浅谈基层社会保障档案管理工作

褚洪涛

摘 要：社会保障体系建设是构建社会主义和谐社会的一项重要内容，健全的社会保障体系是市场经济发展的推进器，也是社会稳定和谐的安全网和减震器。我国社会保障工作正在向法制化、社会化、规范化、广泛化方向发展。社会保障档案管理工作，是社会保障工作的一个重要内容，也必然需要进行创新。

关键词：社会保障；档案；管理

一、社会保障档案的特点

（1）广泛性。指的是参与社会保障的人员涉及广泛。现在，养老、医疗保健等社会保障措施的主要对象是城镇居民，随着社会保障制度的改革，中国参与社会保障体制的人员将会逐步向农村延伸，最终使整个社会的全体公民在办理社会保障时都会形成社会保障档案。

（2）动态性。指的是社会保障档案是一个动态变化的档案。社会保障档案会随着每个人工作单位的变动而发生关系转移；个人工资的增减也直接影响着其各种社会保障的缴费情况发生响应的变化；一些社会保险项目，如医疗保险、住房公积金等经常会出现支用、给付等情况，这些变动都要在其社会保障档案中形成相应的更改记录。

（3）人本性。指的是社会保障档案办理的对象是个体的人，人是社会保障档案的最基本的形成单位，在参与社会保障后，都会对每个人建立各自的档案，所以说，社会保障档案即是个人参与社会保障原始凭证，也是维护个人权益的重要证据。以人为本，人人参与，服务人人。

（4）规范性。指的是社会保障档案是基于有关规范来办理的。一是活动的规范，即各类社会保险具有统一的处理程序、收费标准；其次是材料的规范，即各类社会保险都规定有标准的记录卡，登记记录和报告，不管什么单位的员工，都将形成一致性的相关材料。

二、社会保障档案管理中存在的问题

在整个社保工作中，社会保障档案具有非常重要的地位，它是实现社会保障信息交流与共享的保证，是人民维护其合法权益的重要凭据，也是社保部门进行科学管理、提高工作效率的必要条件。社会保障档案管理应与社保体制发展相适应，并能促进社保事业的发展。但是，我国的社会保障档案管理工作中存在许多问题，这些问题影响了社保事业的健康发展。具体表现在以下几个方面：

（1）对社会保障档案重视不够。由于社会保障档案数量巨大，工作环节繁琐，加之有关领导的不重视，对社会保障档案的管理缺少相应的软硬件投入，人员配备、经费不到位的情况，在全国普遍存在，有些部门没有专门的档案室，该归档的档案没有归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重。

（2）社会保障档案多头管理，管理机制没有理顺。社会保障档案由于涉及的面比较广泛，我国不同的类别社会保障档案分别归属不同的部门管理，形成了多头管理问题，造成不同的档案分属不同的部门，各部门之间信息沟通困难，一个人的保险资料分别保存在不同的机构，且管理方法各异，没有一个完整的档案信息中心能够查询到一个人的全部社会保障档案信息。

（3）缺乏专业社会保障档案的管理标准和规范。社会保障档案管理缺乏国家标准，职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》，而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要，亟须修改。在没有国家的相关标准的情况下，各地在相继制订了一些社会保障档案的地方标准，如有的地市制定了公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法，而全国许多地市则没有，造成社会保障档案的各地管理方法不统一。在社会保障档案的不同专业类别中，管理的规范和水平也不一致。

三、加强社会保障档案管理的建议

根据社会保障档案的特点和社保工作的发展，改进和完善我国的社会保障档案工作，将是社保工作和档案工作的一项重要内容，笔者认为，当前社会保障档案工作可以从以下几个方面进行一些改进：

（1）加强宣传，加大投入。在全社加大社会保障档案工作宣传力度，利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保障档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，加大对社会保障档案工作的重视程度，积极争取各级党委、政府领导对社会保障档案工作的重视与支持，加大资金及人力投入，切实解决社会保障档案工作中存在的人员匮乏、资金短缺、库房紧张等实际问题，为建设和完善社会保障档案工作创造良好氛围和有利条件。

（2）完善管理机制。理顺社保工作管理机制，尽可能将社保的职能工作，集中在一个职能单位完成，即实现养老、医疗、工伤、失业、生育等社会保障工作的统一管理，推行一条龙式的服务模式，避免社会各保障职能部门间交叉重复而造成的浪费，实现社会保障档案的集中管理，充分体现社会保障档案的人本性特点，实现社会保障档案“记录一生，服务一生”的管理目标。

（3）加强制度标准建设，实现规范管理。大力加强社会保障档案的科学化、规范化、标准化和制度化建设，实行科学规范的管理。加强对社会保障档案的形成、整理、保管、利用各工作环节的研究，制定操作性强、科学统一的社会保障档案管理规范，努力促进社会保障档案信息资源的整合与共享，提高社会保障档案的管理效率，使其成为开展社会保障工作的有力工具。

（4）大胆创新，开创新的管理模式。在以人为本的指导思想下，树立档案为人服务的新观念，努力开创新的管理模式。如长春市社保局建立了退休人员档案管理中心，解决了退休人员的养老金发放、社会保障档案管理问题；南宁市推出了社会保障档案托管服务。这些新的服务形式的开创，进一步推动了社会保障工作社会化的进程，使社会保障档案的管理不再依赖于企业，使职工不再为企业的破产和自己的退休而担心社会保障档案的管理问题，同时也给社会保障档案管理带来了新的活力。在社会保障工作社会化的大背景下，数量庞大的社会保障档案管理必然会成为社会保障部门的一项重要开支，单纯由政府出资来建立的社会保障档案信息中心已经很困难，社保部门可以以公共产品理论为指导，积极探索新的形式，如采取政府相关部门领导，第三方出资建立的方式，建立社会保障档案信息中心，实现社会档案的保管、利用集中统一管理。

（5）加快社会保障档案管理信息化网络化的建设。随着网络技术的发展，建设统一的社会保障档案信息网络已经迫在眉睫。利用计算机网络，社保部门可以实现所有社保缴费的网络征收、保费的网络支付，可以利用社会保障档案信息网了解社保工作状态，实现无纸化办公，提高工作效率；用户可以通过社保档案信息中心的网站，输入自己的社保号就可以查询到自己的社保缴费等情况，轻松完成缴费、支付等所有的工作环节；通过网络，可以和商业银行的信用档案系统、公安的户籍档案系统等进行信息交互，实现更大范围的信息资源共享。因此，各地社会保障部门要重视社会保障档案的信息化建设，加大投入力度，努力建设社会保障档案信息网络。

[参考文献]

[1]钟闻，劳动就业和社会保障体系专业档案管理现状，中国档案，2005（8）.

[2]李春燕、丁建定，武汉市低保管理中存在的问题与改进对策分析，长江论坛，2006（1）.

（作者单位：山东省郓城县人力资源和社会保障局，山东 郓城 274700）