高职高专档案管理信息化的建设关键点分析

朱晓光

[摘 要]就高职高专院校档案管理信息化建设进行讨论，阐述了档案管理信息化建设的限制因素，找到了观念转变、资金多投、档案安全系统健全、等促进信息化建设快速发展的详细策略。

[关键词]档案管理；信息化建设；管理队伍

近年来，受“科教兴国”与“人才强国”战略影响，高等职业教育事业发展迅速[1]。十七大中提出的培养高素质人才战略，对高职教育起到了巨大的推动作用。高职教育的进步意味着各种类别、形式的档案数量也显著增长，这些资料信息对于高职高专院校各项工作的实施有着重要意义。如果保管不当造成丢失或毁损，一定会对高职教育事业造成无法弥补的损失。所以，找出高职院校档案管理信息化方面的不足，讨论怎样促进高职高专院校档案管理信息化建设，意义重大。

1.档案管理信息化建设中存在的问题

1.1档案管理队伍整体素质偏低

目前，大部分高职院校都不具备高素质、高效率的档案管理专业团队。其一，档案管理人员在受教育程度、知识水平、年龄比例、职称结构方面都存在不合理现象；其二，高职院校中兼职档案管理者基本上都没有进行过专业的培训，对于档案管理和档案信息化建设方面的知识技能掌握不够熟悉。

1.2基础设施简陋

档案信息化建设是基于完整的先进软硬件设备基础上实现的，还需配置容量较高的服务器和独立计算机，需要研发专业性管理系统，还需提供相关辅助类硬件，包括刻录机、扫描仪等。大部分高职院校都是提升中专学校而成，或者是大、中专学校合并形成，现有的基础设施简陋单薄，就算想尽办法取得资金实施建设，基本上也只是利用在教学、科研联系密切的项目，所以大部分高职院校档案设备非常欠缺。

1.3管理体制混乱

高职院校中的“统一领导、分级管理”原则并未贯彻落实。当下，部分地方政府对高职院校档案管理工作不够重视，除了必要的会议通知或培训通知，几乎不会涉及学校档案工作。并且，高职院校中的档案管理制度也不够完善。甚至有些没有专门的档案管理部门，全部交由别的部门代管[2]。

1.4数字化建设水平低

没有网络管理的档案室，数字化管理方面完全空白；即使实施网络计算机管理，数字化水平也并不高。并且，有些高职院校档案室虽然达到了数字化水平，但仅限于院校内部，与外界隔断，这种数字化也不是实际意义上的数字化管理。

1.5档案信息的开发利用不足

档案是一种累加性的事物，只增不减，导致形成非常大的数额。目前的高职院校中，对于档案资料基本上只是简单的查询和搜索，并没有更深层次的应用，所以档案中所包含的信息还要深入挖掘。

2.档案管理信息化的建设要点

2.1提高认识，转变观念

落后的思想观念会阻碍档案信息化管理的发展，例如，在一些高职高专院校中，部分领导的思想观念较为落后，不能做到与时俱进、缺乏创新精神，认识不到高职高专档案管理信息化的重要性，不利于其发展。因此，在档案管理信息化建设中首先要明确高职高专院校档案的重要地位，以及档案管理信息化建设的实际作用。档案信息化建设的优劣是评价高职院校现代化水平的决定性标准。通过对其认识的不断提高，转变原有的错误观念，增强信息意识。在全新意识的领导下实施高职院校档案信息化建设。另外，实施档案管理信息化建设时，要遵循实际，根据实际情况实施建设。

2.2增加资金投入力度

高职高专院校档案信息化建设需要诸多基本条件，包括计算机、软硬件设备、网络、技术等。档案信息化建设需要较大的投资和长期的坚持，见效非常慢，要增加档案信息化建设的投入资金量，从而避免档案信息化建设资金欠缺、供需不平衡的问题。档案管理信息化建设的资金投入，财政为主要力量。一方面，政府部门需依法提高高职院校教育经费资金量，确保高职院校有充足的资金实施档案信息电子化。另外，学校还应多渠道筹资，应用在档案管理信息化建设方面。增加经费投入量，促进数据化要求和制度的实现，强化计算机软硬件设备，为档案信息化建设提供有力的支撑。

2.3完善档案信息安全保障体系

高职高专院校档案信息化的同时，档案资料也被挖掘出更多的使用价值，安全性也变得越来越重要。档案本身具有机密性，涉及到权限问题。但网络自身又具有危险性，可能会受到来自不法分子、病毒、技术缺陷等多方面的威胁，因此必须保证档案网络的安全性。建立健全的信息安全管理系统，在高职高专院校档案信息化建设方面起到保障作用。在相关信息安全性能系统问题上，第一要严格遵循国家及相关部门和学校实行的安全法规、制度。其二，研发档案信息资源网络系统时，提高安全意识。最后，整合现有的防护手段，综合利用。

2.4加强档案管理队伍建设

实施高职高专院校档案管理信息化，人才是重点。组建高水平档案管理团队需要以档案信息化建设为基础，管理人员的水平对档案信息化建设实施影响较大。档案信息化建设的相关者都应熟悉掌握档案管理相关的理论知识，以及计算机操作、网络技术等。组建档案人员团队时，要注重档案管理人员整体学历层次的提高，促进人员结构合理化。在高职高专档案人员建设中，要保持档案团队人员的平均年龄处在一个比较适宜的范围内，不断优化档案部门的职称结构，加快并不断完善高职高专院校的档案管理队伍。

3.结束语

档案在社会或学校中，都具有重要价值，因此实施有效的管理是非常必要的。本文通过对目前高职高专院校档案信息化管理方面存在的问题入手，探寻相应的解决措施，以期为高职高专院校档案管理信息化建设的进步和发展提供依据。

参考文献：

[1]孙国哲.银州区档案局馆加强汛期档案安全管理[J].兰台世界：上旬，2013（9）：9.

[2]赵黎霞.中原经济区档案资源选取标准与数据库设计[J].档案管理，2013（5）：37-38.

课题：高职高专系部档案信息化管理