网络环境下区域性档案信息资源共享探析

方雯　何琛　茆叶青

[摘 要]档案信息资源共享建设是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势。整合档案信息资源实现社会化共享是新时期加强国家档案资源建设的一项重要举措。 本文探讨了区域性档案信息资源的整合，通过共享数据实现为公众提供多种形式的利用服务，并通过利用需求的反馈信息，改进和完善共享数据平台的建设，更好地服务于社会各领域。

[关键词]档案信息资源；数据整合；共享；利用

、随着信息技术的迅速发展，档案管理也步入信息化时代。档案作为人们工作、学习、生活及各项活动的原始记录，其参考依据和凭证价值越来越为人们所重视。网络技术的发展，使得人们对信息资源的获取不再受时空限制，可以直接对信息源检索而获取信息。《政府信息公开条例》的颁布以及“五位一体”公共档案馆的提出，将档案信息资源的开发利用，提到了重要的地位。面对这种发展趋势，如何加强网络环境下档案信息资源的共享建设，从而更好地为社会各领域服务，成为我国档案信息化建设的重点。本文就网络环境下区域性档案信息资源的共享建设进行了探讨，提出了自己的建议。

1、加强区域性档案信息资源的整合

要实现一定区域内档案信息资源的共享，首先要实现将分散在区域内的各级综合档案馆和专门档案馆的馆藏档案信息资源进行整合，档案信息资源的整合是共享的基础。

区域性档案信息资源的整合，首先需要确定公开档案信息数据的范围，制定统一的整合规范和标准，建立统一的元数据字段格式，然后由各馆依据公开范围、整合的规范以及数据库的统一格式，建立档案信息目录数据库。考虑数据库的可扩充性、来源的多样化以及检索的多途径，字段的设置尤为重要，是整个数据库的核心和基础。一个高质量的数据库，既要保证其数据的准确性、内容的完整性，还要考虑数据的规范化、稳定性以及可扩充性，因此，共享数据库的建立必须从数据的整合开始，严格按照统一的元数据标准进行。由于整合涉及的部门和范围比较广，因此共享数据库的建立，可分批、分阶段地实现，并优先考虑整合利用率高、使用面广的档案信息资源。数据是共享的基础，只有充分整合的数据，才能为区域内公众利用档案信息提供便捷的全方位的服务。

2、充分运用多种技术手段

档案信息资源的整合与共享是以计算机、网络及信息技术为主要手段的系统工程。因此，它的实现依赖于各方面技术的成熟和普及状况。在档案信息资源共享建设过程中，我们要综合运用多种技术手段，实现档案信息资源的共享，方便、快捷地满足各类用户的利用需求。

运用多种技术手段实现档案信息资源的共享，首先是硬件技术的运用。硬件技术主要指使用配置较高的硬件设施，如高配置的计算机、扫描仪、存储设备等，这些硬件设施为档案信息资源的共享创造了良好的硬件环境。其次是软件技术的运用。既包括共享软件平台管理系统，也包括共享平台运行的网络环境。对于软件平台的选择，不仅要考虑软件的先进性，还要考虑其兼容性，要根据区域内档案信息资源的实际建设及应用情况，选择和开发合适的软件平台；而对于共享平台运行的网络环境，保障其安全是重中之重。网络环境安全的保障主要需做好基础防护工作，具体有服务器及时打上补丁、防病毒软件的安装与升级更新、防火墙设置以及数据库系统的安全防护，另外还需要做好数据的备份。档案信息数据的整合花费了大量人力物力，如果因安全问题造成数据丢失必将造成重大的损失，因此，需要及时做好对档案数据的异地异质多套备份，以确保信息资源的安全。

3、开展多种形式的利用服务

我们实现区域内档案信息资源共享的目的，就是为了整合现有档案信息资源，为社会各领域提供方便、实用、有效的档案信息利用服务。档案人员要拓展思路，改变传统的服务模式，充分利用区域内档案信息资源共享平台，开展多种形式的网络服务。各级各类档案馆将特色馆藏通过共享平台向公众展示、宣传，通过共享数据库，提供多字段、多种方式的信息检索服务，并依托共享网络平台为社会公众提供论坛、E-mail、表单式以及在线实时咨询服务。同时，区域内各级各类档案馆可以指定专人负责，根据具体的咨询要求，有针对性地及时向利用者提供相关的档案信息或查找线索，实现区域内档案利用的联合咨询服务网络。网络环境下多种形式的利用服务的开展，更好地增强了档案信息资源服务社会的能力，也提升了区域内各档案部门档案资源的利用率。

4、利用需求反馈信息的收集与分析

档案信息资源共享的目的就是为了利用，而档案的利用除了为利用者提供档案信息，还包括档案信息利用情况反馈效果的收集。档案利用需求的反馈也是档案信息资源共享数据建设和完善的一个重要依据。区域内共享数据的整合，是依据各级档案馆的馆藏优势确定整合的范围，而在提供利用的过程中及时了解公众的需求，对利用反馈信息进行有效分析，及时发现整合数据不完善的地方，再对档案信息资源进行深层次的挖掘和补充，不断加强和完善共享数据的建设，从而提高共享档案信息资源的质量和针对性，并改变以往传统的“坐等用户上门”的被动服务为以用户需求为导向、深入挖掘信息的主动服务。

档案信息资源共享建设是一项复杂的系统工程。我们应以信息化为依托，不断运用现代化的技术手段装备档案部门，更新理念，以档案信息资源的共建共享积极推进档案事业的改革与创新，从而实现档案信息资源的社会化共享。

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基金项目：本文为2013年度江苏省档案局资助科技项目“公众需求导向的区域性档案文化传播平台构建研究”（项目编号为2013-8）研究成果之一。