浅谈重大水电工程档案的特点与管理

陈志艳

【摘 要】本文谨以肯斯瓦特水利枢纽工程为例，谈谈重大水电工程档案的特点与管理。

【关键词】肯斯瓦特；水电工程档案；特点；档案管理

Talking about the features and management of major hydropower project files

Chen Zhi-yan

（Eighth Division of Xinjiang Production and Construction Corps Manas River Ken Watts Water Project Shihezi Xinjiang 832000）

【Abstract】This paper would like to Ken Watts Water Control Project， for example， talk about the characteristics and management of major hydropower project files.

【Key words】Ken Watts；Hydropower project files；Characteristics；File management

重大水电工程是一个地区乃至国家发展的战略工程，其档案的重要性不言而喻。近几年来，国家、兵团有关部门为加强重大工程档案管理，多次就做好重大工程档案工作召开会议和制发文件，要求做好重点工程档案的管理工作。玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程是国家西部大开发重点工程，兵团独立建设、投资最大、规模最大的“十一五”重点水利建设工程。总投资 15.9 亿，由国家投资7.5亿元，银行贷款为6.6亿元（含建设期利息），兵师自筹资金1.8亿元。工期长达5年。该工程的建设关系到八师石河子市长远的发展。肯斯瓦特建设管理局充分认识工程档案工作的重要意义，从工程立项到至今建管局对档案工作作了的充分的安排，时至今日，工程文件应归档的已全部归档，并进行了规范整理。本文谨以肯斯瓦特水利枢纽工程为例，谈谈重大水电工程档案的特点与管理。

1. 肯斯瓦特水电工程档案的特点

1.1 档案形成周期长。

肯斯瓦特工程建设周期较长，历时5年，为了使该工程档案达到准确、齐全的要求。

1.2 档案数量大，种类多。

该工程是集防洪、灌溉和发电为一体的综合水电工程不同于一般基建工程，它是由许多单项工程的综合，工程庞大。因此，整个工程建设中所形成的科技档案的种类就不象一般工程那样单一，数量上亦远远多于一般工程。既有主体工程，如大坝施工等工程，又有附属工程，如导流洞、1号桥、上下游围堰等工程。既有土建工程，如厂房的施工。又有机械设备安装工程，如机电设备安装工程等。参加工程的单位也是众多的。由于各施工单位的任务和专业性质不同，使得形成的档案种类繁多，数量浩大。而且整套科技档案的构成也相当复杂，有水工基建档案，机械设备档案，地质勘测档案，工程试验档案，工程设计档案以及水文、气象、合同、协议档案等。

1.3 档案载体形式多样。

该工程档案的又一明显特点是，载体形式多样。除了有普通纸张作为载体材料外，还有制成原图的绘图纸，制成照片以及录音、声像的磁性材料，获得奖项目的奖杯、锦旗实物档案等。

2. 肯斯瓦特水电工程档案管理

2.1 做好项目实施前的档案准备工作。

（1）建管局领导对该工程档案管理工作高度重视，为使档案工作有序开展，根据肯斯瓦特工程建设周期较长的特点，成立了档案工作领导小组，并由局长主管、副局长分管档案工作，并成立了专门的档案室，制订了一系列档案管理制度及工作流程，将档案工作纳入工程建设的全过程。

（2）配备了专兼职档案管理人员。档案室设置了三名专职档案管理人员，负责对各科室及参建单位资料收集的指导工作；建管局各科室又配备了兼职档案管理人员，负责本科室及对口施工单位资料的收集、审核工作。

（3）该工程建设采取了投标承包的办法，而中标单位在工程总承包后，往往又将某些单项工程再外包，在这种情况下，和施工方的承包合同中签订了有关档案的收集、积累、整理以及归档时间、份数、质量要求等内容，以免出现施工单位只顾工程进度，而忽视技术文件材料形成和归档的不良现象。并留合同款的5%作为工程资料款。我局严格要求施工单位在工程建设中配备了工地专职资料员，我局档案人员经常与施工方资料员保持联系，在业务上给予指导，起到了很好的作用。作为档案室人员，还根据该工程工期长，档案成套性强这一特点，经常深入工地进行指导、检查。

2.2 深入工地追踪收集。

根据工程进度和实际情况，采取分阶段归档案的办法。如每一单项工程竣工或中间交工验收时，由档案人员参加验收并接收档案，确保该工程档案的齐全完整。工程周期短的单位工程。如：在办公、宿舍楼建筑工程的土建、水暖、电器照明等单位工程进行中，档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息、并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全、质量也比较高。还有就是采取分阶段收集的方法进行资料的收集。这种方法适用于形成档案材料慢，工程周期长的单项工程。如：在跨年度的导流洞工程、办公和宿舍楼工程等单项工程进行中，建管局始终保持与兼职档案员及施工、监理单位的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。

2.3 档案管理范围明确，突出重点。

该局针对工程建设中形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员较多稍有疏忽就可能遗漏。加上施工人员组成复杂，往往造成工程任务一完成，临时机构解散而档案材料也随之消失。建管局为了保证档案资料收集齐全、完整，改变了等人将档案送上门的做法。档案管理人员首先是了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排，掌握了每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。同时，诸如，主体工程和附属工程应以主体工程大坝为主；生产设施和生活设施，以生产设施为重点；隐蔽工程和地上工程以隐蔽工程为重点。

2.4 进一步提高项目档案管理人员的素质。

加强培训，提高管理人员水平。石河子档案馆对肯斯瓦特工程高度重视，指派建管局专职档案人员参加兵团档案局进行系统的培训，并举办了师市重大建设项目档案管理的培训班，肯斯瓦特工程各施工、监理等单位都参加了培训，通过多次培训，极大地提高了档案管理人员的业务水平。

2.5 设备齐全，存放有序。

我局该档案门根据各种载体、形式、分别采取不同的保管方式，存入相应的资料库。例如对于声像及录音资料存放专门购置必要防磁柜，对于照片档案专门购买专用的存放照片档案的影集，根据《照片档案管理的现行办法》，把照片档案分成永久和定期两种，同时对于照片、图纸、摄像等资料通过数码相机、扫描仪、数码摄像机传入计算机，并刻成对应的电子光盘。建管局配置了必要的设备，如防磁柜、影集、扫描仪、计算机、档案柜等，确保各种资料保管的安全，确保各种资料保管的安全。

3. 结术语

总之，相比一般的档案管理，水电工程项目的档案管理更加具有系统性、专业性。其档案贯穿于工程实施的全过程，因此，是对工程项目的一个更加直接有效的控制，因此，在建设工程档案管理已有成效的基础上，进一步完善建设工程档案管理工作，为建设社会主义和谐社会做出切实的努力。endprint