Smile E—mail养成记

Koala

每一封邮件在字里行间都有自己独特的表情——粗体+大字体，像一位粗鲁的发件人在大喊大叫；没标点+没空隙，像一位喋喋不休的阿嫂在絮叨；温和有礼的问候语，像面对着一位亲和的职业女郎。写邮件前，先给自己一个微笑的表情，带着这份愉悦的心谈公事，相信不知不觉间，收件人也能接受你的微笑邀请。

日常篇

Maggie休完年假，面对堆积如山的工作，轻叹一声。在想着如何尽快回到最佳状态时，打开邮箱，第一封信来自一位刚建立合作关系的客户，第一句话是：“我在写这封邮件时是带着微笑的，希望你在阅读邮件时，也能够带着微笑。”简单的话语瞬间击中内心最柔软的地方，她的心一下子温暖起来。

虽然是工作的正常往来，读起来却使人心情愉悦。Maggie回想之前公事公办的电邮内容，两相对比，内容都是业务沟通，目的是培养感情，字数相仿，到底是什么在传达那一抹微笑呢？

Point 1：像个老朋友一样真诚

很多人都想在邮件中表达感情，真诚是首选，但键盘太冰冷，文字很难准确表达语气，难免略显浮夸。真诚的“度”在哪里？请想象与老朋友见面时，她会说些什么，是“你今天气色不错”还是“你今天气色太好了”？前者是真正的亲近感，让人舒服可信，后者容易让人觉得有目的性，若再是有求于人的商务电邮来往，难免让人心中一紧。

像个老朋友一样地打招呼，隐去目的性，别让收件人在看第一句话时就开始产生戒备感。相由心生，放松状态下，微笑是自然的。

Point 2：像口语一样的书面语言

如果一封电邮写得像法律文书一样滴水不漏，那读信人也只能像律师一样义正辞严地回复。电邮虽然能作为呈堂证供，说到底也只是联络工具，代替当面交流，以及方便使用者资料存档。语境轻松，才能让双方感觉是面对面沟通。

想想口语中的特色。比如一般语气词的使用，如“好吧”，“可以啊”，以及一些约定俗成的称谓或简语，如将领导称为“头儿”，BTW（by the way），FYI（for your information），当然前提是收件方不是一个太过严肃的人。

Point 3：像正常邮件一样的言简意赅

是不是也曾经收到来自客户的头疼邮件——励志型，某某伟人名言，或感人故事，配以图片，看似在传达美好愿景，也能理解发件人希望联络感情的初衷，但是对不起，收件人很难微笑，因为被占用了太多宝贵时间且没有太大意义。

归根结底，商务电邮仍是为工作而来，感情真诚和生活化都是为了拉近隔着电脑的两人的感情，为工作交流作铺垫，失去了这个“核”，外表只会显得轻薄。最多二十字的真诚寒喧后，请直奔主题，说出你写此邮件的目的。情感搭台，工作唱戏，主次分明很重要。

特别篇

当节日或者某个特殊的日子即将来临，更要趁这机会写一封Smile E-mail，向你的上级、客户、同事表达你平时积攒的谢意，可以营造浓浓人情味的职场哦。

受到客户的Smile E-mail的感染，Maggie决定将这份好心情传递给更多的人。这一年，Maggie的业绩突出，前景可期。她深知这成功离不开团队和客户对自己的协助与信任，所以，一封致谢电邮必不可少。虽然对象不同，表达好感的方式各有重点，但Maggie掌握了其中最重要的三点：

对上司：真诚谢意 简洁明了

Dear Boss，

新年伊始，借此感谢您过去一年间对我的悉心栽培与包容。回顾三年前这时，正是您的一席话使我坚定地进入公司。之后，您的专业意见和不断指正，使我更快融入氛围。希望接下来仍能继续得到您的指点，为公司带来更多惊喜。

Maggie

要点：切忌过长，点到即止，无论上司是否清闲，最好让他看了开头就知道你想说什么。

对客户：共事愉悦 温和有礼

Dear Liu，

预祝新年进步，来年合作顺利。我进入公司不久即得到贵公司和您的照顾，在与贵公司的合作过程中，您所表现的专业精神也深深地感染了我。希望来年，我们的关系更加愉悦、亲密，携手登上新的事业台阶。

你的朋友Maggie

Sales Director

XXXX公司

要点：肯定对方的工作方式，大家都愿意和性情温婉的人合作。

对团队：放平姿态 赞美多多

Dear Fellows，

首先预祝各位小伙伴们新年愉快，来年步步高升。过去一年中，我非常荣幸能与大家并肩作战，在一个个加班夜中，每个人都贡献出了自己了不起的创意与努力，使得我们团队的业绩在公司中名列前茅。这对我来说是莫大的支持与鼓励。所以，我会更加珍惜，来年为大家争取更多福利。让我们一同走向更加闪亮的未来！

团队一员 Maggie

要点：多赞扬同事及下属的付出。这时候不再强调职衔，否则易被误认为是炫耀。

Tips：一封合格Smile E-mail的自我修养

除了诚挚的信件内容，一封合格的Smile E-mail 也要从细节考虑到阅读者的感受。以下6个tips，让你的Smile E-mail人见人爱！

1.不要转寄连锁信。

“请传下去给5个认识的同事……”“请让更多的人加入寻找丢失小狗的行列……”

这种真的是史上最烦扰人的信，尤其看到这些是同事寄来的时候。不仅耽误宝贵的工作时间，更让人质疑发件人的专业性。

2.谨慎使用“全部回复”。

邮件寄出去之前仔细检查有哪些收件人。根据美国《华盛顿邮报》的调查，重要机密外泄时，很多是因为发件人的一个“全部回复”按钮。

3.请勿利用公司的E-mail寄送私人信件。

不少企业为了保护公司机密或防病毒，都会对员工的往来E-mail进行检查。我想没有人希望老板知道自己周末有什么约会吧？endprint

4.注意文字态度。

E-mail跟说话一样一去无法收回，而且它还会成为文字变成证据。

5.删去过长的内文。

信件在多次的往来转寄之后整篇内容变得很长，这时候可以开始删去没用的旧内文，还有碍眼的信件标头之类。

6.保持签名档简单。

放些必要的个人联络资料即可，最多就是加个网站链接。至于公司宣传口号、宠物照片等信息就免了。简洁的个人介绍，可以节省看信人时间。

Smile E-mail

Do's & Dont's

E-mail来来往往，里面有很多小细节，可以透露出你的心理秘密，以及收件人可能有的反应。今天列举几个供大家参考，让大家今后在撰写E-mail时，能将心底的smile顺利表达出来。

E-mail的主旨——

一个感觉与大家分享

意味着：无关紧要的感觉

收件人的心声：公事众多，没有关系的信件，有空再看吧。

请看！

意味着：看什么？没有提示！

收件人的心声：这肯定是垃圾邮件。

我想了很久并问过……

意味着：主旨长到格子显示不完

收件人的心声：光是主旨就啰啰嗦嗦，可想内容多拖沓，我还是别看了。

本月涨薪名单一览表

简洁又清楚。

收件人的心声：OMG！快打开看看。

E-mail的附件大小与数量——

2MB以内

客户能接受的容量

潜台词：请快瞧瞧这些很快就能收下来的档案。

5MB以内

待办事项

潜台词：这种大小，贵公司的网速应该很快能下下来。

超过10MB

客户的建议

潜台词：我是个不懂E-mail礼仪的新人。

任何超过10个附件的E-mail

潜台词：我懒得把它们压缩成一个档案，我很不专业。

E-mail的回复时间——

两小时以内

表示：我很重视您的来信。

代表人物：热忱有礼并积极的人。

一天之内

表示：我已经尽快处理了。

代表人物：把握时间并且有效率的人。

三天之内

表示：你还没排到我前100项要处理的事。

代表人物：拖拖拉拉或时间管理不当的人。

石沉大海

表示：我不在乎是否得罪你。

代表人物：没礼貌而且注定失败的人。

E-mail的称谓——

亲爱的Maggie

在对方名字前加上“您好”的字样

含义：我是个有礼貌的乖宝宝。

适用对象：任何你想让他对你有好印象的人。

Hi～Maggie：

在对方名字前加上Hi等字样

含义：我们也许熟到不用再客套了。

适用对象：任何你希望对方当你是朋友的人。

Maggie ：

直接写名字，有时甚至连名字都省了

含义：我懒得跟你废话。

适用对象：任何你不是很想再收到她E-mail的人。

亲爱的：

直接用其他的昵称

含义：我们的关系非比寻常。

适用对象：极好的朋友。endprint