学校档案保管的物质条件及要求

刘忠春

[摘 要]开展学校档案的保管工作，必须有一定的物质条件作保证，档案保管工作基本的物质条件主要有档案库房、档案装具和档案的包装材料。

[关键词]学校档案保管；物质条件；要求

学校档案保管的物质条件是指符合要求的档案库房建筑和一定的设备，这是保护档案的二个基本条件。

一、学校档案库房的管理

档案库房是保护档案的最基本的物质条件，库房管理是档案保管工作的主要内容，只有做好经常性的库房管理工作，才能为整个档案工作的进行创造必要的条件。

（一）档案库房的建设标准

档案库房是保护档案最基本的物质条件，库房建筑的好坏将直接影响到档案的保护条件和库房管理措施的效果。库房建筑是档案管理中长期起作用的因素，因为库房改动比较困难，而且会造成很大浪费。因此，只有搞好档案库房建设和库房管理，才能有效地保护好档案。

学校档案库房的建设，同全国其他行业档案库房建筑一样应遵循“适用”、“经济”、“美观”的原则。档案库房是一种特殊性建筑，有别于民用建筑和办公用房。它是保存档案的主要场所，档案的长期有效性和其价值的原始性，对库房建筑提出了比较严格的要求。防热、防潮、防光、防尘等均有比较具体的要求。因此，新建库房要按照《档案馆建筑设计规范》进行设计。

所谓“适用”就是新建库房要符合维护档案的安全，延长档案的寿命，便于档案的管理等要求。最大限度地排除和减少各种不利因素对档案的破坏作用。

所谓“经济”，就是要讲究经济效益，注意使用价值，精心设计，精心施工，力求节省开支，在基本适用的前提下，兼顾学校的经济能力和技术发展水平，不要不切实际的追求高标准。只能在力所能及的情况下尽量好一些。

所谓“美观”，就是外观造型要新颖、别致，体现民族风格和学校的总体规划，协调一致，有利于校园的美化。但是必须以适用和经济前提，否则，库房外表再美也不能取得好的效果。

选址时要注意：（1）远离存放易燃、易爆等危险品存放地点，不设在有污染，有污染气体发源地的下风方向，要避开高压输电线路；（2）地势较高、场地干燥，排水畅通，空气流通，环境安全；（3）馆区与生活区等建筑应分别布置，避免相互干扰；（4）馆区内道路应便于档案搬运，并符合消防要求；（5）总平面布置应有适当绿化用地。

不设档案馆的高等学校和中小学，新建档案库房都有一定困难，可将普通的建筑改造为档案库房。但须注意以下几点：一是改善环境，调整出入路线；二是改造地面，防止潮湿；三是整修房顶，防止漏雨；四是检查电线，防止火灾；五是修理门窗，严密入口；六是分清主次，合理安排，将重要的珍贵的档案存放在条件较好的房间。

（二）进出库制度

档案库房是保存档案的重要场所，因此必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并做出专门的规定。一般情况下，档案库房只允许档案库房管理的专门人员进入，非管理人员原则上不允许进入。即使是专门的管理人员进出库房，也必须有相应的限制性规定。如在库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，不允许在库房内吸烟、喝水、吃东西等，库房无人时必须关灯、关窗、上锁等。库房内的温湿度是直接影响档案寿命的环境因素。较为适宜的库房温度应为14℃～24℃，±2℃；相对湿度应为45%～60%，d5%，母片库适宜的温度在13℃～15℃，相对湿度为35%～45%。为了科学库房温湿度，应配备精确、可靠的温湿度测量仪器和自动调控设备。

（三）十防措施

档案保管工作常说的“十防”措施，一般是指防火、防光、防水、防尘、防虫、防高温、防低温、防细菌、防霉菌、防有害气体。这“十防”基本上囊括了对档案实体可能造成损毁的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。

（四）档案安全检查

1.定期检查

定期检查一般一季度或一个月一次。对档案定期检查是档案保管工作中的重要工作之一。检查内容包括：执行法规情况，库房安全设施情况，照明线路情况，有无丢失、损坏、泄密、虫蛀、鼠咬、污染情况等等。

2.不定期检查

不定期检查主要是按档案保管要求进行不定期的全面检查或个别项目检查等。

档案安全定期检查和不定期检查中发现的各种问题，要及时予以解决。检查和落实情况要做好记录。

（五）档案存放位置索引

档案馆（室）为了便于保管工作人员切实掌握档案镕（室）档案的存放情况和迅速地取放档案，必须编制档案存放位置索引。档案存放位置索引，按其作用可分为两种：

1.全宗存放位置索引。即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放处所。

2.库房存放全宗索引。即以库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存的是什么全宗及其组成部分的档案。

二、档案设备装具的配备与要求

档案库房的设备主要包括档案装具、防潮去湿设备、消防设备等。这些都是档案馆（室）必需的基本设备。档案存放和保管的好坏，寿命长短，利用是否方便，与库房设备的配备有着密切的关系。档案库房的设备、装具种类很多，各有所长，应按库房特点和档案价值、规格的差异，合理远用，灵活配置。

装具即有以存放档案的柜、架、箱等。一般说、封闭式的档案柜（架）比敞开式的架子更有利于对档案的保护。柜、架、箱的制成材料最好是金属物，这样更有利于防火。为充分利用库房空间，档案库房多考虑使用密集型活动档案柜，即密集架。一般说，它可以比常规的固定柜（架）节省近2/3的库房面积。若新建库房，可比使用常规固定装具节省近1/3的建筑费用。但安装使用密集架对地面的承重能力有较高要求。若在二楼以上的房间内安装，楼板承受能力一般需在每平方米600公斤以上，同时也应当考虑整个建筑物的坚固程度及其使用年限等相关因素。

参考文献：

[1]岳瑞凤.人事档案的档号编制、归档内容和包装材料[J].郑州纺织工学院学报，1999（S1）.

[2]记者张云平.把档案工作提高到一个新的水平[N].忻州日报，2007年.