高校基本建设项目档案数字化管理系统的设计

孙加加

（安徽建筑大学 电信学院，安徽 合肥 230022）

1 引言

随着国家对教育事业的重视以及对教育发展的投入增加，高校的招生人数和办学规模逐渐扩大，高校新增的基本建设项目的规模和数量也随之快速增加。高校的基本建设项目是学校固定资产创造和增加途径，是拓展办学规模的基础，基本建设项目可以改善办学条件，提升校园环境风貌。尤其在“十一五”期间我国大部分高校每年投入学校的基本建设中资金高达数亿，基本建设的项目规模越来越大，参与项目建设单位越来越多，建设过程中产生的基建档案量日趋增加，给高校基建档案的管理工作带来了严峻的挑战；另一各方面还普遍存在着学校在管理过程中重学校的教学、科研档案管理而轻基本建设档案管理。然而，高校的基建档案不但是项目建设过程的真实记录，而且是建设项目维修、改造的重要基础和依据，高校基本建设档案是重要是校园建设信息资源，在学校的基本建设管理工作过程中完整档案有着承前启后的主要作用［1］。高校基建档案管理工作如何在新高校发展形式下为学校的改革和发展发挥应尽的作用，是高校基建管理工作者面临的新挑战［2］。

2 高校基建档案的特点及现状

2.1 高校基建档案的特点

（1）档案利用反复性。高校的基建项目档案在高校建设过程中可反复多次使用，项目的设施的改建、扩建、维修都与项目档案紧密相连。档案是项目建设过程的历史重现，在后期的项目使用、改造、维修中显得十分重要。在项目档案使用过程中，完善的可供远程查阅数字化档案，不但可以减少大量的纸质档案查询时间和节约大量的人力财力，而且可以很大程度上提高经济效益和档案使用效率。

（2）校园建设过程历史追溯性。高校的项目档案管理过程中收集与整理项目建设过程中涉及的各类相关文件、记录，施工图纸，其中很大一部分档案文件，如工程项目项目建议书及批复报告、可行性研究报告及批复、规划、征地、投资计划等，真实地记录当时项目建设历史情况。高校基建档案的及时收集、整理归档，既可以完善基建档案管理工作，还可以充分利用信息资源，通过档案分析，为项目管理服务。基建项目的档案是高校建设管理的历史记录，是学校基建项目的凭证，在学校维护权益和项目建设管理方面发挥无可替代的作用［3］。

（3）来源广。建设项目参建方有业主方、设计单位、施工单位、监理单位、材料生产厂商和供应商、运营管理单位、政府职能部门等，在参与项目建设过程中各自都产生大量的建设档案。

2.2 高校档案管理工作的现状

随着高校基本建设事业蓬勃发展，基建档案的管理也随之不断发展和转变，在基建档案管理的现状目前主要表现在以下三个方面：

（1）重建设轻档案。在高校基本建设管理过程有部分领导认为，只需要做好项目的安全管理、进度控制、质量管理及投资管理等施工现场的管理，在学校规定工期内把项目建成，忽略了档案的管理工作。致使很多基建档案缺失，对后期的档案存档、竣工备案以及产权办理造成了不可弥补的损失［4］。

（2）管理手段不能与时俱进。目前，档案全都采用纸质的形式，既需要花费大量的人力、财力用于收集整理，又影响管理的效率，档案的收集和使用过程中发生遗漏和失误的问题无法避免，造成在后续的项目的管理过程中因重要的档信息缺失而面临更多的困难。

（3）管理滞后。高校的档案管理工作不能与项目建设同步进行，造成在项目建成后才组织人员对档案进行收集、整理，使得档案管理相对滞后，给项目档案完整的收集工作带来很大的难度。

3 档案数字化管理

3.1 确定建设项目档案分类方式

应根据高校基建档案的形成特点和建立系统数据库的使用方式，确定其档案分类及数字化［5］。从基建档案形成情况看，多数高校建校历史悠久，基建档案跨越历史时间较长，建设项目数量多，资料杂乱。应确定一个有效的分类方式，根据建设项目特点常见的分类有以下几种［6］：

（1）按项目分解结构分类；

（2）按项目实施过程分类；

（3）按项目具体管理工作内容分类；

（4）按信息的类别属性分类；

为满足信息管理的需求，常常在建设项目档案分类上，采用上述两种或几种分类方法，笔者结合学校所在地的城建档案馆的档案分类要求对基本建设项目档案进行综合分类。

3.2 档案数字化化方式

尽管高校基本建设项目数量虽多，但若单位采购专用设备进行数字化扫描，一次性投入成本过高。随着我国市场经济不断发展，与建筑业相关服务行业的日趋兴起，建设项目纸质文件的数字化可采用社会化服务方式，委托建筑专业相关的图文公司，将建设项目纸质文件进行逐一扫描后，制成电子文本并刻录成光盘。

在档案数字化扫描时应从以下几点去实施：

（1）确定档案文件扫描后的保存格式。

（2）规定档案文件扫描的顺序。

（3）确定档案文件的扫描方向。

（4）为确保电子文件与纸质文件一一对应。扫描结束后，根据网络传输、档案的留存需求一式多份刻录光盘。

4 高校基建档案数字化管理系统设计

为解决高校基建档案管理相对落后的现状，提高基建档案管理效率，本文提出利用Java－Web技术，基于目前流行的软件MVC框架模式开发基建档案数字化协同管理系统。该系统主要功能是实现基建档案远程查询、上传、下载等功能。

4.1 系统框架结构

本系统分为三层，分别为显示层、业务层、数据层［7］。显示层通过Jsp技术将用户需要的档案信息在网页上展示，业务层负责对用户所需信息的筛选，在业务层与数据层Dao用接口隔离，数据访问dao层调用数据后交业务处理层则，采用接口隔离的优点时修改底层数据库后，上层不用修改。数据库采用mysql数据库技术把基建档案进行分类收集，建立数据库。管理框架的构是基于MVC框架下搭建的，主要分三层（见1）。

图1 管理系统的架构

（1）显示层。显示层模块利用Struts2框架搭建，通过显示层把本建设项目信息系统中的信息在WEB上展示。struts2吸收了struts1的优点，以 Webwork的设计思想为核心，是struts2是struts1和Webwork结合的产物。一个请求的实现要进过以下几个步骤：一个请求在Struts2框架中的处理见图2几个步骤：

图2 Struts2请求处理步骤

（2）业务层。响应显示层的各种请求，从数据层中取数据，经过加工后，传输到显示层。该层主要实现在com.mystudy.framework文件夹下的ControllerServlet类，在javaweb项目中可编译的JAVA类文后缀名字为.class的文件都会生成在/WEB－INF/classes文件夹下，当 Tomcat容器启动的时候，ControllerServlet中的init方法会遍历classes文件夹下的所有.class文件，找到所有有注解 ＠Control的类放入 MAP中 MAP的key对应，然后请求的URL即请求地址MAP的值对应类的实例当客户端请求的时候服务端的ControllerServlet，通过 API request.getRequest－URI取到客户端请求的地址，然后找到与地址对应的类的实例。

下面是ControllerServlet在web.xml文件中的配置

配置表示TOMCAT服务器一启动的时候就首页加载ControllerServlet，＊.do表示ControllerServlet拦截所有URL带 .do的地址例如客户端请求地址为“http：//192.168.1.100：8080/TestOA/control/customer/customer.do？method＝query”就会被代码中＠Control（“/control/customer/customer”）public class CustomerAction下面的CustomerAction类拦截下来。然后客户端请求地址写成“http：//192.168.1.100：8080/TestOA/注解名.do？method＝query”这个请求地址就会被MYClass这个类拦截到调用YClass的query方法完成业务。

（3）数据层。该层主要是实现MySQL数据库的数据存储与应用管理问题。项目建设的实施过程中，产生了大量的形式各一的档案信息，各参建方信息的管理模式和信息的存储空间都各不相同；并且产生的档案信息量，随着建设项目的不断开展也急剧增加。数据库充当信息存储的平台，保证各信息需求方，从这个数据库中随时把需要的信息取出，从而避免了反复输入发生错误和因多次输入导致成本的增加。因此，数据层必须能保证数据的有效存储、共享应用。

1）数据存储：本文按照城市建设档案馆的建设项目档案管理目录对项目的档案进行分析，按项目的前期阶段、施工阶段、验收阶段对建设项目的档案进行分类，并严格按照各个项目细分各子项目，以适当的形式，进行合理的管理和存储，为用户提供便捷的申请档案信息共享。

2）数据应用：是指在数据层能够实现用户所需档案的快速查询、档案信息的有效下载、信息的上传以及错误或过期信息的删除等基本功能，实现建设项目的各个参与方可以根据自身需求能够随时随地地使用所需的档案信息。数据应用主要考虑在访问数据库中的数据时，需要确定每个使用者使用的权限设置，以保证建设项目的各种数据能够及时上传、下载及删除等，确保数据安全。

4.2 系统的功能框架

基建档案管理系统是建立在网络环境的基础上的，各参建部门通过网络环境向外部输出或提取档案信息数据，本文设计的建筑工程信息管理系统是的B/S模式下设计与实现的。建筑工程管理系统包括了管理员、普通访问者，在系统总体结构中，其框架如图3所示，将建筑工程管理系统划分为用户登录、工程文件查询、文件上传/删除，文件下载几个主要模块，通过数据层实现系统应用。

该系统主要可划分为系统管理、档案信息显示模块、文件浏览模块，其中系统管理模块主要实现主要实现该系统的人员管理、使用人员权限设定及系统日常的数据维护；档案信息管理模块主要实现基建档案的日常上传、下载等功能；文件查询、浏览模块主要实现档案信息的查询及在网页中浏览档案信息。

图3 系统功能框架

5 总结

本论文从高校的基本建设项目的档案管理的基本现状出发，引入建设项目档案数字化的实施方法，利用现有的先进的系统软件开发及数据库技术，对该系统进行设计，为高校的基本建设项目档案管理工作提供了一个有效的平台。通过该系统的设计与开发，可以实现档案的网络共享和协同管理。

1 陶宜生.做好高校基建档案工作的思考［J］.科教导刊，2011（12）：193－194.

2 秦红梅.如何加强高校基建档案管理［J］.档案管理，2011（4）：93－94.

3 王艳丽.基建档案在高校校园建设中的重要作用［J］.城建档案，2011（12）：51－53.

4 周志刚.建筑工程施工项目管理的刍议［J］.工会博览，2010（6）：50－52.

5 陈淑香.高校基建档案信息化管理探析［J］.城建档案，2013（1）：81－82.

6 丁士昭，商丽萍.建设工程项目管理［M］.中国工业出版社，2011.

7 饶晟.信息管理数据库系统的业务逻辑层实现步骤［J］.数字技术与应用，2011（11）：78－79.