企业采购监督机制中存在的问题及对策探讨

梁明华

【摘 要】企业采购监督机制对于保证采购质量、减少采购成本以及有效预防不良企图的人利用职务之便捞取不法利益具有重要作用。采购作为企业一项较大的成本投入，应当加强对企业采购的重视与监督，及时发现采购中的问题，并采取行之有效的解决方法，杜绝贪污腐化行为的发生，确保企业利益实现最大化。本文拟通过对企业当前的采购现状进行分析，寻找问题并提出相应措施，以期全面提升企业利益。

【关键词】企业采购；监督机制；存在问题；对策研究

近年来，市场竞争日益激烈，各企业为了更好的发展纷纷进行各项改革，以保证企业效益的提高。采购作为企业的一项重要工作，如果在制度及监督管理方面做的不完善，就会影响到企业的发展速度，损害企业全体人员的利益。因此，针对企业采购管理存在的问题进行监督改进，对于更好地推动企业发展具有重要意义。

一、企业采购监督管理机制存在的问题

企业采购作为企业生产的大事，采购的合理性在一定程度上会影响企业的发展，比如：采购成本的控制、采购资金的使用，采购员的管理与监督等。目前我国企业虽然仍在不断完善自身的管理，但是在采购方面还存在一些问题：

1.监督部门思想上不够重视

监督管理部门的主要职能是监管企业各项工作的顺利开展，在企业工作中对于监督管理以及采购都会有相关的制度规定，但是部分监督管人员没有认识到采购对企业的重要性，在监督工作中更多的是流于形式，或者是由于自身能力有限，不能及时发现问题，更不能有效地进行管理或监督，容易给采购工作留下隐患。

2.采购组织结构设置不合理

采购部门针对采购工作的开展并没有落实到个人，这样如果采购任务完不成就是整个部门的失职，容易挫伤全体人员的积极性。企业内部的激励机制不健全，只是一味的追求经济效益，对于高价采购浪费资金的，或收受贿赂损害企业利益的行为做不处罚或少处罚，对节约资金完成任务的人员却无特殊奖励，这就降低了他们的工作积极性，这对于一些工作积极的员工来说很不利，无法凝聚员工的力量。此外，企业领导及其它相关人员为了人情或其它目的插手正常的采购工作，从而影响到采购工作的监督与管理。

3.内部的监督机制不完善

对企业各项工作实行合理监督，可以避免一些工作失误，但是目前企业中相应的监管机制还不完善，对于采购这样一个工作跨度时间长、流程复杂的项目进行监督，相关监督人员的工作目标和工作方式还不明确。一些企业由于机构编制的原因，一些部门即是项目任务执行部门又是监督部门，监督者和被监督者“同在一个屋檐下”，这样势必难以起到有效监督的作用，也就无法满足企业的经济发展需求。

二、改善企业采购监督管理现状的有效措施

采购是企业经济发展过程中的重要一环，对于确保企业的持续运营具有重要意义，因此，完善企业采购管理，可以提高企业效益，更好的促进企业的发展。针对当前企业采购部门存在的问题可以通过以下措施进行整改，以达到提升企业效益的目的：

1.加强监管部门的培训、提高重视程度

监督管理部门作为企业运行中的重要部门，每一位员工的工作开展情况都会影响到企业的成本预算及有效运转。因此，企业应该加强对监管部门的重视程度，适时对监管部门的工作人员进行培训，全面提高他们的职业素养。首先，对于监督管理部门工作人员的培训不能只停留在专业层面，应该根据工作的需要，开展一些诸如提高监管能力、做好审计工作以及法规条例的学习，通过不断提高监管人员的业务能力，增强他们对企业采购工作监督的适应能力。企业还可以利用一些活动平台，增加监管人员彼此之间的工作经验交流，实现共同进步。其次，在企业要开展职业素养教育活动，职业素养是员工对工作认真负责的基础，定期对员工进行职业素质教育可以让员工对工作更负责，强化企业内部的监督效应，这样一来，监管人员遇到违反企业条例规定的行为更能够严格按照章程办事，绝不偏袒。进行素质教育时可以给员工播放一些案例，通过案例对员工进行警醒教育，促使其慎重自己在工作中的行为举止。

2.制定监督目标及方式，确保监督有效性

企业监督管理部门是确保监督采购工作正常合理运转的主要部门，由于采购部门的工作任务多、时间长，因此在监管上需要花费较多的精力。监管部门可以通过长时间的摸索，找准工作重点，设置工作目标，确保监督工作的有效性。第一，开展监督工作应该明确工作重点。采购工作是企业的重要部门之一，采购质量和成本控制都会对企业运转造成影响，因此监管部门应该将采购的质量和成本放在首位，实行采购人员对采购物资质量的“终身负责制”。为了有效避免采购员和供应商形成利益关系、从中谋取利益，要定期对采购人员进行换人换岗。不过，也有一种看法，认为不宜频繁更换岗位，因为采购员在本岗位时间长，与商家有良好的合作关系，流程熟悉业务精通，能保证质量和供货时间，换另一个人要熟悉其业务及流程需要一个过程，与商家进行良好的沟通也要时间，这样对企业的生产会有一定的影响，因此关键还是要有监管制度的保证和实施，不一定换人换岗最有效。第二，对于采购工作的监督要抓住关键，采购计划必须要具有实用性，要关注计划采购物资的依据、必要性与可行性，防止出现盲目计划、拍脑袋预算或虽有计划却难以实施的现象。采购物资选择的供应商必须要具备相应的资质，确保物资的采购能满足企业的生产需求，同时还要认真检查验收所采购的物资，防止不合格品进入生产环节，全方位的确保监管有效性。

3.建立健全企业采购监督管理制度

一套完善的监督管理体制是企业监管部门顺利开展工作的依据，企业相关责任人应该根据监管部门的工作需要建立健全监督管理体制，为监管部门对采购工作的监督管理提供章程。在管理中，继续坚持“主要领导负总责、分管领导具体负责、管理监督部门为主、整顿办日常协调、各部门齐抓共管”的监管机制，监督力量体系构建上注重结合单位内外监督力量，建立以整顿管理为主，法规监察为支撑，供应单位及干部职工为补充力量的监督体系。监管部门应该定期将采购账单公示给企业员工，让员工一同参与到监督力量中。根据采购工作建立一套奖惩制度，对于在采购过程中积极性较高、认真负责的员工要给予一定的物质或精神奖励，激励员工的工作热情；对于在采购工作中利用职务之便谋取利益的员工，要给予严重警告，涉及到违反法规的要交由相关部门处理，绝不讲情面，通过实例给全体员工一个警示。

4.实施公开、透明化管理

为了更好地对采购部门工作进行监管，还可以通过公开管理，利用员工的力量进行监督，这样既实现了管理的透明化，还能够更好地监督采购工作。采购部门作为企业的重要部门，应该明确内部的管理制度及任务分工，这样就能更好地将责任归结到个人，便于监督制度的实施。另外，对于企业采购过程的监督，应当注重科学、合理，在保证采购顺利进行的同时实现监督机制的强化，这样不仅能够确保采购过程的顺利进行，同时还能够增强企业员工的责任感和集体荣誉感，这对于强化集体力量，提升企业的综合发展水平具有重要意义。除了要实现企业内部的透明化管理外，企业还应当邀请外界权威部门对企业内部运行进行监督，以实现企业运营过程的公开化、透明化，满足企业的采购监督机制构建需求。

三、结束语

企业采购是关乎企业生产、运转的重要部门，但又是监管最难的一个部门，及时发现企业采购中存在的问题，并根据问题采取行之有效的办法可以更好地促进企业的发展，也能更好地体现企业监管部门工作价值。因此，在未来的发展过程中，企业应当充分认识到采购监督机制构建的重要性，并积极采取有效措施加强监督机制的变革与完善，以提升企业采购过程的监督水平，从而实现企业成本降低，更好的满足企业后续发展需求。

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