以信息化促进医院档案管理工作的现代化

陈雷

[摘 要]作为医院资料重要来源的档案管理工作要实现科学存档、快速检索、联网应用等科学化、规范化操作，现代信息技术软硬件和信息化管理手段的完美应用无疑是最好的解决方案，档案管理信息化必将成为医院实现数字化的重要组成部分。本文阐述了当前信息化手段对实现医院档案管理现代化的重要作用，分析了当前存在的主要问题，提出了通过信息化手段提高医院档案管理工作现代化的意见和建议。

[关键词]医院档案管理；信息化；重要性；问题；建议

一、信息化是实现医院档案管理现代化的必然选择

1、医院档案管理工作实现信息化是信息社会发展需求和现代科技发展进步带来的必然变革。信息社会的发展和医疗事业本身对医院档案信息的需求量剧增，对医院档案在存储、检索、周转、共享等在时效性、实用性等方面提出了更高要求。现代信息技术成果在医疗卫生行业的广泛应用，数字化医院建设等也迫切需要医院档案管理工作加快信息化建设和管理步伐。然而由于社会历史带来的传统观念和习惯、经济条件制约、人员素质差异等多种原因，使大部分医院出现档案管理工作的信息化滞后于其他工作，传统的档案管理模式、方法和手段越来越不适应新形势发展的需要，急需变革。

2、医院档案管理工作实现信息化是实现科学管理，提升医院整体建设水平的有效途径。为提高各级医院的整体医疗水平，建设数字化医院、现代化医院已经形成共识，而这一目标的实现不仅仅包含医疗设备先进程度的提高，高精尖医护人员的培养和引进，还应该包括管理手段、运行管理模式的有效保证。以手工存取、人工查询、人员传送为主的传统档案管理方式耗时低效，无法达到随时查询、网络传递、资源共享等现代需求。解决的办法，只能是更新管理意识，改善管理手段，改进管理方法，通过信息化管理满足现代化发展需要。

3、医院档案管理工作实现信息化是确保医院自身发展和整个医疗事业可持续发展的需要。比如，人事档案的规范与否，直接关系到医疗事业发展中最重要的医护人员的发现和培养、交流和重用，信息化的应用，无疑为提高效率性、保证真实性、实现快速共享提供了管理手段和平台，为确保医院和整个医疗事业的可持续发展作出贡献。再如，病历档案在医疗诊断和救治本身发挥着重要作用，同时在医保审批、最低保障审核等社会事物中发挥的作用也越来越大。而现代信息技术硬件支持、软件管理和网络传输的完美结合，对于延长档案的保留寿命、医生快速了解病、远程联网诊断、医保网上审批、因病申请低保资格审查等成为了现实，也是未来发展的必然趋势，这些工作顺利完成的基础是以档案管理人员通过规范的信息化管理作为基础的。

二、通过信息化实现医院档案管理现代化的建议

当前，医院档案管理存在诸多问题，如：多部门管理，影响了管理标准的建立和管理职责的界定；领导对档案资料本身和档案信息化管理重要性认识的不足，降低了档案信息化管理的关注和投入；兼容性好、可以多系统互联互通的档案管理软件的开发明显落后于硬件的研制，导致管理的统一性和共享性不理想；适应信息化管理的档案人员的匮乏，等等。面对存在的问题，经过认真分析和思考，对于如何通过信息化实现医院档案管理工作的现代化提出如下建议：

1、强化医院管理者对档案管理信息化重要意义的认识。领导支持和各部门积极配合是档案管理实现信息化的关键，尤其是领导思想认识的认同。作为医院主管业务的领导，更要深入档案管理实践，听取多方意见，学习外部先进经验和成功做法，从内心对档案管理信息化的重要性有深刻领会和认可，才能够向领导谏言，工作中才能对此项工作抓实，抓深入，抓出特色。上级档案管理部门，医疗卫生主管单位也要加强对医院领导的培训，提高他们对信息化管理的认识。要使医院领导站在全局高度，充分认识到档案管理信息化是医疗卫生事业实现现代化、数字化，全面提高工作效率的重要组成部分。

2、增强对档案管理员责任意识和信息操作能力的培养。很多医院的档案管理人员年龄老化，人员素质参差不齐，现代技术手段应用能力不高，甚至很多人身兼多职，往往出现没能力钻研业务，没心思钻研业务的尴尬局面，一定程度上妨碍了档案管理信息化的进程。改变这种状况，首先要通过人事改革改变人员结构，通过岗位培训提高人员素质，通过提高待遇鼓励在岗优秀人员安心工作。其次，要制定档案管理信息化建设的中期规划和短期目标，其中要对人才吸引、档案管理专业型人才培养做明确规定并严格执行。第三，鼓励领导和管理人员积极钻研业务，掌握现代化信息手段管理的实质和内涵，在规范化、制度化、程序化、科学化、现代化管理的基础上，不断提高创新能力，努力在档案管理信息化上实现质的飞跃。

3、增加对档案信息化管理所需的硬件和软件的投入。硬件、软件、人是实现档案管理信息化不可或缺的三要素。计算机、照相机、扫描仪、网络等是必不可少的硬件。同时，专门的档案管理系统，必要的操作软件是使硬件发挥作用，实现信息化录入、管理、检索、传输的系统要素和介质。连同档案管理人员和信息需求人的熟练、规范操作，才能使硬件发挥应有作用，实现节省空间、查询便捷、传输迅速，应用广泛的预期效果，大大提高档案价值利用率，提高工作效率。所以医院要创造条件，增加预算和支出，保证信息化各要素的投入与建设，实现档案管理的信息化、自动化、网络化和现代化。

4、强化以标准化管理促进档案管理信息化建设步伐。档案管理的信息化，硬件、软件和人是基础，科学规范的管理方式是保障。只有实行统一标准，才能在归档和检索、传输和其他管理等各个环节有章可循、有法可依，这样才能在保证完整性、真实性、时效性基础上，实现资源共享，使档案为医院各项工作，特别是为医疗、教学、科研服务。这一标准的实现，需要加大宣传，达成共识，同时要由专门部分负责系统设计、组织实施，以使各项具体工作在一个标准要求下有序进行。

参考文献：

[1]郭祥丽，严晓春.加强医院档案管理工作的对策[J].中国医院管理，2006，26（7）

[2]张新芳.医院档案管理工作现状及对策[J].中国科技信息，2005，（21）