国家海洋档案信息管理与国家海洋数字档案馆

刘家真，薛惠芬

（1.武汉大学 武汉市 430072；2.国家海洋信息中心 天津市 300171）

海洋档案是各项海洋工作活动的记录和凭证，它包括国家机构、社会组织和个人，在从事海洋的管理、科研调查、资源开发、公益服务、对外合作与交流以及海洋部门党政工作等活动中直接形成的，对国家及社会有保存价值的各种不同形式的原始的历史记录[1]。海洋档案是国家海洋行政管理和宏观决策的基本依据，是管理领海与开发海洋资源的基础数据和战略资源。

十八大报告指出，中国将提高海洋资源开发能力，坚决维护国家海洋权益，建设海洋强国。国家的海洋战略目标推动了我国海洋事业的空前发展，随着海洋工作的广度、频度和深度的拓展，利用海洋档案的需求也随之增强。海洋档案资源的丰富程度与管理水平，直接影响到海洋档案信息服务的质量。

1 我国的海洋档案资源

表1 我国海洋档案分布图

中国海洋档案馆是国内唯一的国家级海洋专业档案馆，是我国海洋专业档案资料保管和开发利用基地，负责全国海洋档案资料与信息管理和服务[2]。实际情况是，我国海洋档案信息资源分散在海内外（见表1），尚未进行集中统一的管理，如全国海洋档案联合目录至今也没有建立，更无统一的检索平台可以查全相关的档案信息，这种管理现状难以服务海洋开发与海洋维权。

1.1 海洋现行档案的多头管理

现行档案是指形成时间较晚，离现在的时间距离较近的档案，这类档案具有现时性查考作用。对于当前的海洋管理、海洋维权、海洋开发以及从事海洋科学研究都具有较高的利用价值。

1949年后，我国的海洋档案主要是在海洋行政管理部门的职能活动、海上执法部门执法活动以及海洋科研机构和院校的海洋科学研究中形成，其实体档案也多保存在这些机构。

中国海洋管理体制至今仍然是条块分割的，国家海洋局海洋战略研究所编写的《中国海洋发展报告（2012）》披露，包括海军在内，我国中央层面的海洋管理部门有17个部委和机构，海事、边防和海关3个海上执法部门[3]。这些部门的海洋档案，除国家海洋局所属部门的海洋档案归中国海洋档案馆集中管理，其他均由海洋部门自行集中管理。有资料揭示，记录我国各项海洋活动的数十万卷档案，跨系统、跨部门的分散保存在100多个海洋单位的档案馆（室），彼此间没有交流与互动，更无目录共享机制[4]。此外，随着我国海洋科学研究的发展，海洋科研机构和院校达到122个[5]。除我国北海、东海、南海海洋科学调查和大洋科学调查、极地考察的海洋档案已经移交到国家海洋档案馆外，其他均分别由这些科研机构与高校的档案馆保存。

我国海洋档案尚无全国统一的管理机构，现行海洋档案的实体资源保存在各自为政的单个海洋行政系统与科研机构中。作为负责全国海洋档案资料与信息管理和服务的国家海洋档案馆，其仅仅限于对国家海洋局所辖机构的海洋档案进行管理。如除保管我国北海、东海、南海海洋科学调查和大洋科学调查、极地考察以及国际交换的档案资料与信息，主要保管我国海岛、海岸带综合调查档案以及国家海洋局、国家海洋信息中心科技成果档案和部分基建档案[6]。其归档保存的海洋档案主要是：海洋调查与观测档案、海洋基础科学研究档案、海洋应用技术与设备档案、海洋工程档案、海洋资源开发与利用档案、海洋环境保护档案、海洋信息服务档案等[7]。

随着我国海洋经济高速发展以及海洋维权的需要，这些具有现实查考作用的海洋档案，利用价值很高。由于至今不仅其档案实体资源多头管理，连全国联合目录也未建立，要在浩如烟海的海洋档案中查找某个数据或查全某类信息为决策服务是极为困难的，不仅耗时，有时甚至会无从查起。

1.2 海洋历史档案分散在海内外

历史档案是指形成时间较早、离现在较久远的档案。海洋历史档案不仅具有历史文化价值，有些对于今天的海洋管理、海洋维权与海洋科学研究仍然具有现实价值。表2列举了几类历史档案，并说明了其现实价值。

表2 海洋历史档案的现实价值

1949年前的海洋重要历史档案大多被当时的国民党政府带到了台湾。例如，中央研究院近代史研究所档案馆（台湾）所藏的外交档案，涵盖时间自1861至1980年；其所藏的各式地图为清末至民国时期水利行政部门所存的河道、水文图以及军事要塞图等[8]。国内档案馆也有少量民国时期的海洋档案，有些沿海地区（如广东）档案馆还保存有一些国民党政府尚未带走的少量海洋档案。

历史舆图与地方志，除我国国家图书馆、某些博物馆以及沿海地区的地方志办公室等收藏外，由多种渠道被国外图书馆、档案馆收藏。例如，逸散到美国的中国地方志据不完全统计达5 500多种，仅哈佛大学就藏有宋明珍贵方志上百种。日本所藏比美国还多，此外，英、法、德、意、荷兰、瑞典等国也都有收藏。又如，2010年台湾故宫博物院与美国国家图书馆合作，将157组中国历史舆图数字化并征集到台湾。

由上可见，查找我国海洋历史档案数据要比查找现实档案数据的难度更大，但在我国海洋强国的国家战略目标下，对保存在大陆地区的这类历史档案信息的共享是有可能的。特别是我国资讯管理的数字化，不少这类历史档案已经数字化或目录已经数字化。逸散在海外的重要海洋历史档案的信息采集与回归，在台湾地区已经进行，我国国家图书馆正在开展与国外图书馆的此类合作。作为我国海洋专业档案资料保管和开发利用基地的国家海洋档案馆，有必要对这类海洋历史档案信息进行采集并归档保存，以适应我国海洋强国战略对海洋档案信息资源的需求。

2 国家海洋档案信息资源的管理

海洋档案信息是支撑海洋管理最基本与最重要的信息资源。随着人们对海洋的利用不断扩展以及各国竞争的加大，对海洋档案信息资源需求增加，但我国当前的海洋档案信息管理存在较多的问题，难以满足认识海洋、管理海洋与开发海洋的基本需求。

除以上论述的海洋档案信息难以共享外，我国在海洋档案信息管理上还存在以下问题：

（1）缺乏海洋历史档案数据的采集

由于各种原因，1947年以前的海洋历史档案在大陆地区保存较少，也缺乏有计划有组织地收集这类档案信息。海洋档案历史数据的连续性，不仅有利于论证领海主权，也是观测掌握海洋环境的演变与全面了解海洋资源不可或缺的重要资源。这些历史数据不仅有利于我国，也有利于世界对海洋的了解。

（2）重视海洋科学数据的收集归档，缺乏人文历史数据收集

从我国已经积累的海洋档案数据来看，多为科学数据，几乎没有归档保存与海洋相关的人文历史数据，而后者是开发海洋文化与申报海洋世界文化遗产的重要依据。中国具有悠久的历史，漫长的海岸线，丰富的海岸类型，厚重的海洋传统，但至今没有一项涉及海洋的世界遗产项目。这与我国缺乏完整的相关人文历史数据有关。此外，海洋人文历史数据也是支持沿海旅游资源开发与说明我国海洋文化的基础。

首先要提高对海洋档案与海洋档案管理的全面认识，并需要设立全国海洋档案信息资源共享管理的领导小组，建立科学的海洋档案管理制度与管理机制，充实海洋档案信息资源馆藏，为现代海洋管理服务。国家海洋信息中心的主要职能是管理国家海洋信息资源，指导、协调全国海洋信息化业务工作[9]，将全国海洋档案信息资源共享管理的领导小组设置在国家海洋信息中心较为合适，有利于从现代海洋管理的需求来规划海洋档案信息资源的管理与利用。

在海洋档案信息资源管理的众多急需解决的问题中，建立全国海洋档案信息联合目录是重中之重。数字化技术为海洋档案信息资源共享提供了便利，国家海洋信息中心的技术力量为其实现提供了技术支撑，关键在于共享机制的建设。为便于海洋档案信息目录的建设应建立海洋档案联合目录中心，有组织、有计划地指导全国海洋档案联合目录的创建，同时该中心也应承担联合目录的共享管理。国家海洋档案馆负责全国海洋档案资料与信息管理和服务，将海洋档案联合目录中心设在国家海洋档案馆，既有利于全国海洋档案联合目录的建设与信息安全，又有利于国家海洋档案馆职能的实现。

3 国家海洋数字档案馆建设

数字档案馆具有档案资源数字化、信息组织与传输网络化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点，特别有利于在数字化与网络化环境中对档案资源的集中管理与多元化服务的提供。建立国家海洋数字档案馆，有利于国家海洋档案信息的集中管理，是国家海洋强国决策服务的重要资源库之一，可满足不同需求的海洋档案信息资源的多元化服务。

鉴于全国海洋档案信息资源的共享管理机制尚未建立，国家海洋数字档案馆建设可分步进行。首先以国家海洋档案馆为基础，构建国家海洋数字档案馆的信息环境与基础设施，在国家海洋档案馆受理归档的机构范围内，实现归档信息的采集、归档、服务一体化、网络化及便携化。待全国海洋档案信息资源的共享管理机制建立后，将其网络延伸至所有的具有海洋档案信息资源的机构，采集相关数据，实现全国海洋档案信息资源的分布式集成管理与信息共享。

3.1 以国家海洋档案馆为基础的数字档案馆功能

国家海洋档案馆的数字档案馆应建立在国家海洋局信息中心的内网上，具有归档数据的采集、传输、整理、存储、管理与提供信息服务等职能。数字档案馆的馆藏资源不仅在内网上提供内部信息服务，还是数字海洋的资源库并利用数字海洋的对外门户，为公众提供可公开的档案信息资源与档案编研信息服务。随着国家信息中心内联网的覆盖面扩大，各海洋单位均可在该归档管理系统上归档海洋档案信息，并可在内网上共享海洋档案资源。

（1）归档数据的采集与整理

首先，数字档案馆的归档系统应与国家海洋信息中心的办公自动化系统对接，按照归档要求，采集归档数据，使国家海洋信息中心行政工作中产生的归档信息可及时、完整地归档保存。随着内网建设的扩大，凡是处在内网上的归档单位，无论是行政办公、海洋监测或科学研究，其归档数据都应通过网络归档，使海洋档案数据在数字档案馆被加工整理与安全存储。数字档案馆应是这些原始数据最安全的保管基地，为此数字档案馆应有各类安全措施与设施。

（2）对海洋人文历史档案信息的收集

为满足海洋管理与海洋开发的信息需求，数字档案馆应从多种途径、以多种方式采集海洋人文历史档案信息以丰富馆藏。

（3）内网上的信息服务

数字档案馆应在内网上提供档案信息服务，实现内部信息和资源的共享。考虑到个性化服务的需要，除可在内网上按照搜索引擎提供内网工作人员的授权检索外，还应依据决策需求，建立领导决策数据库与推送式服务的专门平台。该平台不仅便于信息服务的本地递送，也应提供跨越时空的异地传送，满足服务领导决策的基本需求。

（4）外网上的信息服务

为满足公众对海洋档案信息的利用需求，数字档案馆应将可以公开的海洋档案信息在外网上发布，国家数字海洋门户就是最好的发布平台与提供利用的窗口。除利用数字海洋门户发布可公开的海洋档案信息外，数字档案馆还应成为数字海洋门户的信息基础，特别是随着各类海洋档案信息资源的共享后，应建设具有特色的海洋档案信息编研数据库，提供专门的信息服务，以满足探索中国近海的各界人士、研究人员、学生和相关公民获取海洋档案信息的需求。

3.2 覆盖全国的海洋档案数字档案馆

全国海洋档案信息资源的共享管理机制建立后，国家海洋档案馆的数字档案馆就具有了发挥更大功能的可能。届时，以该数字档案馆为基础，将其网络延伸至所有的具有海洋档案信息资源的机构采集相关数据，或通过某些技术，构建集成全国海洋档案信息资源的信息空间。这时的海洋档案数字档案馆将演变成由全国海洋档案数据库群、档案信息资源处理中心构成的全国海洋档案数字档案馆群体的系统工程。种类齐全、信息量大的海洋档案资源的数据共享将具有更为强大的信息服务能力，对于确保我国对近海海洋资源的权利、加强海洋利用和岛屿管理、保护海洋环境与海洋遗产等具有战略意义，对实现我国海洋的综合管理，提高人们的海洋意识，实施海洋强国和可持续发展战略具有社会效益和潜在的经济效益。

[1]海洋档案管理规定[EB/OL].http：//www.tjdag.gov.cn/tjdag/www－root/hxq/template/main/hxdan2012/Dang%20an%20gui%20ding/037.htm，2012-11-26.

[2]新华社.中国海洋档案馆揭牌 [EB/OL].http：//www.chinamil.com.cn/site1/xwpdxw/2007-11/20/content_1026801.htm，2007-11-20.

[3]17个海洋部门或统一[EB/OL].http：//www.guancha.cn/politics/2013_03_02_129164.shtml，2013-03-02.

[4]侯秀生.试论我国海洋档案的管理机制与模式 [J].海洋通报，2003（4）：77-84.

[5]我国已有“海洋”科研机构和院校122个[EB/OL].http：//news.xinhuanet.com/tech/2006-10/04/content_5168407.htm，2006-10-04.

[6]中国海洋档案馆在天津塘沽揭牌[EB/OL].http：//www.chinamil.com.cn/site1/xwpdxw/2007 -11/20/content_1026801.htm，2007-11-20.

[7]海洋档案馆.中国档案[J]，1989（7）：77-82.

[8]（台）中研院近史所档案馆馆藏检索系统.http：//archives.sinica.edu.tw/?page_id=33[EB/OL]，2011.7.15.

[9]国家海洋信息中心 [EB/OL].http：//baike.baidu.com/view/4204052.htm.