企业人事档案管理社会化研究

李冬敏

随着我国社会主义市场经济的不断发展，企业之间的竞争也越来越激烈，因此残酷的市场环境，对各企业的发展提出了更高的要求。企业若想获得利润赢得发展，加强管理，降低成本，提高企业竞争力是最基本的公司战略。目前随着管理水平逐步完善，成本价格信息逐渐公开的情况下，企业为了进一步降低管理成本，提高管理水平，在档案管理方面开始实行了新型的管理模式——档案管理社会化。

一、概念的界定

社会化本是社会学的专业名词，目前社会学家普遍认同的社会化概念是“指个体在与社会互动的过程中，逐渐养成独特的个性和人格，从生物人转变为社会人，并通过社会文化的内化和角色知识的学习，逐渐适应社会生活的过程”。社会学的社会化概念是指人作为个体融入社会的过程。

目前社会化一词被人们广泛提及，如生产社会化，社会化分工，社会化营销等，社会化的主体不再仅仅是个人，而是延伸到各个领域，由此可见社会化已经不再局限原有内涵，已经被人们赋予广阔的外延。现如今档案管理社会化在档案界已经形成共识：档案管理作为一个个体融入社会的过程。虽然目前众多学者对档案管理社会化都给出了定义，但是笔者认为最为详细和具体的解释应为——所谓企业档案管理社会化协作就是在企业档案管理过程中，将某一部分档案的管理职能委托给企业外部特定的组织机构（如档案事务所、档案咨询服务中心、档案寄存中心等），由这些机构利用其专业优势，对这些档案信息进行有偿地管理和开发利用。

二、档案管理社会化的必然趋势

企业人事档案管理社会化是当今档案管理的一种新型模式，就目前来看，虽然这种模式的提出时间不长，却已经逐步在各大城市开始实行，许多档案管理中介机构不断出现，并取得了较好的经济和社会效益。笔者认为档案管理社会化发展如此迅速并逐渐成为一种新的模式有着深刻的社会、市场和技术原因：

（一）社会根源

随着社会的发展和科技的创新，社会分工日益细化，社会机构的发展也日益专业化。而原先企业中相对完整的职能机构势必会造成企业的成本过高，负担过重，影响其在市场中的竞争力。在市场经济中，企业的目标是实现利润最大化，促进企业的发展，而取消企业一部分职能机构，把这部分业务投放到社会专门机构中，是档案管理社会化的社会根源之一。另外，目前国家对档案管理加大了重视力度，近期出台了许多关于档案中介机构的政策和规定，为档案中介服务市场营造出了良好的市场秩序和市场环境，也为档案中介服务市场的发展提供了法律依据。

（二）市场需求

首先，企业为了减少管理成本，提高管理效率，急需把自身内部的档案管理机构精简掉，把档案业务外包出去，由此催生了档案管理中介机构。其次，随着现代企业制度的建立和完善，企业对档案信息的重视程度也在不断加强，特别是在当今信息社会，知识产权，企业人事等信息对企业来说具有很大的价值，但是目前一些中小企业对自身档案没有能力进行专业化管理，因此需要专业的档案服务机构能够代替其进行管理。最后，目前经济快速发展，企业的重组、兼并和破产已经屡见不鲜。但这个过程中，会产生大量的无人管理的档案文件，这些档案的保管不利会给企业和社会造成极大的损失。正是这些迫切的需求的驱动下，使得企业档案管理社会化的实现有了实践动力，成为了可能。

（三）技术支持

当今社会是是信息化社会，信息技术被应用到各个行业领域中，自然也为档案管理社会化提供了技术保证和支持。当企业内部档案管理机构无法满足档案管理需求的情况下，依靠外界专业的管理团队和服务机构提供服务。这些社会机构通过先进的科学技术，先进的信息管理手段一方面能够保证高效的管理水平，形成企业内外在社会范围内的有效协作，降低企业档案管理的成本，提高企业的经营管理效益；另一方面还可以通过先进的科学技术随时与企业进行交流，保证了企业能够及时的掌握其档案信息及最新动态，提高工作效率。

三、措施及建议

通过上文可知，档案管理社会化能够有效地实现企业档案管理的各项职能，创造出良好的社会、经济效益，从而能够有力的促进企业的发展，同时越来越多的企业开始重视而且已经投入档案的社会化管理中去，档案管理的社会机构也开始遍地开花的运行起来。因此如何更好地实现企业档案管理的社会化就成为目前档案部门急需解决的问题。笔者认为应该从以下两个方面入手：

（一）健全中介机构，加强管理规范

首先加强对档案中介机构的行政管理。目前我国的档案中介结构包括档案事务所、咨询服务中心、事务服务中心等。虽然目前我国对于这些机构有一些法律法规进行约束，但是档案中介服务市场比较庞大，秩序还是比较混乱，不排除一些机构为了个人私利，损害客户权益的行为。因此，要加强对中介服务机构的管理和规范，不仅需要政府的法律法规的约束，还需要档案行政管理部门对其的监督指导。其次要加强中介机构自身建设。档案中介机构作为一个服务机构，提高服务质量是机构的战略核心，只有提高了服务质量，健全了机构业务，才能使企业放心的把档案管理的职能委托给机构。提高服务质量除了加强管理，积极拓展业务外，还需要有先进的技术设备和高素质的从业人员。

（二）加强市场的引导作用，转变传统观念

虽然目前档案管理外包已经成为档案管理界的一种趋势，但是在一些中小城市和中小企业还是保留原有的传统观念，对档案管理工作不太重视，缺乏新的消费观念。我们知道消费观念不是自发形成的，而都是源于市场的培育和引导，所以加强市场秩序管理，严格市场准入门槛，保证档案市场的健康繁荣的发展是转变企业观念的主要手段。随着档案中介服务市场的不断发展和完善，市场的繁荣会逐步地引导企业对于档案中介服务的消费观念的形成和完善。这位企业才会积极主动地将其档案管理职能委托给档案中介机构，由档案中介机构对其进行有偿的服务，同时这样又反过来促进了市场的进一步发展。这样，就给企业档案管理社会化协作的有效实现提供了动力源泉。

此外，加强建立行之有效的保障体制，借鉴国外先进的经验都是档案管理社会化正常运行的重要保证。既然社会化是我国企业档案管理工作的新模式、新趋势，因此如何做好档案管理工作的社会化进程的推动工作，是目前我国档案工作的当务之急。但是档案管理工作的社会化并不是一蹴而就的，需要动用社会各方的力量，逐步建立健全各项体制和规范，所以说企业的档案管理社会化进程还需要很多路要走。