办公自动化中信息技术的应用探讨

赵岩

摘 要 信息技术的快速发展对人们生活工作有着巨大的影响，现在各企业逐渐实现自动化办公，对提高工作效率具有重要意思。面对信息技术的快速发展，传统的数据处理技术已经不能满足工作的需求，在技术的应用上存在一定的困难，而信息技术的应用可以将音频、视频以及图像数据进行整合，通过统一的系统来提高数据处理的效率。本文对办公自动化信息技术的应用现状以及发展趋势进行了分析。

【关键词】办公自动化 信息技术 网络技术

数字时代的来临，促使信息技术被广泛的应用到各个领域中，尤其是企业办公中的应用，与传统数据处理系统相比处理效率更高。随着科学技术的快速发展，办公自动化技术也在快速更新，整个工作系统逐渐实现了以信息技术为核心，以提高效率为目的的模式。信息技术在办公自动化系统中的应用，是时代发展的必然趋势，同时也是满足人们工作需求的必然要求，必须要结合实际情况对其进行全方面的分析。

1 信息技术在办公自动化应用现状分析

1.1 有效提高工作效率

信息技术在办公自动化中的应用，可以转变传统上下级以及同级之间冗杂的程序，将程序精简化，不但可以提高工作效率同时也可以降低失误存在的概率。例如可以利用信息技术在企业内部建立局域网，这样可以在一个相对安全的网络内部完成各项工作的安排与交接。并且工作过程中产生的各类文件数据可以通过信息网络完成编写与归档，形成一个完整安全的数据库，这样不但整理分析方便，同时在使用上效率也得到有效提升。另外，通过信息网络也可以对员工的工作状态进行监督检查，可以提高其工作紧迫感，进而能够提升工作效率与质量。同时，信息技术的应用，可以通过多种功能性软件的应用来解放人力资源，一般情况下一个掌握专业信息技术人员可以通过对软件的操控来完成对各类信息数据的处理。

1.2 提高信息检索效果

对于大部分企业工作中都会存在大量的数据资料，经过人工分析整理后归档保存，在后期使用时往往需要在大量材料中筛选，整个过程相对复杂，并且需要大量的人力资源来完成。而信息技术的应用，可以提高信息检索的时效性与准确性，对提高领导决策效果具有重要意义。一方面，可以结合企业发展特征，结合文档管理实际情况建立企业内部数据库，通过专业数据分析处理软件，对日常工作中产生的资料进行处理，并将其归入数据库内，以供后期工作的查阅。其中，可以根据实际情况来设定一定的权限，以此来保证档案的安全性。另一方面，可以在企业计算机上安装专业检索软件与数据检索系统，将其与其他检索引擎连接，这样就可以高效的搜索全球网络范围内的相关资料，获取的资料内容更全面，可以有效推动工作的有效性。

1.3 加强文档管理

通过信息技术来对不同类型的文档进行处理，可以保证其内容以及形式不会被破坏，并且减少了传统文档管理过程中的自然因素损坏事故，提高了文档使用的有效性。传统文档管理需要专门的管理部门，并且受文档特征影响还需要有一整套的设备，占地比较大，在管理上也会受到各种因素的影响，整个过程比较复杂。而信息技术的应用，完全可以灵活的选择文件存储方式与设备，例如可以将文档存储于移动硬盘、光盘等设备，在管理上也更方便。其中，需要做好安全保密管理工作，即应将重要文件保存于特定的计算机中，并且安装禁止下载软件，只有具备权限的人员可以下载或者修改。并且还要做好对移动设备的检查，以免重要信息的泄露。

2 信息技术在办公自动化中应用趋势

2.1 无限的无线办公场所

随着wifi等无线技术的迅猛发展，基于这类型的网络应用通讯设备在工作领域内兴起。比如可以通过手机，笔记本等实现电子邮件，即时通讯，网络视频语音会议等相关应用得到了技术性的飞跃，带动了相关产业的高速发展。传统的办公环境逐渐被替换，人们可以在休闲场所，家里，车上实现随时办公等当今办公方式。

2.2 更灵活的工作流

传统的纸质文件的传送效率慢而且易丢失，现如今电子文件在网络中传输比纸质传输要高出几个数量级，且可以包动画，图像，文字等大量信息的多样传输，传递的信息知识更加丰富灵活。在商务传递的活动中文件是其价值的表现，文件要相互传递和流动，这种文件的流动被称为工作流。在如今各种的商务活动中，工作流是其必不可少的组成部分。由于工作流的性质不同，因此工作流的传送软件就需要灵活性，这是工作流能够正常工作的有效保证，

2.3 技术革新使围墙消失

随着科学技术的迅猛发展，技术上已经把办公室这个概念模糊化了。有些公司甚至认为随着信息技术的发展，在不久的将来咖啡馆等休闲场所等是办公产品最具潜力的市场。由于办公场所的分散性，因此办公建筑设计也会发生相应的变化。办公室设计的更加宽敞，空间的扩大以及公共区域，都使将来的办公环境更具有家的感觉。这种环境下的员工在工作中心情舒畅，可以有效的提高了办公效率。

2.4 办公的非专业化

当今科学技术的普及，使的现在的商务环境下，大部分的事物职员也可以熟练的处理文件。故要求办公环境需要设计更加完善，使普通的大众用户也可以通过输入数据和知识，制作出能够读取的文件，可以实现即时搜索，使信息短时间内向全世界传送。普通用户制作的数据知识相比专家而言的质量或许差些，但是用户的数量越远远的大雨专家。涉及的范围更加广，如今互联网的内容大约有万亿那么多，这样大量的数据可以通过检索进行有效的选择。

2.5 视频技术的应用

视频技术的应用对实现企业远程操作具有重要意义，与其他表现形式相比，视频具有更大的影响力，现在已经被广泛应用于各重大场合中，随着视频技术与压缩技术的研究，以视频会议为代表的应用效果也将不断提高。

3 结束语

信息技术在办自动化中的应用是社会发展的趋势，同时也是人们工作的需求，现在已经为工作效率的提升提供了很大的帮助。为了能够更好的提升信息技术应用效果，就需要不断进行研究，结合办公自动化的需求，从多个方面对多项专业技术进行分析，并且大胆将各项信息技术应用到办公中，争取不断提高工作效率。

参考文献

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[3] 周新秋.数字化校园中的办公自动化技术研究[J].湖南理工学院学报（自然科学版），2010，（04）：51-52.

作者单位

河北省衡水市交通通信管理处 河北省衡水市 053000endprint