档案是企业的核心、灵魂

黎清瑜

摘 要：企业档案是对企业各项活动的真实记录，在企业知识管理中有独特的作用。因此，增强企业综合档案室的信息服务功能，发掘并利用这一资源对企业的建设和发展有着重大的意义。简单介绍了综合档案室在企业中的地位和作用，进一步分析了综合档室在企业发展中的必要性和重要性。

关键词：综合档案室；核心；灵魂；桥梁

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）13-0096-02

企业档案是在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它记载着企业发展中的优秀成果，凝聚着企业全体员工的劳动智慧，蕴藏着巨大的精神力量，具有丰富的文化内涵。它为企业的经营业绩和科学发展提供第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制订发展方向的好教材。它为企业的健康、顺利发展提供了有力的依据。

1 企业综合档案室是各部门沟通的桥梁

广州白云山光华制药股份有限公司作为一家拥有一百多年历史的药企，企业的生产部门、质量管理部门、设备部门、销售部门、保卫部门、纪检部门、办公室等都是综合档案室需要紧密配合的部门。档案部门要综合开展档案信息资源的扩充工作，为咨询、认证工作提供可靠依据。信息技术网络的发展使综合档案室与其他部门的信息交流变得更加便利。在档案整理工作中，综合档案室除了要按照立卷要求和规定对文书档案进行归档、组卷和编目，建立档案管理统计台账，对档案室内的设备档案、产品档案、会计档案、科研档案、基建档案等各类档案的数量、档案利用情况进行统计和登记外，还要进一步挖掘档案内部的信息和它们之间的联系，并将发现的内容提供给其他部门。综合档案室的工作从传统的管理工作发展为向企业各部门主动提供服务，各部门通过综合档案室可以了解其他部门有价值的信息，促进各部门之间信息的交流和沟通，起到了良好的沟通桥梁的作用，使档案工作与其他各项工作紧密联系在一起。积极地开展档案利用工作，可以更好地为公司开展生产经营工作、企业文化建设提供服务，提升综合档案室的地位和作用。

2 企业综合档案室掌握着企业所有的信息

企业综合档案室承担着记录企业发展过程中活动情况的任务，这些档案记录是企业内部宝贵的财富和重要的信息资源。企业档案信息资源的权威性要高于、有别于其他资源，它是企业信息中最主要、最基本的信息。企业档案主要包括企业方针、规定等方面的政策信息，产品、设备、基建等改造方面的技术信息，有关人才培养信息和相关人才的信息，还有会计核算信息、企业发展史料信息等。这些信息除了供本企业利用、帮企业产生效益外，它还具有交流、转让的作用，通过双向交流增加档案的价值，就相当于将一条信息变为两条信息，最终获得各自需要的等价效益。由此看来，企业档案既是企业从事现实活动的重要资源，又是企业发展的真实记录。它既有较大的利用价值，又有可靠的史料价值。为了适应档案管理现代化的要求，我们依靠信息技术的发展编写了一个数据库，将公司所有档案资料的编号、目录、大致内容输入到数据库中，从而可以用电脑检索资料。将部分文书档案、实物档案用扫描、拍照等方式处理后统一录入到档案数据库中，实现档案数字化管理，将综合档案室人员从繁重的整理工作中解放出来，进一步对这些历史档案进行多维度的挖掘。

3 档案在企业经营中起着重要的作用

3.1 行政管理方面

档案是企业行政工作的工具之一，企业出台任何规章制度都是建立在原有管理系统基础上的。我公司按照国家《企业档案工作规范》标准，贯彻执行《广药集团公司档案文件材料归档办法》等档案工作的有关规定、办法和标准，结合我公司档案管理工作的实际情况，建立了一整套《广州白云山光华制药股份有限公司档案管理制度汇编》，具体内容包括《档案管理细则》《档案工作程序与标准》《企业档案保密制度》《档案借阅制度》《档案保管制度》《档案室及档案人员职责范围》等，明确了档案工作的职责和任务，归档的范围和整理要求，让各相关部门对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，有章可循。将档案管理的各项制度落到实处，明确档案工作机构的设置，使其职责更加清晰，为档案安全存放、科学利用、严守机密提供了制度保障，为规范、有序、科学、高效地开展机关档案工作奠定了良好的基础。

3.2 项目运营方面

档案是企业业务活动的记录，具有凭证和参考的作用。项目管理的各个环节都会产生相应的记录，项目的达标创优工作是建立在项目档案整理和分析的基础上的。档案整理与运营工作只有相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。综合档案室为公司的新产品介绍、申报、中药保护品种的报批项目，基建项目和生产场地改造项目，厂外车间基建项目，GMP认证项目等提供了大量翔实的材料，为公司更好地开展生产经营工作、建设企业文化提供服务。2013年，光华成为了广药集团首家、全剂型、一次性顺利通过新版GMP认证的企业。

3.3 企业文化方面

档案与企业文化是紧密相连的——企业文化植根于企业档案，企业档案是企业文化建设的源泉和动力，是企业发展的真实记录和见证，是企业的文化财富；如果没有企业档案，企业文化建设很难有生命力，难以持久发展。企业档案工作者应该在管理好企业档案的同时，认真研究和挖掘蕴藏在企业档案中的文化思想，积极收集与企业文化建设相关的企业档案，使企业档案工作在企业文化建设中大显身手。通过企业档案我们能够了解企业的成长历程、核心价值观和文化氛围等，让企业档案工作与企业文化建设相互促进，相互补充，共同推动企业的发展。2012年是光华建司100周年，我司在东方宾馆举行了大型的纪念建司100周年大会暨职工文艺主题晚会，为那些在光华多年发展中作出重大贡献的同志授予“百年光华荣誉功勋职工”称号。我司还编辑了《心灵的碰撞——光华职工廉政文化摄影作品剪影集》《百年光华，再创辉煌》两本书，那一张张旧照片、一段影像、一份份文件、一件件实物都让员工有了归属感，产生了凝聚力和向心力。这次活动不仅促进了光华改革发展的信念、精神力量和道德规范的进一步发展，还激发了全体员工爱企的热情，营造了光华和谐的企业氛围，推动了公司经济的发展，以优异的成绩迎接党的十八大的胜利召开。

3.4 法律方面

档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，它真实、可靠，是令人信服的凭据。它能够保护企业、员工的合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。档案为企业证照的变更、年检，相关法律事务，抵押，审计等提供了重要的资料。

3.5 培训方面

档案是一种重要的教育资源，其真实性和原始记录性具有不可抗拒的说服力和感染力。综合档案室为全体员工每年的GMP培训、安全培训、人事培训、党建、工会、综治、计生等培训提供了大量真实的材料。通过各类培训，职工的素质也在不断提高，在良好的文化氛围中，吸引了更多优秀人才加入到公司，为光华的良性发展储备了大量的财富。

4 结束语

综上所述，综合档案室作为企业这一特定社会系统中的一个子系统，与企业自身的体制和企业的管理和改革等活动密切相关。从长远的角度看，随着信息技术的逐渐成熟，档案管理从被动、单一、滞后的服务转变成前端、全过程的服务，并逐渐融入企业的核心活动中，为企业创造价值，实现利润最大化服务；为提升企业核心竞争力服务，企业综合档案室的核心灵魂作用也将更加明显。

参考文献

[1]杨红专.加强企业档案文化建设 为提升企业核心竞争力服务[J].四川档案，2012（10）.

[2]虞有.创新档案管理模式 提升企业核心竞争力[G]//航空工业档案学会七届四次理事会暨2013年度优秀论文交流会论文集.北京：航空工业档案学会，2013.

〔编辑：白洁〕

Abstract： The enterprise archives is a real record of the activities of the enterprise， has a unique role in the enterprise knowledge management. Therefore， the enhancement enterprise integrated information service function of archives， and make use of this resource is of great significance to the construction and development of the enterprise. Simply introduces the status and role in the comprehensive archives in the enterprise， further analyzes the comprehensive archives room in the necessity and importance in the development of enterprises.

Key words： comprehensive archives； core； soul； bridge