高职院校数字化档案信息安全的影响因素与对策

摘要：随着科学技术的不断进步和办公自动化进程的不断加快，高效数字化档案信息化建设已经发展到一个新的历史阶段，但随着档案信息化进程的不断加快，也使得高职院校数字化档案的信息安全面临着严峻的挑战。本文就对高职院校数字化档案信息安全的影响因素进行了分析，进而提出了相应的解决对策。

关键词：高职院校数字化档案信息安全

1 概述

档案数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及扫描技术等发展而产生的一种新型档案信息形态。如今，从国家最高层面到各个基层的普及，以及科技的飞速发展，档案数字化已经成为高职院校档案信息管理的非常重要形式。但随着档案信息化程度的逐步提高，数字化建设的普及建设，使得高职院校的数字档案安全面临着严峻的挑战。因此，这也成为高职院校档案建设工作急需解决的首要问题。

2 影响高职院校数字化档案信息安全的因素

2.1 数字档案管理人员的信息安全意识不强。随着档案信息化程度的不断加深，高职院校数字化档案的信息安全问题日益突出，一方面的原因就是由于高校档案管理部门对数字化档案的信息安全意识不足，没有认识到安全问题的重要性和紧迫性，只重视实际建设而忽视安全处理。如只重视档案网站建设或计算机性能，而忽视网站安全维护或安全系统的安装，因为管理人员的安全意识淡薄，对信息安全问题重视程度不够，对安全软件的安装和维护的忽视，导致信息安全出现问题。因此，提高数字化档案信息的安全管理，要从不断加强数字档案管理人员的信息安全意识开始。

2.2 网络环境下恶意代码对数字档案的安全威胁。随着网络技术的不断进步，信息化应用的发展不断加快。由于互联网具有开放性的特点，网络里的病毒、木马等各种恶意代码给各种网络信息安全系统带来了严重的威胁，数字档案信息也是基于互联网的基础上发展的，因此也受到了网络中各种恶意代码的安全威胁。根据有关统计，只在2009年，国内的主机IP被木马控制的就高达26.2万个，木马的大量存在给高职院校的档案信息系统带来了严重的威胁。另外，每年还有各种新型的计算机病毒和蠕虫等在网络中大量传播，对计算机操作系统和重要数据信息造成了严重的破坏。如之前发生的著名“飞客”蠕虫，就大量的对计算机系统中各种隐私信息进行窃取，高校数字档案信息同样也受到被窃取的安全威胁。

2.3 数字档案管理的人才队伍薄弱。近几年，随着科技的进步和互联网技术的不断发展，档案数字化建设不断提高，而数字档案管理人员各项水平不能满足于数字档案管理的发展要求，缺乏专业的人才管理队伍。当前在高职院校中，很多从事档案管理的工作人员的计算机操作水平不高，而在数字档案管理中，要求建设档案的全文数据库、多媒体数据库以及目录数据库等，而高校中现有的档案管理人员对计算机操作以及网络环境中的各种新设备、新技术和新方法都缺乏认识，这严重阻碍了数字档案信息化水平的快速发展。

3 提高高职院校数字化档案信息安全的对策

3.1 提高数字档案管理人员的信息安全意识。要提高高职院校数字化档案的信息安全，首先就要提高数字档案管理人员的信息安全意识，这是提高数字档案信息安全的根本。只有引起档案管理人员对信息安全的重视，他们才会采取各种措施进行档案信息的安全设置和维护。因此，可以通过多种形式来提高档案管理人员的信息安全意识，如开展各种信息安全的专题讲座、案例分析、业务研究会等，让档案管理人员对信息安全问题引起重视，从而提高信息安全警惕，防止信息失密、泄露现象的发生。

3.2 建立数字档案的信息安全技术保障体系。在现今国家如此高度重视信息安全的社会背景下，档案管理人员要非常重视信息技术的管理、安全和运行各个环节。数字档案具有远程共享的功能特定，同时它的存在也具有巨大的现实利益，以至于一些人或企业会通过非法的途径来获取一些重要的数据信息，而这些都是通过网络来进行远程信息的获取，因此，必须加强对网络安全技术的重视和应用，建立网络技术保障体系。利用网络安全技术实现高校数字档案的信息安全管理，如设置安全密码，并且采用独立的设备来进行安全管理；要及时做漏洞检查，防止各种病毒、木马的侵袭，并对信息数据进行加密备份，设置身份认证，防止潜在危险的发生。

3.3 加强数字档案安全的人才队伍建设。为了适应数字档案信息化的快速发展要求和提高数字档案的管理水平，就要不断的加强数字档案管理的专业人才队伍的培养，从而建立一支高水平的数字档案管理人才队伍。一方面，对高职院校中现有的数字档案管理人员进行不定期的培训，通过培训提高他们的信息安全管理的基本技能。学校相关部门要加大资金投入，制定相关的培训计划，在计划中应该包括现代管理信息、数字化技术信息和网络技术信息、防泄密方法等，从而提高管理人员的专业管理素质。另一方面，可以引进各层次的数字档案信息安全人才，这样有利于提高数字档案信息安全管理队伍的整体水平。

4 总结

总之，数字档案必然成为我国高职院校未来档案信息管理的发展方向，数字化档案的建立和完善可以提高高校档案管理的效率和实现社会信息共享，但是随着档案信息化程度的不断提高，数字信息安全问题也成为我们关注的重要问题。

参考文献：

[1]王淑萍.论高职院校档案数字化管理[J].重庆科技学院学报(社会科学版)，2013，02:190-192.

[2]郭雪营.河北省高职院校数字化教学资源开发和利用研究[D].河北科技师范学院，2012.

[3]郭玲.数字化校园环境下高职院校档案信息化建设研究[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2010，03:65-67.

[4]刘鹏.高职院校数字化校园建设研究[D].中国海洋大学，2011.

作者简介：梁仙荣（1989-），女，柳州铁道职业技术学院教师，研究方向：文书档案管理、文秘公关礼仪。

endprint