浅谈档案管理的信息化发展趋势

刘海涛

摘 要：随着经济的发展和科技的进步，信息化技术在各个行业都获得了广泛的应用，计算机网络技术以及存储技术和数据库技术也获得了飞速的发展。因此，以计算机网络技术为基础的档案管理信息化，在其发展过程中也将面临前所未有的机遇和挑战。档案是记录信息的载体，并且具备历史记录、启迪未来等功能，这是其他任何领域都不具备的。研究档案管理信息化的发展趋势和发展策略至关重要，文章对此进行了深入的分析和讨论。

关键词：档案管理；信息化；发展趋势；研究

1 档案管理信息化认识

1.1 档案信息标准化

在档案实体管理实现信息管理的过程中，档案信息标准化是必不可少的，可以为档案管理提供业务规范以及相关技术标准。在实际工作中，由档案管理部门统一进行相关标准、规范的制定和施行工作。对于档案信息标准化而言，其主要有档案信息采集、档案信息存贮、档案信息管理以及档案信息网络和档案信息管理软件等五个方面的标准化内容。

1.2 电子档案特性

通过档案管理的信息化，可以使档案信息的检索查询、实施利用等变得更加方便和快捷，并且有利于实现档案信息及相关资源的有效共享。就档案信息数字化而言，主要包括以下几个方面的内容：档案目录、档案编研成果、档案全文数字化，同时还包括档案实体图片化，在此过程中，档案全文数字化是整个档案管理工作数字化的关键所在。

1.3 档案信息网络化

通过局域网、互联网等技术的运用，将经过数字化处理的档案资源信息进行网络化，建立科学、合理、高效率的档案信息网站，通过档案信息网站的建立，方便公众进行档案信息查询，并且实现相关资源信息的共享。改变以往旧的档案管理模式的封闭性和单一性，实现档案信息管理的开放性、交互性，提高档案信息社会化利用的便捷性。档案信息网络化的实现，使得档案资源信息可以为社会成员所共享，对于不同空间的多个用户，获得信息是同步的，从而使档案信息的服务质量和效率得以提高。

2 档案管理信息化的重要性

2.1 有利于提高档案管理工作效率

时代的发展，科技的进步，在全球信息化的推动下，迫切地要求档案管理工作也具有开放性和资源共享性。为了适应这一需求，建立和完善开放的档案管理系统势在必行。现代化信息设备的应用，使档案管理工作的效率得到了全面的提升，节省了档案管理人员的时间，加快了经济建设的步伐。

2.2 能够为管理决策提供可靠的信息

从实际上来将，档案是一种资源，对于企业来说，企业的历史以及经营决策的过程和成果，都被档案所真实地记录。企业制定决策时，除了要结合企业当前的现状，还要借鉴和参考以前的决策，这样就可以有效避免错误决策的重复出现，更加能够为制定新决策获得灵感，通过对之前决策的分析和对比，并制定几个可选方案，最终优中选优，从中选择出最佳方案。企业的决策是企业进行生产经营活动的指导和方针，决策制定是否科学合理，直接影响到企业的经济效益，也是影响到企业能否健康稳定发展的关键因素。档案管理信息化的建设改变了以往的翻查大量纸质档案的局面，节省了档案查找的时间，降低出错率，使查找资料更加方便快捷，为管理决策提供可靠的信息。

2.3 有利于为科研工作提供智能化服务

档案信息化资源时效性强，计算机技术和网络技术的快速发展和广泛应用，使得档案信息化在快速分析方面的表现尤为突出，此外，还适合于进行综合研究，并表现出其独特的优越性。虽然前期需要一定的投资和时间，然而一旦建设完成，就可以带来巨大的效益，获得多次、高效的产出。网络技术的应用使得远程服务成为可能，使资源共享得以实现，信息二次编著的时间也大幅减少，信息服务变得更加智能化和人性化，服务质量和服务效率也明显提高。

3 档案管理信息化发展策略

3.1 转变思想观念，树立信息化管理意识

目前，档案管理工作越来越受到人们的重视，在获得日新月异的变化的同时，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改变，档案管理正在向着信息化的方向飞速发展。为了适应新的形势，档案管理人员更加要紧跟时代的步伐，努力改变旧的传统观念，加强档案信息化管理意识，自觉提高自身的综合素质和岗位技能，只有档案管理人员的整体素质提高了，档案管理信息化建设才能获得保障。这是因为任何体系的建设都离不开人的作用和参与，最终的实施更是需要依靠人的努力和主观能动性的发挥。管理人员综合素质的提高，是档案管理信息化建设工作的重心，是档案管理信息化发展的前提和基础。

3.2 制定信息化发展目标，并严格执行

实际工作中，要从全局考虑，兼顾长期目标和近期目标，并使之有机结合，目标的确定和部署，必须坚持一定的原则，即科学性、实用性、适用性。在制定长期目标时，应以战略性的高度，纵观全局，不忽视细节，运用科学合理的方法，对全局进行深入的了解和细致的分析，使目标的质量获得保证，全局统一为一个有机的整体，不局限与当前，而是以长远的观点，考虑到信息化建设将来发展的需要，留下兼容、再扩充的富余空间，避免资源的浪费。在制定近期目标时，其侧重点在于目标的实用性和可行性。在信息化建设的初级阶段，即进行基础业务的建设时，需要对现有档案资料进行整理，工作必须认真仔细，不允许出现错误和遗漏，对于档案资料而言，其正确性是至关重要的，因此在整理档案资料时必须确保其正确无误，并严格遵守标准化的要求。在对档案馆藏进行整理时，优先对重要档案进行数字化处理，对于没有价值的资料应该根据要求销毁，避免重复劳动，浪费时间和资源，这也是实施信息化的客观要求。

3.3 信息化建设过程中的系统软件与硬件设备统一管理

当前，国内档案管理的各部门缺乏统一的管理和有效的沟通，所采用的信息化手段和软硬件设备也各不相同，这就严重影响了数据信息之间的兼容性，阻碍了档案管理信息化工作的进行。为解决这一问题，就必须结合当前的实际情况，使数字化设备得到统一，并具备专业性，进而实现字符识别，以及自动转化和编目、检索，并在此基础上实现自动全文存储、上载以及辅助立卷，自动标引、文档一体化管理等。具体到实际上，就是使计算机软硬件设备的型号和规格得到统一，这是档案管理信息化得以实现的前提和有力保障。

3.4 档案信息化标准制定

确保用户能够高效、快捷获取档案数据库信息，是数据档案信息化建设的根本目標，而这一目标的实现，则依赖于规范化和标准化的实施。进行档案管理时，档案内容、编号以及分类和案卷目录的编制，必须符合标准化的要求，对于不同的项目，也应该实施标准化。此外，还要防止传统档案信息资源的重复开发和应用，有效避免资金和资源的浪费，实现档案信息化资源的合理共享。

4 结束语

综上所述，信息化档案管理在促进档案信息资源的有效开发与应用的同时，还为社会提供了更多的资源和服务。在工作中，必须重视信息化的建设，推动和促进档案管理信息化建设的健康发展。

参考文献

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