浅析高校基层档案管理现状与对策

关效东

摘 要：高校档案管理是学校发展的重要基础之一，而高校基层单位的档案是高校档案的重要组成部分，因此必须高度重视基层档案工作。要针对基层档案工作存在的问题，采取相关措施，提高基层单位档案工作的质量。

关键词：高校；档案；管理

高校档案是指学校在履行其教学、科研等职责工作中形成的具有保存价值的资料。档案是历史的记录，是历史的再现。无论它是以任何形式存在，都是历史的最有价值的真实凭证。同时，它的专业性、特指性尤为突出。高校基层档案管理是高校工作的重要组成部分，做好基层档案管理十分重要。

随着我国教育事业不断地深化改革与发展，高校档案管理逐步走向规范化、系统化和信息化。通过对高校部分基层单位档案工作者的走访和了解，以及学习有关档案管理知识，结合办公室多年的管理实践，笔者对高校档案管理有了较为深入的认识与了解，谨对高校档案管理现状进行如下分析与探讨，以不断提高档案工作的管理水平。

一、充分认识基层单位档案的价值和作用是做好档案工作的前提

学校档案是直接记录和反映学校发展过程并归档保存的各类文件等材料。学校档案工作的意义在于：

1.档案是学校工作的历史记录，是全体教职员工智慧和脑力劳动的结晶。学校的任何一项工作或活动都会形成一系列的文字、数据材料等纸质载体或非纸质载体。凡按照归档制度保存下来的这些材料即所谓档案。

2.档案是学校工作的历史记录，具有凭证作用。随着时间的流逝、人员的更替，如果没有档案，前人的工作就没有了凭证和记录，事业的发展就缺少了继承，也不利于后人工作的创新。学校基层单位办公室的工作也是在继承前人工作成果的基础上不断发展的，需要借鉴他人的成果。一项完整的办公室档案蕴涵着丰富的信息，记载了人们当时的工作思路、方法和经验，对后人有着重要的工作启发和参考作用。时间越久，凭证作用越大。

二、高校基层档案的特点

高校日常的行政工作具有辅助性、服务性、综合性、协调性、随机性等特点。从高校基层单位行政办公室的工作情况来看，大部分工作人员的工作均相应地具有任务重、头绪多的特点。其中，兼职档案工作在办公室工作中也占有相当的比例。随着工作内容的增加或管理机制的变化，目前基本形成了一人多种角色的管理形态。以基层学院的档案管理为例，可分为按专业分类、按信息分类、按科研成果分类、按教学分类、按学生资料分类、按行政工作分類等。由此，可建立一套档案管理系统，并为学院教学、科研与学科建设等方面提供有参考价值的原始信息，为基层单位相关工作提供帮助，这对促进基层单位的科学发展和可持续建设与发展都起着不可估量的重要推动作用。

三、掌握档案知识，不断提高业务素质，是做好学校档案工作的基础

档案工作业务性强，同时也是一项带有“铺路架桥”性质的服务工作。目前，多数高校的档案馆在校内基层单位都设有专职档案员（或兼职档案员），专门协助档案馆做好本单位档案的收集、整理和归档工作。这无疑是做好高校档案工作的重要举措。兼职档案员必须认真学习档案基本知识，掌握有关档案工作的规范，熟悉行政档案工作的流程。另外，档案员还要具有默默无闻、无私奉献的精神和积极主动、严谨踏实的工作作风。只有这样，才能成为一名称职的、高素质的基层档案管理工作者。

四、注重档案管理，抓好基础性工作

1.明确工作内容。档案工作是一项积累性工作，首先需要档案工作者在日常工作中注重学校各类材料的收集和整理，全方位收集相关档案资料，倡导全体师生支持学校，积极提供有保存价值的教育教学资料，努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友资料等，使档案内容丰富充实。保存价值不明确的要及时请示上级领导和业务部门，不能擅自决定。

2.纳入办公室工作体系。基层单位的办公室要明确档案工作的地位，形成工作流程与制度，以确保档案的完整、准确、系统和安全。要配齐基本的档案工作设备，提高档案工作的水平和质量，提升档案工作的效率。

3.提高档案工作者的素质。积极配合是做好办公室档案工作的关键。办公室兼职档案员是基层档案工作的主体，只有他们充分认识到档案的重要性，才会积极、主动、有意识地积累档案，并做好档案工作。所以，学校要采取各种办法和措施，组织兼职档案员认真开展业务学习，提高对档案工作的认识，自觉地做好档案的积累工作。

档案工作是一项永恒的事业。随着高校各项工作的深入，高校档案工作的内涵和外延也在不断拓展，这必将对高校档案工作提出新的要求。基层的广大档案工作者要主动适应形势的发展，努力学习档案知识，不断提高档案意识，坚持服务第一，并由管理型向信息服务型转变，努力挖掘档案价值，积极利用档案的价值，为学校档案事业蓬勃发展和我国的高等教育事业的发展作出应有的贡献。

参考文献：

李光伟，黄西川.高校现代科技管理概略[M].南京：东南大学出版社，1996.