浅谈档案管理系统在信息化应用中的优势

陈小群

[摘 要]通过介绍中石化档案管理系统在企业中开发应用情况，分析该系统在信息管理中存在优势，体现档案管理系统在企业中应用的价值和推广的意义。

[关键词]档案管理；信息化；优势

随着全球信息化的快速发展，更多的企业认识到将信息化融入企业发展血液的重要性，中石化档案管理系统在本企业应用就是其中之一。企业档案管理信息化，就是将现代计算机技术、信息技术、网络技术、通信技术充分运用于对档案信息资源的处置、保存、管理、开发、提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。

本文谈谈中石化档案管理系统在本企业应用中的优势。

一、中石化档案管理系统流程板块设计合理，可操作性强

中石化档案管理系统主要包括C/S端的档案系统客户端和B/S端的档案系统网站；共有三个板块，一是CS端的档案管理板块及档案配置板块，二是BS端网页板块——档案网站。

档案系统的业务流程分为6个，收集整编流程→档案归档流程→档案借阅流程→档案共享流程→鉴定销毁流程→年报统计流程。档案系统功能设计18个，收集整编、归档审批、档案检索、共享管理、鉴定管理、专题编研、年报统计、运维系统、数据管理、提报管理、借阅管理、集团共享、档案推送、归档批处理、库房管理、续借管理、外部接口、温湿度管理。

总的来说系统集档案收集、存储、统计、查询利用等内容管理和电子文件归档接口六大主要管理功能于一身，确保了归档电子文件真实、完整可用和安全，在档案管理中具有可操作性强，可进一步提升了茂名分公司档案信息资源标准化规范化管理水平，为建立中国石化统一档案信息资源管理、共享档案管理的平台奠定了基础。

二、中石化档案管理系统各板块功能明确齐全，系统性强。

1.中石化档案管理系统档案管理板块

档案管理主要具有业务数据处理，统计，查询的功能，使用对象是档案专兼职人员及系统关键用户；档案管理板块突出点是能提供强大的数据导入导出功能，数据导入功能多样可导出数据模板，进行数据整理后再导入系统相应的档案类中，可以脱离系统进行数据的收集整理。

原文批量挂接方式多样，为满足数字化扫瞄工作的需求，系统还提供多案卷挂接电子原文的功能，为数字化工作提供强大的支持。打破原系统只具有的单一的录入数据及电子原文挂接功能，为数据的收集整编及原文的挂接提供快速的途径，大大提高工作效率；它还可定义个性化录入界面，个性化设置比较强，档案员可以根据自己的喜好对消息提示方式进行个性化的配置，从而满足个人需要。

茂名分公司从去年12月开始业务重组后，业务量大大增加，人员却不增，新人不进，旧员到龄退下，在人员紧张，业务量大增的情况下，档案管理板块的强大的数据导入导出功能及原文批量挂接方式多样，给我们茂名分公司档案员档案数据录入归档，电子原文上传带来了便利，提高工作效率。

2.中石化档案管理系统档案配置板块

档案配置主要是系统配置应用；使用对象是档案领导及系统管理员；档案配置板块突出点是机构管理功能能让系统管理员直观了解现有的行政组织机构；可以对组织机构添加，删除，有效和无效化处理，同时可以对组织机构做排序操作，方便管理。

用户管理功能能对系统用户进行统一管理，统一使用AD域账户作为系统账户有利于用户的统一，为单点登录的实现提供方便；视图配置功能的可以添加、删除视图以及视图目录树节点进行动态配置和管理；多视图展示形式支持同一年度使用多个视图展现形式；不同单位可制定不同的视图显示方式可对视图进行权限控制，可限制视图的使用范围。

档案配置板块的机构管理功能、用户管理功能及视图配置功能；让茂名分公司的档案领导及系统管理员对茂名分公司的38个组织机构、5000人左右的用户，18个档案类的视图目录树，一目了然，无论是从管理、还是查询和使用都带来了方便，节省工作时间。

3.中石化档案管理系统档案网站板块

档案网站主要是档案查询借阅、流程审批、档案编研、推送；使用对象是普通用户及档案管理员；登录后，进入查询首页。左侧为功能区，右侧为查询区。功能区包括个人工作平台、档案检索、档案编研、档案推送。查询区提供所有档案文件的查询、原文的查询、专题查询、视图查询功能。其中档案检索功能包括分类检索、全文检索、跨库目录检索、视图检索、目录检索；用户可以根据这些档案检索功能在权限允许的情况下进行在线查阅，然后走在线借阅流程。

系统提供在线借阅功能，用户可以通过“申请借阅”方式，来取得管理员的授权，只有审批流程通过后，才能有相应的浏览或下载权限。

档案网站板块的档案检索功能多形式化及在权限许可下、安全性保证的情况的在线借阅功能，解决了茂名分公司的38组织机构，不在同一地方办公，对档案利用困难；让档案利用人员来回跑档案室查借阅的落后管理方式已成为过去；电子文件在线浏览、借阅等功能，让茂名分公司档案工作人员工作效率得到很大的提高，让查阅者在网上轻松查阅，借阅，在线浏览，大大提高工作效率。还有就是此网站可以实现中石化查询；建立中国石化统一的档案共享平台，通过统一的共享平台，在权限允许的前提条件下最大限度的达到档案资源共享。

三、中石化档案管理系统与其它业务系统接口相容，兼容性强

建立标准系统归档接口通过标准的系统接口，可以接收各业务系统推送的数据。只要符合档案业务规范，并遵循标准数据规范，即可实现数据的归档，方便本茂名分公司合同管理系统、本地公文管理系统的集成工作。

四、中石化档案管理运维系统部署运维平台健全，保障性强

运维系统部署一套健全的运维平台，有一支技术水平高责任心强的运维队伍，有明确的提报流程，项目上线试运行后，系统使用过程中产生的问题和疑问可通过运维系统网站提报，并进行流转处理。茂名分公司档案管理系统从2013年4月运行至今，档案领导及系统管理员经电话、走运维系统提报流程等提交的问题有二三十个，运维组都一一及时的给予解决，为茂名分公司档案管理系统的平稳运行提供保障。

五、结论

茂名分公司档案管理系统是总部项目组从2012年10月开始实施，系统创建了档案分类、管理应用视图、相关报表、统一了茂名分公司档案管理的收集、整理、归档、借阅、鉴定、共享等工程流程、规范茂名分公司的档案管理系统元数据及著录标准；规范系统用户工作职能分配了相关权限；提供档案资源在线利用服务，建立电子档案在线利用管理规范；完成了合同管理系统及本地公文管理系统的集成工作；功能模块设计合理、运行稳定、功能齐全、各项功能都能满足茂名分公司档案管理需求。从2013年4月开始正式上线运行，目前茂名分公司的档案系统有18个档案类，从1956年—2012年的案卷数有60多万卷，文件数有100多万，电子文件总量约1T的存储容量，用户人数为5000人左右。茂名分公司档案管理系统的建立实现了与中石化其它企业之间的档案信息资源共享与利用，规范茂名石化的档案管理业务，使之达到流程一致，管理规范，效率提高，充分体现出档案管理系统具有显著的应用管理优势，对档案管理信息化进一步的提升和完善具较大促进作用，在档案行业管理中也具有较大推广意义。