论高校科研秘书角色的两重性及素质的提高

摘要：随着高校科研事业的不断发展，从事基层科研管理工作的科研秘书已成为其中不可或缺的重要部分。本文对新形势下高校科研秘书角色的两重性及如何提高科研秘书的综合素质进行了深入探讨，以期更好地为广大科研人员服务，促进高校科研事业的发展。

关键词：高校；科研秘书；两重性；素质

中图分类号：G451.2 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）37-0021-02

随着知识经济时代的发展，中国社会已经越来越关注知识经济的力量。而高等院校这一中国重要的科研机构也在中国的科研体系中发挥着越来越重要的作用。新形势下，高校逐渐由教学型大学向教学研究型综合大学转变，高校不仅是培养高级专门人才的基地，也是加速科技进步的主力军。科研工作成为高校发展过程中不可缺少的重要组成部分。科研秘书虽然是科研管理队伍中的基层群体，却是不可或缺的重要部分。科研秘书素质的高低、能力的大小直接关系到科研管理工作的水平，在科研管理过程中发挥着重要的作用。因此，加强科研管理，强化科研意识，提高科研秘书的综合素质，培养适应现代科技发展的管理队伍势在必行。

一、新形势下科研秘书角色的两重性

高校科研秘书工作一般包括以下主要内容：负责协助领导制订年度科研计划，项目的中期检查、执行情况及结题；熟悉各级各类科研管理方面的制度或相关规定，负责开展本部门科研项目管理工作，及时传达科研项目申报信息，组织本部门的项目申报，并为教师和科研人员提供项目立项、中期检查、结题等项目协助工作；负责科技成果的申报、登记、收集、整理、移交等归档工作；负责对本部门的科研工作的量化考核和科研工作总量完成率、科研酬金的计算等考核工作；协助制订学术报告计划，学术活动的联系、接待及材料整理等学术工作；做好科研活动日常记录及各类科研报表等工作；负责对改进学校及所在院系或部门的科研工作提出建设性意见；认真、及时完成本部门领导或学校科研处布置的其他科研管理工作等。由此可见，科研秘书不仅要做好行政秘书的工作，还要承担科研管理工作的任务，所以，科研秘书的工作既具有秘书性，又具有科研性的特点。

1.科研秘书工作的秘书性。如上所述，科研秘书工作的主要内容具有程序性、广泛性，并依赖于领导者的一次性授权。只要领导工作需要，其权限范围内的工作事务大多可以委授给他所信赖的秘书去完成。该项任务完成后，所委授的权力自行收回。秘书受权理事，必须领会和执行领导者的意图，在委授权力的范围内保质保量按时完成任务。

2.科研秘书工作的科研性。从高校科研秘书工作主要内容陈述中，可以看到，科研秘书的管理内容是具体的科研工作，具有综合性、专业性、前沿性和创新性。另外，科研秘书的管理对象往往是高校教师，而不是一般的研究人员，高校教师具有属于自己独特的专业背景和专业方向，具有自己独特的社会网络，在其所申报的各个科研项目中处在主要负责人的位置。而作为科研秘书，并不具有相应深厚的学术功底，不能对专业领域的内容和专业的项目有深刻的认识，也不能站在学科的前沿位置，亲自从事科研活动。所以，科研秘书的角色定位，应该把握科研秘书性质的两重性，即秘书性和科研性。而在这两重性中，作为其秘书的特征性是首要的，也应该是核心的。也就是说，科研秘书的角色定位要把握的核心问题就是秘书对领导者的辅从作用，完成领导交代的任务，服从领导安排。而科研秘书的科研特性决定了其一部分目标在于实现科研目标，推动学校的科研建设。在秘书领域的特定含义下，它应该表现为更加积极主动地为发展科研工作的实质性内容创造条件。

二、新形势下科研秘书综合素质的提高

由上所述，新形势下，高校科研秘书具有秘书性和科研性两重角色，为了胜任这一特定角色，更好地为科研人员服务，高校科研秘书必须提高综合素质。

1.从学校和学院及有关部门的角度考虑，提高科研秘书的综合素质。①健全管理制度，营造积极向上的工作氛围。高等学校不仅要注重专门人才队伍的选拔，同时也要重视对科研管理人才的培养。在充分了解基层科研秘书工作现状的基础上，逐步健全科研管理制度、理顺管理方法、完善激励竞争机制，为他们提供必要的软件硬件保证和良好的工作环境，激励他们在岗位上发挥自己的聪明才智，提高自身的综合素质，为高校科研管理提供更加优质的服务。②建立科学的培训制度，提高管理业务素质。高校应采取多种途径对科研秘书开展有计划和系统性的培训，使其不断适应科研管理岗位的新需求。如定期举办各种项目申报、知识产权、专利申请等专业培训班；开展计算机、外语、公文等方面的短期培训；邀请优秀的科研管理人员到校作相关专题的讲座等。还可以组织他们到具有良好管理经验的高校或科研机构的科研管理部门参观学习和交流。③设立专职岗位，实现科研秘书工作的专职化与专业化。从长远角度上看，科研秘书工作效果的好坏将会对高校的科研管理水平和外部形象产生不可估量的影响。因此，只有当科研秘书从各种烦琐的杂务中解脱出来，使其能完善对科研管理工作的认识，专心搞好科研服务工作，实现工作的专职化专业化，促进科研秘书管理素质的稳步提高。④建立科研秘书队伍的长效管理机制。要拥有一支稳定的科研管理队伍，只有建立起长效的管理机制。有计划地培养后备人才队伍，不断补充到科研秘书队伍中去，才能提高科研秘书的整体素质，以适应新形势下科技发展的时代需要。

2.从科研秘书自身发展考虑，提高科研秘书的综合素质。①提高爱岗敬业素质。科研秘书工作的实质是为科研人员服务，需要良好的道德修养、认真负责的工作态度和无私奉献的敬业精神。科研秘书首先要热爱本职工作，有较强的责任心和使命感，愿意为科研工作贡献自己的力量。在管理工作中遵循以人为本的管理理念，热情服务，平等待人，在平凡的岗位上做出不平凡的业绩。②提高办公信息化素质。科研秘书工作是以信息工作为基础的，信息意识的提高在某种程度上体现了其管理素质和水平的提高，因此科研秘书要培养强烈的信息意识和反映灵敏度。同时，捕捉和处理信息的方式和方法也是科研秘书工作的重要部分。利用网络平台获取信息，实现数据共享是科研秘书捕捉信息的有效方式。科研秘书要及时、快速、准确地处理信息，就要掌握和精通各种现代化办公技术和设备，不断加强自身信息能力水平，不断提高管理水平。③提高科研管理创新素质。科研管理工作随着科学技术的进步也在不断发展，中间必然会出现许多新问题、新思路、新课题，这就需要科研秘书去探讨，去研究，丰富、发展、创新科研管理这门学科，提高科研管理水平。科研秘书要不断学习科研管理理论、方法和政策，不断加强开拓创新意识的培养，变被动工作为主动工作，变经验管理为科学管理，变封闭管理为开放管理；做到现代管理与传统管理相结合，集中管理与分散管理相结合，柔性管理与刚性管理相结合。要不断学习和掌握现代化管理经验和手段，善于借鉴别人的先进经验，并创造性地与工作实际情况相结合。④提高终身学习科学文化知识素质。在知识经济时代，学科间不断渗透，专业不断向综合化发展，知识更新的速度大大加快。因此科研秘书要加强学习，提高自身科学文化素质，不仅要有相关专业知识，而且要有科技管理知识，不断更新和完善自身的知识结构。可见，学习是提高科研秘书综合素质的有效手段和关键，是科技发展的需要。⑤提升保密和档案信息管理素质。科研秘书在科研管理当中，经常与领导接触，参加各种重要的会议，参与科研人员项目申报等的评审，经常接触大量的内部信息和文件，接触科研人员课题研究的前沿领域和研究成果等。因此科研秘书还需要严守保密制度，这也是一个管理人员应该遵守的职业道德。⑥提高人际交往和沟通协调素质。科研秘书的常规工作要多跑腿，常与各管理部门沟通，要向上级汇报情况，就要具备良好的人际交往、沟通协调的能力。如为筹备各种大型学术会议，就要及时发送专家学者信息，沟通协调相关新闻报道，准备研讨会开幕及学术会议等事宜，就要与科研处、校办和宣传部及时沟通，还要与管理人员协调好各项工作的安排、海报张贴、会场落实等。虽不是每项工作都由自己完成，但无论哪一个环节都要分清责任归属，如果出纰漏，都会影响活动的顺利开展，影响整体形象。因此要严于律己，宽以待人，要做好与各个部门、系部管理人员的协调沟通。

科研秘书是高校科研管理队伍中的重要组成部分，其自身综合素质的高低会直接影响到高校科研工作的发展。学校有关部门要提高对科研秘书及其管理工作的重视，优化环境，完善制度，有计划有目的地进行培训和队伍建设；科研秘书也要从自身发展出发，对爱岗敬业、办公信息化、科研管理创新、终身学习、保密和档案信息管理、人际交往和沟通协调能力等方面加强学习和提高。通过这两个层面的共同努力，锻炼出一支知识结构合理，素质高、能力强的科研秘书队伍，促进高校科研事业的发展。

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作者简介：马玉平（1964-），女，辽宁大连人，大连海事大学航海历史与文化研究中心科研秘书，主要从事科研管理工作。