学校档案信息化建设途径探析

祁云

[摘 要]当今的社会是一个信息化的社会，所以随着信息技术的发展，信息技术对档案的管理理念进行了颠覆性的改变，也给档案行业带来了明显的变化。学校管理工作的一部分就是学校档案的管理，学校的档案管理是学校各项教学活动和内部管理工作顺利开展的重要保障。学校档案自学校建立之日起就存在，它随着学校的发展而发展，记载了学校在不同时期的发展历程，它的存在对学校开展各项工作有很大的参考价值。但是随着信息化时代的到来，现有的学校档案管理工作已不能适应信息化发展的要求，本文对学校档案信息化建设中存在的问题进行分析，找出加强学校档案信息化建设的措施。

[关键词]学校；档案管理；信息化；措施

随着社会的进步与发展，以及信息化浪潮的到来，学校的发展规模越来越大，每年学校扩张的人数大量的增加，这也对学校档案的建设与管理产生了严峻的考验。所以，加大对学校档案的信息化建设，是应对学校发展趋势的措施，也是提升学校档案管理水平的重要举措。学校档案信息化建设是一件利校利学的好工程，它不但有益于学校管理向科学化、信息化的方向进行发展，还有利于学校教育质量的提高以及教学方法的现代化、规范化，最终促进了学校教学质量的提高。

一、学校档案信息化建设的内涵及重要意义

学校档案信息化建设主要是指，学校在利用信息化水平的基础之上，采用先进的计算机技术来开展学校的档案管理工作，改变以前学校档案管理以实体档案为主的管理模式，实现档案管理的信息化，提高学校档案管理的网络化。只有这样学校档案管理才能不断的提高管理的效率和水平，才能为学校的发展提高更好的优质服务。

1、能够充分发挥网络信息技术的作用

随着我国学校规模的不断扩大，学校的人流量不断在增加，所以就对信息的需求量要求的比较多，大量的档案需要传递，这就要发挥信息化档案高速、快捷的优势[1]。所以加大学校档案的信息化建设，补习采用先进的管理理念，加强信息的安全处理与保密。只有这样，才能促进学校档案的信息化建设。

2、对重点的档案信息能够进行数字化和网络化建设

在学校中，总是存在一些比较特殊的档案，这些信息的数量多，再加上用途广泛，就容易对这些信息造成损坏。还有一些教师和学生都经常利用的信息，比如学习资料等。还有一些与教职工自身利益密切相关的信息，但是这些信息容易被不法分子所利用，这就需要对重要数据进行数字化、网络化的管理，并且加大对这些重要数据的保密工作。

3、能够加快现有信息档案目录数据库的建设

学校每年的人员流动量都很大，而且有很都的历史资料，这些资料不仅数量多，而且占据的空间也大，管理也不方便，这就增加了学校档案管理的难度，阻碍了学校档案管理工作效率的提高。只有将学校档案进行数据化整理，才进提高学校档案管理的工作效率。

二、目前学校档案信息化建设过程中存在的问题

1、管理方法落后，工作效率有待提高

在我国当前学校档案管理工作中，存在着很多落后的管理方法，造成这些问题产生的原因，一方面是学校的管理系统不健全，另一方面是现在学校档案管理存在着不小的难度，因为学校的档案大部分还是以实体档案为主，实体档案的利用率更高。但是，这也降低了学校档案管理过程中的工作效率。

2、档案数据库建设不到位

现在有些学校已经逐步的开始了档案数据管理的建设工程，研发了档案管理的专门软件。但是这些学校绝大部分的档案管理软件，仅仅满足了人员基本信息、档案目录编辑等日常管理方面的需求，在信息的储存量和信息的综合分析与统计等方面利用不高。而且有些学校在数据库信息系统没有较高的信息化程度，管理方面也存在着很多问题，不能有效的实现寻找信息的功能，所以，学校要进一步的加大投入，加强档案数据库系统的信息化建设，从而促进学校档案网络化的发展要求。

三、加强学校档案信息化建设的措施

1、面向未来，提高认识

当前学校档案管理的中心工作就是学校档案管理额信息化建设。学校校领导要及时的转变思想认识，加强对档案信息化建设工作的理解，大力支持学校档案的信息化建设，加大对档案管理工作基础设施的自己投入[3]。并且学校要做好档案管理工作的宣传，让学校教职工与学生深刻认识到档案管理信息化建设的重要性，这有这样才能扩大档案管理工作的影响力。学校还要根据自身档案管理信息化建设的程度，建立起适合学校管理的网络系统，以此来满足学校档案管理信息化建设的需要。

2、统筹发展，规范标准

学校档案的管理部门，要强化自己的责任观念，树立全局意识，立足于长远的发展目标，对已有的档案信息管理标准进行进一步的完善。并且加强学校对档案管理信息化建设的监督指导，提出科学合理的有效意见。学校在电子校务的建设上，也要加大档案管理系统与其它系统的联系，借助网络共享的手段，加大学校档案管理的信息化建设。

四、结束语

我国学校档案管理工建设已经随着时代的发展，朝着现代化的方向努力的迈进。但是学校档案管理信息化建设是一个长期性的工程，它不是一朝一夕就能完成的，需要我们学校领导与工作人员不懈的努力与坚持，转笔思想观念，只有这样，我们才能提高学校档案管理信息化建设的效率，才能是学校的档案管理工作真正的服务于学校、服务于教职工与学生，从而更好的推动学校各项事业的健康稳定发展。

参考文献：

[1]张建国，张英彩.关于档案信息化建设中几个问题的思考[J].山东档案.2012，13（03）：10-11.

[2]颜建平.学校办公室电子文件归档管理[J].新作文（教育教学研究）.2011，10（14）：12-13.