谈监理资料的管理

董卫珂

摘要：随着我国建筑市场的不断发展，建设项目的不断增多，建设规模的不断扩大，建设工程质量、安全事故也频频发生。而当发生工程质量事故需要追究有关责任时，监理企业或监理人员往往处于一种茫然无措的被动状态，不能为相应事故提供有关书面证明资料来免责，致使监理企业或个人受到严重的处罚，甚至还要被追究刑事责任。因此，就需要加强重视监理资料的作用。

关键词：监理资料；工程项目；资料管理

中图分类号：U415文献标识码： A

一、监理资料的特点

1)来源广泛。在项目建设实施过程中，监理每天都要认真的做记录，因为在项目现场会发生各种各样的情况。所做的记录包括:旁站记录、例会记录等，渗透到监理工作的各个方面，既来自建设单位，也来自于施工单位，同时也涉及到对工程质量的控制、投资的控制、进度的控制、合同的管理等多方面的内容，是目标控制的基础和客观依据。

2)信息全面。a．由于工程施工周期较长，如果信息收集不完整、不准确、不及时，必然影响工程控制的实用性和时效性。b．因为监理资料涉及面广，所以监理工作涵盖了大量的信息。如果监理资料不全面，必然会影响到工程进度和质量。

3)动态性强。监理信息资料管理的过程是一个动态控制的过程，且资料管理随着工程的不断深入而日趋繁琐，所以我们要对资料的管理进行动态控制，时刻关注计划与实际的相对偏差，做出合理调整，并及时的进行改进。

4)连续性强。监理资料与监理活动密切相关，有资料才有依据；所有的监理工作具有较强的连贯性，而且监理信息的收集、整理及反馈是一个闭合体系，稍有不慎，资料将会不连贯，工作可能出现脱节。

二、监理资料管理的重要性

监理项目资料管理主要是指建设监理单位收到建设单位的委托，在工程建设监理阶段，对建设工程项目实施过程的相关资料进行有效的收集、整理、归档和检索等步骤。这些步骤的实施，不但可以使监理资料得到科学的管理，还可以为监理工作创造良好的条件，从而为建设工程项目的档案归档提供可靠的保证，极大地提高监理工作效率，使建设工程项目的监理工作更加规范化和标准化，而整个工程的质量也得到有效的保障。

三、监理工程资料管理存在的问题

(一)建设监理资料不齐全

在工程项目建设当中，监理工作是一项较为复杂而艰巨的工作，与此同时所形成的监理资料数量也较为庞大。然而，目前一些工程项目在建设的时候，常常出现监理单位的建设监理资料较少，并且工程项目建设过程中监理活动也不能够在监理资料中得到有效的体现。这就使得许多工程项目建设中的监理资料无法达到法律所规定的要求，特别是一些新出台的规范和规定，在监理资料里面也得不到反映，从而造成监理资料不齐全、不规范的情况，这就严重影响了整个工程项目的监理工作质量。

(二)由施工单位代写、代填、代签监理资料

当前，随着工程中施工任务的不断增加，很多监理单位因为所负责的监理工作比较多，但是在真正意义上具有监理资质的人员却很少。所以，为了对缺口能够及时填补，不得不聘请一些没有资质或者没有施工经验的人员来进行凑数，由于这些监理人员缺少一定的责任心，在工作中很难独自做好一项工作，其所用的监理资料大部分都是复制施工单位的，最终只是签字都行了，更为严重的是很多建立资料都是让施工单位来进行代填、代写、代签，并没有真正意义上实现监理的职责，这就造成监理资料出现参差不齐的状况，导致整体的监理工作效率低下。

(三)监理资料编写、收集、整理不够及时

因为工程材料的报审以及隐蔽工程的验收等施工资料具有不可追忆的特点，在工程完成之后，项目资料只能依靠记忆来进行弥补，很多监理人员对监理资料不是很重视，尤其在这当中对于监理资料的收集和整理以及编写等工作做得不够及时，导致监理资料在整编工作中产生一定的滞后，严重影响了监理资料管理的效率。另外，很多监理单位在进行工作时没有相应的规划，同时在工程施工中也没有一个相应的实施方案，在工程验收的阶段仍然缺少质量等级建议，同时也对相关的监理资料也不去收集。到最后需要用来支付承包单位工程款的时，才想起对检验报告进行收集和填报，有时还使用一些合格的材料合格证来进行填写，这种行为，不但会对整个工程的质量造成影响，还会出现安全隐患威胁社会和人民的生命财产安全。

(四)监理资料管理不规范、不统一

目前，我国在监理资料上面的规范性相对滞后，使得一些监理单位和监理人员对监理资料管理显得相对随意和单一。这样的情况，就会使得监理资料的管理评价没有一个统一的标准，监理资料管理在这种混乱的环境下，无法得以有效地开展，从而降低了监理资料管理的工作效率，使监理资料管理缺乏规范性。

四、如何做好监理资料管理

(一)明确责任，专人负责

项目监理机构由总监理工程师、专业监理工程师和监理员组成，它是为完成具体工程项目监理任务而由监理单位派驻工程项目开展项目监理工作的基层组织。在监理工作过程中，对于施工中不同阶段的资料管理，项目监理机构的组成人员都有自己的工作范围和职责，这就要求项目监理机构必须建立健全内部责任机制，明确分工，责任到人，严格遵循“谁监理，谁负责”的原则，保证每个岗位不缺人，每项工作有人做，每份资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。

(二)施工资料，严格把关

建设工程施工资料既是反映工程质量和工作质量的重要依据，又是评定工程质量等级的重要依据。在施工单位收齐资料整理立卷后，监理单位应根据资料档案管理机构的要求，对资料的完整性、准确性、系统性和案卷质量进行审查。所以在每次的工地例会上，监理单位要向施工单位强调施工资料的重要性，并交待有关施工报验的程序，坚持“报验必须资料先行”的原则，对施工资料的质量严格把关。让施工人员牢固树立“资料衡量质量，责任重于泰山”的理念，为更好的开展监理资料管理工作奠定基础。

(三)注重记录，提高意识

监理日记是由各专业监理工程师、监理员在质量、进度、投资控制和组织协调等方面，根据自己的工作范围，对每天监理工作全面而又连续的如实记录，内容包括:施工现场的环境和天气情况；施工进展情况；监理人员旁站、巡视、见证取样、平行检验等情况；还有在施工中发现的问题及整改情况等。它是考核监理工程师工作绩效的重要依据，同时也是检查施工质量的重要线索，一旦项目建设过程中业主与承包商之间对质量、进度、费用等问题产生异议时，必然要追溯监理日记的记录，以求证明。所以监理人员要按照《建设工程监理规范》的相关要求，对所记录资料的规范性和真实性负责，这样才有利于监理项目部的领导在审查时及时了解施工现场的实际情况，并对施工和监理工作中存在的问题进行及时处理和有效的指导，使工程建设工作有条不紊的向前推进。

(四)不断学习，与时俱进

工程监理是一种高智能的服务性行业，因此监理工作的性质决定了监理从业人员必须要积极学习，终身学习，将学习贯彻在日常的工作中、生活中，练就勇于进取的精神，不断完善自我修养、知识储备；不能让自己的知识水平仅仅停留在原有的基础上，而应通过继续教育培训，不断更新业务知识，扩大知识面。进一步学习了解新技术、新设备、新工艺、新材料，只有这样才能够完全掌握监理资料管理的理论、方法以及手段，以科学的工作态度、严谨的工作作风，为业主提供更加优质的服务。

结语

综上所述，想要做好监理工程资料管理，首先应提高监理对监理资料管理的重视，加强目标控制，规范监理资料的归档工作，并建立健全监理资料管理网络，以此来不断的促进和完善工程监理资料的管理，只有这样才可以有效地提高监理工程资料管理的效率。

参考文献

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