现代档案管理体系的数字化发展探析

单海燕

鶴岗市房地产产权市场管理处

摘要：现如今，我国的信息化技术发展迅速，社会的各个领域都实现了数字化，档案管理工作也不例外。随着科技的发展，档案管理工作的基本模式已经从传统的对于纸质载体的管理转变为信息化和数字化的管理。因此，本文主要对现代档案管理体系的数字化发展趋势进行了深入探究，希望能够给相关的档案管理工作者提供借鉴和参考。

关键词：现代档案管理；管理体系；发展趋势；数字化

档案管理的数字化主要是以先进的网络技术和计算机技术的发展为主要依托，为了完善档案管理体系，建立了一定的数字管理平台，这种方式的运用对我国传统的档案管理方法产生了严重的冲击。到目前为止，我国的档案管理工作的形式主要是以电子档案管理为主，纸质档案管理为辅。要想促进档案管理的数字化发展，需要对档案管理的基本特点以及未来的发展趋势等进行分析和探究。

1、现代档案管理体系的特点及优势

档案管理工作包含的范围较广，而且涉及到的领域也相对较多，需要档案管理工作人员对此加强重视。其中包括对档案信息的收集、查阅以及整理的全部过程。和传统的档案信息管理工作相比，较为明显的特点就是引入了先进的技术和设备，转化传统的档案信息的纸质载体为电子化和数字化的形式，管理的过程主要是通过计算机设备来进行。随着网络的普及，可以实现档案信息的共享，同时可以在档案管理数字化平台的帮助下，展开更加全面的档案管理工作，提高档案信息的利用率，促进社会的发展。

2、现代档案管理体系的完善措施分析

在数字化不断发展的过程中，一些企业和部门在日常的办公中还是采用纸质管理的方式和手工抄写的模式，这就在一定程度上降低了工作效率。另外，相应的数字化平台的基本设施建设还需要进一步完善，管理体系和现实的档案管理工作现状相脱节。为了解决这些问题，加快档案数字化的管理水平，需要从两个方面入手，一是平台建设，一是完善体制。

要实现对档案信息的管理体系进行建设，需要考虑到档案管理软件的优化和管理，要在保证软件配置的全面性的基础上进行其他的工作，另外，需要确保软件运行功能的完善，提高其基本性能。基于数字化档案管理模式，需要进行软硬件的积极配合，使得档案能偶从纸质转变成数据形式，保证企业发展所用资料的完整性。另外在数据入库之前要对相应的数据进行整合，为以后的数据利用提供参考和依据。只有对档案管理体系和机制进行完善管理，才能最大限度地提供档案管理共走的效率，进而提高其社会价值。

3、数字化管理平台下现代档案管理的发展趋势

随着新时期档案管理工作的发展，信息化和数字化已经成为一种趋势，而且部分的企业基本已经达到了这一目的。但是从我国各大企业的发展现状上来看，还存在着较为严重的问题。因此，在进行档案信息化管理的过程中，应该加强对管理设备、方法以及技术的重视。在引进先进的技术、设备的同时，优化档案管理的体制，促进现代档案管理的健康发展。具体的措施可以从以下几个方面来进行分析和介绍：

3.1档案管理手段将得到创新，努力深化

由于信息化和数字化是社会发展的整体趋势，因此，档案管理工作的发展也要顺应社会发展的需要。因此，创新意识就是促进档案管理工作长足发展的关键和重点。传统的档案管理工作已经无法满足社会和个人对于档案信息的需要。

取而代之的是全程数字化管理模式，无论是从档案管理理念到档案管理办法，都将随着信息时代的发展，步步紧追，在这一探索的过程中，不断进行深化、改革和创新，从而适应新的信息环境。未来的发展趋势要求档案管理工作更为简便、快捷，确保工作效率和质量，因此在档案编制、统计、调研、等诸多管理环节上都将优化改进，实现全自动整合、检索、统计确保多项档案管理业务间的无缝链接，实现云端推送服务和覆盖更为广泛的网络资源共享，这一系列变革，都将档案管理带上一个新的发展方向。

3.2档案管理办法将不断推陈出新

随着时代的发展与进步，数字信息概念的普及，档案界的学术研究也将出现新理论、新思路，加之档案管理软件的研发层出不穷，档案管理办法势必打破传统一枝独秀的局面，呈现百花齐放的态势，这种现象有助于业界人士展开深入的讨论，并通过理论联系实际的方法对新产生的档案管理办法有更深入的了解，做到取其精华去其糟粕，使之成为经得起实践检验、为档案界所推崇的新型管理办法。这种良好的局面将不断循环演变下去，预示着我国档案管理水平走向成熟。

3.3档案管理制度将变得更加规范、完善

档案管理体系的构建，是一项融合了档案基础设施建设、档案管理组织机构设置、档案设置、档案管理制度确立等多项任务整合的系统性工作，在未来的发展过程中，要求档案管理制度更为规范、完善，这也是档案管理工作的核心。档案管理制度的规范和完整，能够为档案管理工作提供可靠的业务支撑，纵观我国目前的档案管理制度，尚存在一些问题，尤其是在数字管理平台的笼罩下，还需要对档案管理制度进行更深层次的规范和调整，使其适应数字信息的发展需求，特别是加强对电子文档的保存、数据交换、技术鉴定、资源共享等众多业务的规范，这些均是未来档案管理制度发展过程中亟待解决的问题。

4、现代档案管理体系数字化发展的措施

4.1要为数字化档案管理工作提供资金保障、资源保障和人力保障。加强数字化硬件建设和软件开发，改善工作环境，提供相应的技术支持。加快档案馆原始信息的数字转换进程和电子文件的积累，保证可传输数字信息的数量，并不断补充、更新和完善满足社会各界广大用户的需求，使数字档案馆正常运转，保持旺盛生命力。

4.2要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面技能的数字化档案管理人才。这要求我们调整档案管理人员结构和知识结构，培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障各种专业设施的正常运行。同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适应数字化建设发展需要的基本技能。

4.3要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属关系等问题。纸质档案的信息内容附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。电子档案的信息内容通过光、电信号的相互转换附在磁盘、光盘上，不能在载体上直接读取，必须通过计算机等专用设备的再转换，虽然存储量大、节省了贮存空间，但在信号转换过程中，由于受载体的转换条件、存贮介质的稳定性和技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或删改，却不易被察觉，因此对电子档案真实性的鉴别有一定的难度。

5、结论

档案管理事业走向数字化管理平台，可以说是迎来了一个崭新的局面，档案管理体系发展的总体趋势也将越来越适应社会主义市场经济建设需要，总体呈现出一片大好局面，然而针对档案管理体系的建设仍任重道远，始终不可懈怠，这要求每一位档案管理工作者肩负起时代交付的重任，把握每一次机遇与挑战，与时俱进，力图将我国的档案管理事业推上更高层次的发展平台。

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