合乎要求的库房，还要有适合的现代化的装具和设备，档案装具也应坚固耐久，便于管理，库房适合安装安全封闭、防光、防尘的档案柜和密集架，库房内有空调、报警系统、干湿温度表、电路安全控制、灭火器设备以及闭路电视监视系统，电子档案配备防磁柜，使档案保存在舒适安全科学的保护设施内。库房具备了这些基本条件，可为档案的安全保管打下坚实的基础。

参考文献：

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