机关保密档案室工作态势分析及其优化对策

韩全惜

摘 要：本文使用态势分析法对机关保密档案室进行了机会、风险、优势和劣势等方面分析，按照效率优先的关键原则、文档一体化的突破原则和自上而下的实施原则，业务机关可以从制度设计、系统开发和岗位培训等方面着手，对保密档案室进行优化以适应信息化变革的要求。

关键词：保密档案室；优化；态势分析法；信息化

态势分析法就是著名的SWOT分析法，该方法从组织内外环境所形成的机会（Opportunities）、风险（Threats）、优势（Strengths）和劣势（Weaknesses）四个方面进行描述，然后汇总和分析，寻找适合组织实际情况的战略和策略的方法。SWOT分析法是一种能够比较客观而准确地分析和研究一个单位现实情况的方法，是市场经济组织确定经营战略的分析方法。虽然SWOT方法是市场经济下组织管理的分析方法，但是使用这种方法分析机关保密档案室现状以及如何使得保密档案室发挥更好的作用提供了思考的方法。

1 保密档案室的态势分析

1.1 保密档案室遇到的机会分析

在“中国梦”的感召下，中国再次吹响奋斗号角，各行各业渗透全球各个领域，积极参与世界格局重组进程；超级大国遏制势头强劲，中国周边形势、海域边疆恶浪汹涌，需要业务机关不断强化危机意识，提高应变能力，具有解决突发问题的手段和方法。与此同时，对文件、档案等文献资源需求与日俱增，如何应对机关和一线业务员的需求，提供优质服务，对保密档案室提出了新的挑战，也碰到了新的机遇。

随着信息技术应用的渗透，文档管理事业的发展，从理论探讨到业务实践，文档一体化进程方兴未艾，作为现行文件和档案资料的业务管理部门，技术提升势必影响其管理模式，保密档案室面临改革和创新。

为有效压制日本军国主义势力的抬头，今年7月3日中央档案馆每天在互联网上公布一名经最高人民法院审判的45名日本战犯的亲笔供词，揭露日本侵华期间的反人道、反人类、反文明暴行。我国大量采用证据确凿的历史档案，宣传解释我国南海、钓鱼岛等归属事实。这些历史档案挖掘所形成的价值和意义，对全社会重视档案建设、利用和服务提供了良好的氛围。

1.2 保密档案室的风险分析

信息社会借助现代信息设备辅助文档管理，在提高质量和效率的同时，增加了文档管理的不确定因素。从设备的稳定性、可靠性，到设备的更新换代，从软件的安装、调试和升级，到排除运行中的偶发故障，从同一电子数据的多格式、多介质和多版本，到数据备份要求的异地性、阶段性和可恢复性，相比较传统的文档管理，信息化条件下文档管理的相关影响因素大量增加，增添了管理的不可预测性和复杂性。

信息社会借助现代信息设备辅助文档管理，在提高信息化程度的同时，增加了文档信息安全管理的难度。随着与世界竞争国家对应部门接触和联系不断深入，现行文件涉及了战略意图、战略部署和行动方案，现行文件密级管控要求不断提高；电子文件的产生、传输、存储和发布涉及大量电子设备，电子文件可以进行无线传输、网络传输，电子文件复制、删除操作简易，从内容、设备到行为，安全管控涉及范围不断扩大；信息技术突飞猛进，信息系统本身存在的缺陷、陷阱和漏洞等固有问题，敌对势力恶意的黑客、病毒和木马等层出不穷的攻击入侵行为，薄弱的安全意识、无预算的资金短缺、知识学习技术掌握的高门槛，形成堪忧的防御能力，安全管控技术难度不断增强。

现代信息技术引入文档管理，提高了文档资源服务的难度。电子文件需要信息设备才能阅读和修改，改变了传统纸质文件的阅读习惯，增加了设备维护和技术要求，增加了服务咨询的交互时间。

1.3 保密档案室的优势分析

随着形势的发展，由业务制度、预案方案和经验总结材料逐渐丰厚，保密档案室的现行文件和档案资源不断积累，成为业务部门开拓进取、危机处置和提升自身效能的基础性原生性信息资源。

按职责划分，办公室负责现行文件和档案的管理，文档管理业务由一个部门组织指导，便于进行文档一体化的组织和协调，便于文档一体化的工作制度的制定和落实。

机关信息化建设已经有了相当进展，互联网、内部网覆盖各个行业，文档资源网络传递和网络共享有了必要的实现条件，内部网的应用普及为网络资源利用打下了良好的网络应用技术基础。信息安全管控技术体系逐渐完善，这些制度与实践也为文档资源利用提供了安全“防护堤”。

培训教育体系建设成效显著，大学文档业务培训机构集文档管理教育培训和理论研究于一体，已经理顺职责和努力方向，服务各行业文档管理，大力开展教育培训资源建设和现实问题理论研究，为保密档案室系统提供了岗位技能培训条件。

信息技术融入文档管理，大力推进文档数字化进程，数字化文档存储规范，多索引建构，查询服务途径多样，文档资源利用条件大大改善，资源利用效果逐渐显著。利用历史档案、业务档案进行新人教育、进行史馆建设等做法已经成为各行业建设的共识，这些做法在行业思想政治教育领域已经取得非常好的的效果。

1.4 保密档案室的劣势分析

目前各个部门的保密档案室人员编制少，仅能完成现有文档管理职能，在现有条件下增加文档资源服务类型、提升服务等级有心无力。

保密档案室存在大量涉密文件，安全保密等级要求高，保密安全形势严峻，业务人员必须严格执行现行制度，丝毫不能违反现有工作规程，保密安全形势和要求与扩大文档资源利用的需求成为矛盾的统一体。

现有保密档案室服务人员仅有应用级的信息技术能力，无法对文档管理进行信息技术升级或改良，无力对服务对象进行专业的信息技术支持。

2 保密档案室优化原则

保密档案室的优化目标是，适应信息化条件下中华民族崛起腾飞的要求，落实文档一体化原则，加强资源共享和利用，确保信息安全防范，提高业务部门对掌握历史资料、落实制度规定和行业例行做法的文档资源支持力度。

2.1 效率优先的关键原则

保密档案室服务质量提升受到人员数量的局限，必须通过内部潜力挖掘途径、信息技术支持手段和业务流程整合过程，提高文档管理效率，将业务人员从繁琐的简单劳动中摆脱出来，将精力和时间集中到为业务部门服务中来，为解决可能的突发危机服务中来。提升效率已经成为保密档案室将主要精力聚焦到主动服务业务开展的关键。

2.2 文档一体化的突破原则

文件生命周期理论确定了文档一体化的发展趋势，提高服务质量和效率提出了文档一体化的变革要求，信息技术的发展和应用提供了文档一体化的实现可能。现行文件的收发登记和著录档案的文书立卷合二为一从而提高工作效率，减少人为干预减少档案集中整理环节从而确保档案资料完整性，使文档管理真正成为一个完整体系。解决保密档案室的服务效能瓶颈问题，必须将文档一体化作为突破口。

2.3 自上而下的实施原则

保密档案室是机关的业务单位，接受机关制度约束，接受上级对口单位的业务指导，任何工作规范的变化需按照自上而下的组织和推进，因而，总部业务机关的顶层设计尤为关键。在广泛调查、明确目标、深入研究、制定规范、反复推演后，组织自上而下的培训和部署，提升保密档案室的效能。

3 加强文档资源利用研究，强化保密档案室效能

信息化条件下的保密档案室面临新的机遇和挑战，应充分利用机会，正视风险，借鉴优势，补齐短板，克服弱项，引入新的知识、技能和方法，确立新的保密档案室的文档管理的管理机制。

3.1 完善制度设计，改进工作流程

完善新情况下的文档管理工作制度。围绕改进目标，重新审视和分析信息化条件下保密档案室工作流、信息流，以文档管理一体化原则为依据，统一现行文件和档案文件的著录标准，确定文档生成前端控制、现行文件归档规范和文档资源高效利用的文档全生命周期运行规范。信息化条件下的文档管理，增加了计算机信息设备、计算机软件、存储介质和网络系统等新成员，文档存储、生成、传输和发布等行为融入了新的要素和特质，必须将这些新成员、新行为的全空间、全过程纳入约束和规范，纳入文档业务管理的范畴，使之符合文档业务管理的要求。按照业务发展和行业管理的要求，研究文档资源利用的覆盖范围和程度，确定文档资源利用规范。

建立新要求下的信息系统安全体系。在实施信息化改造和强化服务意识的过程中，必须坚守信息安全保密的底线。依据保密档案安全要求，对照国家标准《计算机信息系统安全保护等级划分原则》，确定保密档案业务部门计算机网络系统需要的安全防护等级，严格落实计算机安全、环境安全、数据加密、网络隔离、网络审计与监控和系统与网络检测等安全控制手段，建立授信等级体系、信息访问权限和文档安全管控模型，建立并实行监管免维护的资源访问系统管理。

3.2 借助信息技术，组织系统开发

确定系统开发原则。与传统方式相比较，信息化条件下的管理存在不同的思维方式、技术技能和工作模式，但是信息技术只是提高机关管理中信息处理质量和效率的技术手段，丝毫没有改变业务部门的职能和任务，信息系统的开发和运行维护应遵循业务部门牵头和负责的原则。适应保密档案室人员数量少、技术力量弱的实际情况，确定维持现有人员数量、增加信息设备以满足保持现有人员编制规模要求的原则，确定服务前台弱技术、后台管控强支撑以降低系统使用技术门槛的原则，确定技术控制为主、人员管理为辅以建立文档精准安全访问控制体系的原则，将适合计算机做的信息处理业务剥离出来，由信息系统自主完成，最大程度降低保密档案业务人员的工作量。

强化系统分析和设计。从履行职责出发，依据机关各个业务科室职能划分，构造业务信息流模型，分析业务执行中与保密档案业务相关的薄弱环节，聚焦其中信息处理部分，组织业务需求撰写队伍和系统开发技术队伍，着眼文档安全保密制度，着眼文档一体化建设，着眼文档资源自助利用，建设适用好用的保密档案业务信息系统。

关注系统运行体系。信息系统的价值不是体现在信息系统的开发期，而是体现在信息系统的运行期，体现在为业务顺利开展出了多少力，为尽职尽责帮了多少忙。从履行机关使命出发，遵循可持续运行原则，建立包括场地、设备、人员、制度和经费等要素的保障体系，确保信息系统有序运行。

3.3 开展岗位培训，加强创新研究

利用体系内培训教育资源，开展岗位业务培训，按照高标准、严要求，树立保密意识、服务意识和质量意识，提高保密档案室人员的业务能力和信息素养，改善文档管理人员知识结构，完善保密档案业务人员业务培训制度，打造既是文档管理业务专家又是信息技术行家里手的复合型人才队伍，建成管得好、用得好的保密档案业务机构。

挖掘现有院校科研力量，联合机关、院校，组织文档管理、信息技术和业务部门等多专业联合攻关团队，以文档一体化为突破口，研究无纸化办公后电子文件前端控制、档案归档留存策略，研究本行业本业务本职责相关历史档案和利用课题，研究将科研成果转化为保密档案室可用好用、业务部门欢迎的工作规范，适应实现“中国梦”进程中对保密档案业务的要求。