浅谈如何搞好水电企业科技档案的利用工作

陈志艳

【摘要】本文介绍了水电企业科技档案在工作中的应用，明确服务方向，改进工作方法，正确利用与保密的关系，加强科技档案人员自身素质建设，适应企业发展的需要，对目前我院科技档案在利用过程中存在问题的思考进行的探讨。

【关键词】科技档案；服务方向；利用与保密；问题

How to improve the use of science and technology work hydropower enterprises Archives

Chen Zhi-yan

（Xinjiang Production and Construction Corps， Ken Watt Manas River Dam Project Construction Administration Xinjiang 832000）

【Abstract】This article describes the application of science and technology archives hydropower enterprises， specifically service orientation at work， improve working methods， proper use and confidential relationship， strengthen scientific and technological personnel file their quality construction， to meet the needs of enterprise development， the current file in the use of technology in our hospital Discussion carried think there is a problem in the process.

【Key words】Technology archives；Service orientation；Utilization and confidentiality；Issue

科技档案是一种潜在的资源，其自身的价值只有经过开发利用，才能转化为物质财富，创造出可观的社会和经济效益，这在当前社会主义市场经济发展中已得到了充分体现。水电工程设计档案，是水电站建设从选址到电站建成最后发电整个过程的真实记录。科技档案工作环节包括积累、管理和利用。就三者关系而言，积累是基础，管理是手段，利用才是最终目的。所以水电工程科技档案的中心工作就是提供利用，将“死”档案变成“活”档案，为水电企业自身发展发挥最大效益。如何才能正确搞好水电企业科技档案的利用工作，适应本企业主业发展的需要，更好地为水电工程建设服务呢？下面根据我从事多年科技档案工作的经验谈一些认识。

1. 明确服务方向，改进工作方法

1.1 随着西部大开发战略的实施，新疆地处祖国的西部边疆，加速新疆的开发建设，不断提高各族人民的生活水平是新疆社会稳定的关键。玛河流域做为新疆经济较为发达、兵团经济份额较大的一个特殊地区，一直是建设边疆稳定新疆的一支重要力量。肯斯瓦特水库是目前兵团唯一的一座拟建大型水利工程，它的兴建必将使该区经济进入一个新的发展时期，对新疆的稳定和发展带来新的机遇。

1.2 肯斯瓦特水利枢纽工程是玛纳斯河流域规划推荐的一期工程，具有防洪、灌溉、发电等综合利用功能。枢纽工程由拦河坝、右岸溢洪道、泄洪洞、发电引水系统组成。水库正常蓄水位990m，最大坝高129.4m，总库容1.88亿m3，控制灌溉面积316.30万亩，电站装机容量100MW，设计年发电量2.723亿Kw.h，属大（2）型II等工程。兵团已把水电开发作为支柱产业，水电建设的又一个春天已经到来，这必将促进水电企业的发展壮大。我单位近年施工任务十分繁重，合同额及开工项目成倍增加，与此同时科技档案的利用量也与日俱增，充分说明了科技档案与企业发展的关系越来越紧密。在水电企业里，信息档案部门不能直接创造产值，它的主要工作职责就是坚持为企业生产、经营、科研、教学和各项基础建设服务，促进企业科技成果向现实生产力转化。作为信息档案部的科技档案工作人员必须转变服务观念，改进工作方法，才能更好地服务于企业。

（1）科技档案工作人员必须打破传统单纯的“看摊守库”、“坐等上门”的旧观念和旧习惯，在服务方法上，要由过去的被动服务变为主动服务、超前服务；在服务方式上，在不损害国家利益、企业利益的同时，科技档案要由封闭、半封闭变为开放式，最大程度实现科技档案的自身价值，更好地为企业的发展建设服务；在服务手段上，逐步由手工管理向计算机管理过渡，提高工作效率和服务质量。

（2）熟悉档案馆资料、了解需要。作为科技档案管理人员必须熟悉掌握、了解档案室的全部科技档案的数量和种类，以及它们的价值、质量和完整程度、准确程度、利用程度等，而决不是仅仅局限于对科技档案库房位置的排列和分布。

（3）科技档案工作人员要经常到科室，到第一线去，了解设计、生产、科研、基建和各项管理工作的实际需要；了解本单位生产管理、设计产品流程以及质量要求；掌握不同用户对科技档案的不同需求及其规律，以制定具体的服务方向和服务措施，做到主动服务和超前服务。

2. 正确处理利用与保密的关系

社会主义市场经济的发展和完善，带来了竞争机制和挑战意识。企业的科技档案是企业的无形资产，它首先为本企业生产、经营和基础建设服务。企业的科技档案工作人员必须保护好科技档案这笔巨大的无形资产，正确处理好利用和保密的关系，使利用工作和保密原则两不误。

（1）大力宣传、执行《档案法》和《保密守则》。在科技档案利用工作中做到：既坚持保密原则，又不影响借阅利用。当企业在参与市场招投标工程项目时，借阅有关科技档案必须具备相应的手续（按借阅制度或相关领导的指示），才能查询借阅；在手续完备的情况下，使用机密性强的科技档案，利用人一般在档案阅览室内利用，不外借，防止泄密。endprint

（2）档案工作人员必须了解每年度单位生产任务、工作计划和科研活动，同时根据工作进程提供相应的科技档案材料，以满足企业正常生产的需要，正确处理好利用与保密关系。

（3）严格按密级范围、内容的密级程度划定保密等级。避免因为保密过严，对内进行不适当的限制，影响科技档案的利用，从而阻碍科技成果向现实生产力的转化；密级划定过宽，则会影响企业利益，给企业带来损失。

3. 加强科技档案人员自身素质建设，适应企业发展的需要

（1）作为水电企业的科技档案管理人员要加强自身素质建设，不仅要具备较强的科技档案管理专业知识，还应该学习了解一些水电工程的基础知识，以便及时准确地为工程设计人员提供科技档案利用，实现科技档案管理工作的目的。同时档案工作人员还必须加强计算机的学习，这样才能适应现代企业发展的需要，更好地为企业经营生产服务。

（2）以本人工作实践为例，曾经有一位工程设计人员来借阅两个水电工程关于边坡滑坡的档案，当时在计算机上应用逻辑关联词并按工程名和“滑坡”关键词进行检索，结果只有一个工程满足，另一个工程始终无法找到。究其原因是在水电工程中边坡滑坡的另一种提法是“蠕滑变形体”。由此可见，了解水电基础知识对科技档案利用工作的重要性。

4. 对目前我院科技档案在利用过程中存在问题的思考

4.1 标准化、规范化，是档案管理的重要手段之一，是实现档案管理现代化的重要前提和基础，可以为档案管理软件创造一个良好的应用环境，加快检索速度，提高利用效率，发挥档案信息共享优势。就我院档案工作目前情况看，在标准化建设方面做到了有章可循，档案管理工作的各个环节都按《档案法》和本院贯标文件执行。具体方法是：从工程确立或立项开始到工程最后结束投入运行，科技档案部门对工程产生的科技文件材料实行跟踪管理，并主动与项目负责人联系，将《科技档案分类编号办法》实施细则分发到他们手中，由他们协调各专业并与档案部门协商确定档案编号，这样使档案的编号更科学，流程更清晰。但在一些细小问题上仍存在不规范情况。以1∶1000测绘地形图为例，在我们的检索工具里有四种著录方法：（1）1∶1000（我们常用的著录方法）；（2）1∶1千； （3）1/1000； （4）1/千。由于著录不规范，严重地制约了计算机的检索，影响了检索效率。解决办法是，在我们输机建库时必须统一著录规则并加备注说明。

4.2 关于科技档案现代化管理问题，由于种种原因造成我院科技档案计算机管理还处于相对落后的水平，软硬件设备亟待更新，与现代化水电企业的发展很不协调，与同行业相比也存在较大差距。在档案管理工作中计算机尚处于单机运行、条目式管理，是一种以计算机模拟传统档案管理方法的模式，没有彻底突破老框框，更没有较大的创新和突破。对此应当有清醒的认识，“知不足而奋进”，必须迎头赶上。目前，我院主管领导十分重视此项工作，信息档案部正抓紧时间制定计划和方案着手改变这一状况，并且根据我院具体情况选用了北京“理政”的设计院管理信息系统软件，同时还将更新一批设备等，相信在年内就能见到实际成效，使我院的科技档案管理工作迈上一个新台阶。

4.3 关于科技档案的编研工作问题。科技档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用科技档案信息资源，使其尽快转化为生产力的一种有效方式。就我院目前情况看，缺少实用、有价值的科技档案编研成果。过去我们档案部门也搞过一些如《地形图汇编》、《档案法规选编》等初级编研成果，但随着计算机应用于档案管理，这些编研成果已经远远跟不上科技档案管理发展的需要。笔者认为要提高档案服务水平，提高档案利用价值，就要本着“存真、提炼、适用”的原则继续开展档案编研工作，当然首先要解决人员和经费问题，否则就成了“巧媳妇难做无米之炊”。

科技档案的利用工作是一个常讲常新的课题，作为水电企业科技档案管理人员，一定要解放思想，不断更新观念，更新知识结构，坚决破除因循守旧、墨守成规的旧观念，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念；牢固树立档案工作为生产、经营、科技服务的思想，充分发挥档案这一无形资产的无限价值，积极为本企业乃至同行业提供多渠道、全方位、高效率的优质服务。我们应该清醒认识到，档案事业作为社会主义现代化建设的重要组成部分，它的管理工作将随社会发展而不断推进提升，在今后的工作中，定会出现更多的新情况、新问题，需要我们通过学习、探索去解决、完善和提高。这样才能适应现代企业快速发展对科技档案信息的需求，才能更好地创新档案服务工作，才能在档案管理这一平凡的岗位上干出一番不平凡的业绩。endprint