计算机网络技术在档案信息管理中的主要应用

蹇旭

摘 要：作为人类记忆工程的档案事业掌握着丰富的信息资源，在我国社会信息系统中有着尤为特殊的地位和作用，为了适应信息技术和信息处理应用技术发展的要求，计算机网络技术成为一种新的档案信息现代化管理手段。本文从档案管理网络化的现状和问题进行分析，并对计算机网络技术在档案信息管理中的应用进行了具体阐述。

关键词：计算机网络技术；档案信息管理；应用

新时期计算机网络技术的飞速发展和不断创新，为档案信息资源的科学管理提供了重要的基础条件，用计算机网络技术进行档案信息管理也是当代社会对档案管理工作的要求，同时也是信息化形势下档案信息管理工作自身发展中的主要趋势。计算机网络技术应用到档案信息管理工作中有很多优势性能，其可以保证档案信息管理工作中档案信息资源归档及时性，并可以根据各部门之间对档案信息资源的需求进行实时共享，对实现档案信息服务社会化有着重要的现实意义，所以计算机网络技术对提高档案信息管理工作有着重要作用。

1 计算机网络技术在档案信息管理应用中存在的问题

现阶段计算机网络技术虽然被广泛运用到本校档案信息管理工作中，但是由于计算机网络档案信息管理中容易受到管理体制和运行机制的影响，导致本校档案室在建设过程中依旧采用封闭式的办馆方式，导致本学校的档案管理标准化、自动化以及网络化进程没有满足国家相关标准要求。本校的档案信息管理系统在建设过程中无法满足国家标准要求，同时也存在功能单一、数据不完整以及共享性差等问题，这一现状对档案管理网络化建设和资源共享带来很多不良影响。本校的档案信息管理系统的数据库相对较小，虽然可以满足学院自己使用但是标准化程度低，数据无规范化控制、服务水平差是档案信息管理系统在使用中存在的问题，这不仅严重影响了本校档案信息管理系统的整体服务性能，同时也在很大程度上降低了数据库的整体利用效率。档案信息管理系统虽然在档案室建设完成后就投入使用，但是由于教育部门以及学员对档案管理网络化建设投入的经费相对有限，导致档案信息管理系统所使用的计算机软硬件相对较差，而且也无法根据实际需求对档案信息管理设备进行及时更新，所以经费短缺是制约本校档案信息管理网络化建设的主要因素。

2 计算机网络技术在档案信息管理中的具体应用措施

⑴档案信息管理自动化建设。现阶段学院领导要认识到计算机网络技术是信息化最先进的技术手段，档案信息管理网络化的实现必须将计算机网络技术作为基础，尤其是近几年计算机网络技术的高效信息处理能力，这对实现档案信息管理的网络化有着重要的作用。现代计算机网络技术在实际运用中不仅可以极快的完成输入、储存以及输出信息，同时也可以根据用户在使用前的预设来进行逻辑推理和判断，帮助学院在使用中可以实现文字、图表、影像等资料的现代化管理，从而使档案信息管理系统具备传统管理系统所不具备的功能。计算机网络技术在档案信息管理自动化中的应用范围十分广泛，可以支持档案信息管理中的检索、编目以及编辑出版等业务的自动化处理，对提高档案资源管理效率与档案信息开发利用效率有着重要作用。

⑵信息传递网络化建设。现代网络通信技术的发展使计算机技术很多优势性能可以充分发挥出来，在档案信息计算机检索系统中融合计算机网络通信技术，可以利用智能检索、网络检索等功能代替传统的脱机检索、联机检索功能，从而在档案信息管理系统中彻底实现档案信息传递的网络化，对提高档案信息资源在档案信息管理中的共享率有着重要作用。随着计算机技术和计算机网络技术的不断进步与发展，高校各个部门对各种信息的使用率和需求率也在随之不断增加，并且要求所获取的信息资源要具有很高的质量，很多部门都希望档案信息管理系统可以提供经过加工后的综合信息，而计算机网络技术的应用可以对档案信息资源进行自动分类、提取、分析以及加工，不仅可以有效提升高校各部门对档案信息资源的利用效率，同时也可以更好的实现档案信息管理工作的社会效益与经济效益。

⑶档案信息数字化建设。高校可以利用计算机技术、网络通信技术以及计算机网络技术实现档案信息数字化，利用档案信息管理设备软硬件的加工、研制来创造出所需要的信息产品，档案信息在实现数字化后可以开发成为信息产品和电子档案信息，对提升高校档案信息资源的开发效率与利用效率有着重要作用。数字档案与传统档案资料相比具有很多优势性能，其在保存、查询、修改等方面的操作更加方便与简洁，同时也可以通过计算机网络技术来实现数字档案的快速传递，可以将高校档案信息管理工作变得更加方便、快捷以及高效，可以帮助档案工作人员减少档案数据录入的工作量，同时也可以更好的保证档案信息资源在储存中的安全性，可以更好的满足高校和社会各界利用者对档案信息资源的使用需求。

总之，计算机网络技术在档案信息管理中的应用虽然具有很多优秀性能，但本文认为高校应该继续做好传统载体形式的档案管理工作，在使用档案信息网络化管理系统中要确保档案信息资源的安全性，这一点可以通过完善档案信息管理制度等方面来实现，并要求高校在新时期档案信息管理工作开展中要提高管理人员素质。

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