浅议如何提高开放性档案的利用

梁洪毓

开放性档案就是将保密期已满和其他可以公开的档案解除封闭，向社会公众开放。根据《中华人民共和国档案法》规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于30年。”凡我国公民和组织，持有身份证或工作证等合法证明，可直接利用开放性档案。

一、做好基础工作，为开放性档案的利用创造条件

基础工作和利用工作是辨证关系，二者相互联系相互依存。忽视基础工作就会对利用工作产生影响，基础是前提，利用是目的。首先，要提高开放性档案案卷的内在质量，利用原有基础进行系统整理，要分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统。建立健全档案号，以达到提供利用者自行检索的案件或开放目录的要求。其次，破损或字迹褪变、扩散的档案，要经过充分地修复保护。再次，古老、珍贵和重要的档案，应以复印件代替原件或者是抄录、照相等形式提供利用，搞好档案副本，提高档案资料的使用寿命。最后，要设有开放性档案阅览室，并配备必要的阅览和复制设备。积极将馆藏向社会开放。

二、建立健全开放性档案的规章制度

由于开放性档案是一项严肃而细致的工作，所以必须有严密的制度保证。要确立指导思想、工作原则和目标，细化档案工作中各阶段的工作规程，明确职责分工，使每个环节都有章可循、有据可依。要根据档案法及其实施办法、档案馆档案开放办法等有关规定，制定相关规章制度及实施细则。需要特别注意的是，1、要定期审查馆藏档案的密级，确定解密和划分控制使用的范围。2、档案馆的寄存档案是否开放和如何开放必须由寄存者或其合法继承者决定。如无合法继承者，其档案的开放由档案馆按照档案法、实施办法、开放档案办法中开放年限和掌握标准等有关规定办理。3、允许利用者摘抄、复制，引用，但不得以任何形式公布。

三、注重开放性档案利用中的保密意识

应当做好相应的保密工作，注重保密意识。

1、要做好档案的审查工作。审查工作是开放性档案的一项重要工作，也是开放性档案的一个重要环节，主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。严格划清保密与不需要保密之间的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些不能提供利用，为搞好规范化、标准化涉密档案建设奠定基础。一是初审，档案工作人员根据标准对开放期限内的档案逐渐进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导根据初审和中审的情况，权衡利弊，进行综合分析、审查，最终决定于批准档案的开放与否。

2、要做好档案的解密工作。根据《保密法》规定，保密档案划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。但秘密不是一成不变的，一旦秘密保管期限届满，便失去了保密价值，我们就不能按照原有的保密文件管理，应该按照公开文件进行管理，这就是保密的时效性。开放性档案必须是到了一定时限的档案。只有先进行解密才能开放，未解密的要列入控制使用的范围内。

3、要处理好开放性档案与保密工作的关系。开放性档案与保密工作要坚持“保”、“放”相结合的指导思想，正确处理保密与开放、信息公开的关系，既要积极防范又要提供工作便利，既要把好保密关，又要疏通公开、交流的渠道。在日常工作中，档案管理人员十分重视档案的保密，工作尽职尽责。但是由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端。例如大批档案得不到充分利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费，领导不能及时地了解情况，有效地利用档案，档案人员的管理价值也难以在档案利用效果中体现出来。

四、加强对开放性档案利用的宣传工作

为了争取全社会对档案工作的重视和支持，我们必须真正树立起市场意识，采取积极有效的措施，让更多的人了解档案，进而让更多的人利用开放性档案。

1、要赋予档案工作者做好档案宣传的职责和使命。让档案工作者在做好档案业务的同时，积极、主动地开展档案宣传工作，这正是档案宣传贯穿档案工作的整个过程，渗透于档案工作的各个环节，同时要改变以往宣传的虚假、懒惰、偏窄的局面，变虚为实、变懒为勤、变窄为广，才能展示档案宣传的神奇效果，提高档案工作的社会地位。

2、着重加强档案的内部宣传工作力度，是档案信息宣传的重要组成部分。向广大档案工作人员宣传党的理论、路线、方针、政策以及党和国家有关档案工作的法律、法规等，以增强档案工作者的档案意识，培养他们忠于职守，兢兢业业为发展我国档案事业做出贡献的情操。

3、借助各种新闻媒体，利用各种渠道，把生活中重视档案工作、运用开放性档案取得重大经济效益和社会效益的典型同忽视档案利用工作而使机体和个人蒙受重大损失的典型加以对比分析、总结经验教训，让人们从具体的实例中深刻认识到档案利用的重要性，增强开放性档案的利用意识。

五、注重对开放性档案利用者的需求研究

不了解档案利用者的需求，档案价值就无法体现出来。对开放性档案利用者的需求研究可以通过做好开放性档案利用登记来实现。登记是反馈档案利用信息的重要手段。完善的反馈信息一方面可以使我们及时发现工作中存在的偏差和失误，从而采取措施，加以改进和纠正来提高工作水平；另一方面通过对档案利用者的不同需求进行分析研究，找出其内在的规律性，可以帮助我们从当利用者，分析、预测潜在的利用者，从利用者的当前需求来分析、预测他们的潜在需求，借此有的放矢地做好利用的超前服务、主动服务，使档案利用达到一个更高层次。

时代的进步与发展，要求档案工作者与时俱进，创新思维。通过多角度、多层次的分析开放性档案的利用，以达到更好地为人民服务的目的，也为档案事业的发展奉献出自己的微薄之力。