汇文系统libsys 5.0和ILAS II在典藏应用中的比较研究

[摘 要]本文通过对汇文系统libsys5.0和ILASIII典藏子系统在图书馆新书分配、图书统计、书刊调拨、图书馆文献利用率、图书的遗失赔偿与注销、图书的清点等典藏业务的具体运用情况进行比较分析，总结出两大系统的异同和优、缺点，为两大系统提高性能和用户更好地利用系统提供参考。

[关键词]汇文系统libsys5.0；ILSAII；图书典藏；图书馆自动化管理系统

汇文文献信息服务系统是目前国产同类软件中销售势头最好的图书馆管理系统之一，到目前为止汇文系统已为国内600多家知名高校和公共图书馆所选用[1]。

ILAS集成系统该系统是开发较早的图书馆自动化集成系统之一，适应不同层次、多种规模、各种类型图书馆使用的图书馆自动化系统[2]。

中南民族大学图书馆从2001年开始使用ILASII集成系统。2012年5月我馆更换成了汇文系统。本文将两大系统在图书馆典藏工作进行比较分析，以便进一步地了解两大系统的功能特点，为用户更好地选择和使用图书馆自动化系统提供借鉴，亦为两大系统的升级和完善提供参考。

一、两大系统典藏业务比较分析

（一）新书分配

新书分配是图书典藏工作的基础。用ILASII集成系统进行新书典藏，我们首先要按照新书的分配规则把新书分入标注了借阅览室书架上。然后把分配好的图书搬下一本一本扫入所要划入的借阅室后再还原到书架上。这样就等于把又大又重的图书搬两道，才能完成新书的典藏。而且扫一批书就要更换一个阅览室，扫完一个阅览室还要统计一次，看统计数据和实际的数量是否一致，不一致还得重新再扫一次。典藏工作不但是体力活。而且要求认真仔细。如果稍有差错就得在几百本书中找到出错的那一本，真的是费时且费力的工作。而汇文系统可根据我馆的实际情况按馆藏地及书刊状态设定好规则，并通过规则进行新书批量分配，能把图书自动分配到设定好的借阅室。我们只要把分配好的图书放入书架上所标明的借阅室就行了。节省了一道搬书、扫书和再还原的工序。以前我馆典藏要一个半人的配置，而且一定要一位男同志，因为搬书是很重的体力活，使用汇文系统后只要一个人女同志就能轻松且完全胜任以前一个半人的工作。大大提高了工作效率和准确率。

（二）图书统计

图书统计是典藏经常进行的工作。如新书分配完后，要打统计单，每年或几年各个系资料室或阅览室的统计，是必不可少的。就统计的条件的设置的方便程度来说，ILASII集成系统可以先设置好你所需要的统计条件，如直接设置好题名、责任者、出版社、出版年、订购日期等后就可进行统计，很方便。而汇文系统要先按照系统设置好的条件统计完成后，再根据自己的需要添加你需要的部分，再进行一次统计。等于进行了两次统计。但就统计的速度来说，汇文系统要快很多。以前用ILASII统计一月或一年的工作量，总是在中午、下班或放假之后统计，正常上班时间它的运行速度很慢，还影响整个系统的运行速度。使用汇文系统，仅需几分钟无论多长时间内的统计数据都能很快输出，大大提高了统计速度和工作效率。新书统计表ILASII集成系统只能显示每个类别的新书统计情况，而每个借阅室的统计情况既长又不利于打印成表格，我们每次都是对应统计数据，自作新书统计表格，耗时又费力。而汇文系统能清晰又便捷的体现每个借阅室的图书统计情况，可直接打印出图书统计表，节省不少时间。它不但能打印还能输出五种形式的文件。而且能对文件进行修改。而ILASII输出的文件只能保存不能修改。

（三）书刊调拨

书刊调拨是图书馆随时要做的一项工作。用ILASII集成系统进行书刊调拨，各个借阅室只有把一本书变更到自己的借阅室的权限，很方便快捷。而汇文系统把书刊调拨的权限放在典藏且权限过大，可以把一本书任意调拨到某个借阅室。所以我们馆不敢随意下放权限，致使一本书的调拨都要打电话给典藏。给典藏增加了工作量，也给流通的图书的借阅带来了不便。如果书刊调拨权限分配给流通或阅览，可容许自己内部变更馆藏，这样既给阅览室带来了方便，也不会影响图书的借阅。我们还经常有系资料室的书籍归入图书馆，而我馆借阅室较多，光流通部就要17个借阅室，如七月份系里调入图书馆221册图书，调拨入馆用汇文系统却要花费一天的时间，首先流通部的工作人员要把图书按借阅室分别做17个txt文档，就得半天时间，典藏再把这17个txt文档调拨到对应的借阅室又得花半天时间。如果用ILASII集成系统，只要把书分给各个借阅室，在图书借阅前进行书刊变更，就能对图书进行借阅了，节省了人力和时间。

（四）图书馆文献利用率

图书馆文献利用率是很重要的数据。它能为协调资源建设提供准确的数据。能更快的解决图书藏与用的矛盾[3]。利用ILASII集成系统了解图书馆文献利用情况，要输入条码号，输入起始日期，才能具体看到某本图书借阅的情况，想知道馆藏图书的利用率，必须统计出数据再进行计算后才能得出结果。当然还必须主动和一线工作人员联系沟通，了解图书借阅实践情况后，分析入藏文献是否符合读者的阅读需求，并根据图书使用情况，判定哪些文献利用率高。需要增补，哪些类型文献利用情况不理想或失去效用需要剔除，再结合专业调整的需要等因素对文献进行剔除和调拨，在馆内进行调整。现在使用汇文系统，能很方便快捷直观的看到文献的利用情况。在汇文系统的统计模块和书目检索系统都能很清晰的看到图书的借阅情况，在了统计模块下的借还分类综合统计就能很直观的看到图书的文献利用率，了解读者的阅读需求，从而对图书做动态管理，解决图书藏与用的矛盾。

（五）图书的遗失赔偿与注销

图书的遗失赔偿是图书馆一项很重要得工作。以前用ILASII集成系统进行图书遗失陪偿，读者要到流通部，记下所要赔偿图书的书名和条码号，再到典藏来赔书，典藏开具一张遗失赔偿单据。读者拿到遗失赔偿单据后，再到流通部去还书，读者要跑三次才能完成图书的赔偿。学生赔偿完成后典藏人员要对图书进行注销，注销时还要特别仔细认真，因为输入条码时，输错一个数字就是另外一本书了，有可能把正在借阅的书籍注销掉了，要注销的图书反而在流通状态。而你要想恢复已经注销调的图书是非常麻烦的，还要找技术部进行处理，说重了还是事故。所以操作时人是高度集中、紧张。而汇文系统把遗失赔偿放在了流通管理的界面，读者只用在流通还书处就能出理好。处理好后系统还能自动的打印出遗失赔偿清单。遗失赔偿完成后，图书的状态自动设置成遗失赔偿状态，不用再进行注销。汇文系统还有一项很人性话的赔书预处理，读者知道自己丢失图书后，就可去到流通部进行赔书预处理，进行完后，超期罚款就可以不再收取了，等读者买到书后，再进行赔书或赔款处理。以前用ILASII集成系统经常有读者要求从发现书籍丢失到买到书籍这一段时间不要收取超期款，可系统做不到，她们认为很不公平，汇文系统做到了，它为读者考虑的很仔细、周到。

（六）图书的清点

图书的清点是一项很重要的工作，它可以准确统计图书入藏情况[4]。用ILASII集成系统进行图书清点，要先把所要清点的借阅室的图书清单留存底稿，再进行图书清点。清点结束，只能知道现在图书的准确数据，如果想知道与以前馆藏差异，只能用清点之前的和清点之后的数据进行对比，才能知道具体情况，需要耗费很多时间对比查找。而汇文系统在清点完成后，就能直接以未清点到书刊、在馆异常书刊、非本馆书刊等几种方式很清晰明了的告诉你以前馆藏和现在的差异。让典藏能彻底摸清图书馆的馆藏全面状况和藏图书的完整程度。找出图书损失的原因，发现采购、分编、典藏、流通等工作中存在的问题，彻底解决历史遗留的各种数据错误问题。规范了数据库，从而保证读者成功查找到想要的图书，降低拒借率。

二、总结

鉴于上述两种系统的比较分析，可以还是看出两大典藏子系统的运行是相对合理，却各有自己的特点。在一些模块功能上存在着某些不同。libsys5.0系统是汇文公司最新才升级的系统，所以典藏子系统的业务流程与模块功能相对于ILASII有了较大改进，有利于提高图书馆典藏工作效率。当然ILAS也在不断升级。希望今后两家相互学习、取长补短，大胆实践，积极探索，不断吸收先进技术和理念，更科学、更理想的为用户提供跟满意的服务。

参考文献：

[1]源自http：//www.libsys.com.cn/about.php。江苏汇文有限公司/公司简介。

[2]源自http：//www.ilas.com.cn/Products.Asp？SortId=2.ILSA公司简介。

[3]段云长.武为.关于图书馆文献典藏工作的思考.[j]河南图书馆学刊，2007（2）46-48.

[4]尹贵平.于秀芬.利用libsys3.0汇文系统典藏模块进行馆藏清点工作的实践探讨[j]农业图书情报学刊，2007（10）134-135.

第一作者简介：张昕，女，1971年生，1998年毕业于武汉大学图书馆学专业，馆员，中南民族大学图书馆。