论电子档案对档案管理工作的积极意义

刘佳

[摘 要]随着电子信息技术的快速发展，对建筑企业的档案管理工作也带来了新的变化和挑战，档案管理工作逐渐的电子化、网络化。电子档案的出现有效的改变了传统的纸质档案管理的弊端，提高了档案管理工作的质量和效率。电子档案的出现对于企业的档案管理工作的发展和进步具有重要的意义，因此应当加强对电子档案的研究。

[关键词]电子档案；档案馆；意义

通过采用电子档案的管理方法，对于提高档案管理的效率，以及企业的发展都具有重要的意义，因此发展电子档案已经成为了我国建筑企业档案管理工作的重要内容。

一、电子档案对于档案管理工作的意义和价值

和传统的档案资料相比，电子档案可以采用磁盘、微缩胶片等方式对企业发展过程中产生的有用资料进行储存。电子档案具有占用空间小、存储密度大、保存方面等优点，档案管理人员可以通过现代计算机技术和信息技术完成对档案资料的处理和管理工作。电子档案对于工作人员在使用和调用档案方面也带来了极大的便利，它打破了时刻的限制，可以通过一定的手段从服务器中直接下载或在浏览相应的档案。而传统的档案则是保存在一个固定的地理空间中，还常常容易受到自然因素或者人为因素的影响，例如资料的受潮以及虫害等，相关人员在查阅资料时对资料产生损害等影响，都会影响到档案资料的进一步使用。

1.电子档案的优点

电子档案可以通过鼠标、键盘等输入方式完成对档案资料的处理，它将传统的档案管理工作中的手工编目和查询解放出来，实现了远程登录以及无纸化的管理方式。传统的纸质档案一旦形成，资料中的内容和形式都难以发生改变。但是在实际的应用中，常常需要对档案资料中的错误现象进行纠错，纸质档案显然难以满足。电子档案建立在信息技术上，其内容和形式也相对比较独立，在需要的时候可以在一定的权限下对档案资料进行修改。并且电子档案能够储存在不同的载体中，能够快速的实现文件资料的完整性。

2.电子档案的价值和意义

电子档案在管理上和纸质档案之间存在比较大的区别，电子档案对于管理人员的知识和素质也提出了更高的要求。档案管理人员作为电子档案管理的重要力量，对于电子档案的管理具有重要的意义。电子档案管理过程中需要进行计算机操作，因此电子档案管理人员应当具备基本的档案知识，同时还应当掌握计算机操作知识和信息管理知识。同时电子档案管理也不是简单的信息搜集和罗列，管理人员应当积极的应用其它的方法和手段，加强自己的分析能力，做好相应的专题研究，充分的发挥档案资料的价值。

二、电子档案管理中应当注意的问题分析

对于建筑企业来说，传统的档案文件和电子档案是相互存在、相互补充的，充分的发挥了发挥了其价值和作用。对于电子档案管理来说，通过借助现代的计算机软件来实现对图纸的设计、保存和修改，还可以完成建筑工程的预算编制、工程量的计算以及施工方案等工作。

1.选择合适的保存环境

对于电子档案来说，有使用方面的便利性，但是在资料的维护和保存方面也面临新的问题。例如电子档案在使用的过程中，如何的防止出现误删以及恶意侵入等。因此在保存的过程中要结合电子档案的特点和技术设备情况，选择合适的技术方案，采取有效的措施来帮助电子档案的完整性和可靠性。在使用的过程中要首先保证电子档案资料在物理上的安全，一般情况下，电子档案都是保存在一定的光磁介质载体上，所以首先应当建立满足适合这些介质的保存环境。

2.选择先进的保存和保护技术

在保持的过程中药注意灰尘、强电磁场以及光线等不良因素的影响，在资金允许的情况下可以通过配置专用的防磁柜等设施来提高维护的质量。对于一些比较特殊的电子档案，常常需要保存其原始性的特点。在使用的时候能够以原始的格式进行恢复，因此对其技术也提出了更高的要求。在保存的过程中可以采用电子档案的相关支持软件，将电子档案和相应的软件系统一起保存，恢复的时候就可以得到相应的原始资料。还可以将保存的电子档案采用电子图像的方式来保证期原始性，为了原始档案保存的持久性，可以将电子档案制作成微缩品以及打印品。在目前开发出的电子档案管理软件中，能够实现对文件资料的详细登记，而且过程简单，能够实现对文件的原始保存。电子档案管理能够实现文件资料的自动化管理，而且其全部过程都可以在电子计算机上完成。而且经过计算机处理之后的信息资料也比较统一，在管理和使用上具有比较大的便利性。

3.做好载体的维修与检测

在电子档案的管理和使用中，对于载体的维护和检测是其中重要的内容。电子档案的载体基本上都属于磁性载体，容易受到外界环境的干扰而发生信息失效的现象。因此在保存和维护电子档案时，要做好备份措施，保证档案资料的可靠性。应当按照电子档案管理的相关办法，做好资料的定期检测工作，对于检测发现错误的资料要进行及时的修正。在电子档案检验完成之后要填写相应的登记表，并且建立相应的维护日志，对检测、拷贝等过程进行记录，以便及时的查阅。

4.做好电子档案的安全防盗维护

电子档案作为一种信息资源，那么它也具备了一般的信息资料的特点，因此加强其信息安全工作是十分有必要的，特别是在互联网上运行的电子档案。电子档案在联网之后，应当从使用、入口以及传输方面采取一系列的措施来保护档案的安全。为了防止档案信息被非发的窃取，常常采用身份验证、信息加密、资源备份以及安装防火墙等方式。这些技术措施对于防止网络攻击和篡改具有重要的意义，有效的保证了档案信息在传输和使用过程中的保密和安全。同时随着信息技术的不断进步和发展，档案管理人员要不断的借鉴和利用现代的信息管理手段，提高档案管理的质量和效率。

三、结束语

随着电子信息技术的不断进步和发展，各种档案管理软件的不断出现，电子子档案管理将逐渐在档案管理工作中发挥着日益重要的作用。对于建筑企业来说，在日常的工作中会产生大量的档案资料，这对于档案管理工作提出了新的要求。通过借助电子档案的方法，能够有效的减少传统档案工作的体力劳动，提高了档案管理工作的效率，对于档案管理工作具有重要的促进意义。