烟草商业企业货币资金内部控制现状调查与对策研究

姚贻丰 姚文敏

摘要：文章根据企业内部控制原理，通过实地调查湖南烟草4家地市级烟草公司，以资金运行轨迹为主线，理论与实践相结合，分析了现实的和潜在的风险点，对湖南烟草商业企业资金内部控制的设计提出了建议，确保货币资金安全和完整，对地市级烟草公司资金内部控制的设计与风险控制有一定的积极意义。

关键词：烟草企业；货币资金；内部控制

中图分类号：F275 ； ； ； ；文献标识码：A ； ； ； ；文章编号：1009-2374（2014）18-0158-04

货币资金是指公司所拥有或控制的现金、银行存款和有价证券。烟草行业是资金密集行业，资金安全显得尤为重要。国家烟草专卖局为加强行业资金管理，规范各类列支渠道和开支范围，相继出台了一系列的管理办法和实施措施，如《水源建设项目补贴资金管理办法》、《烟叶生产投入补贴预算专项规程》、《烟草打假经费开支管理办法》。各省级公司根据自身情况，结合行业自身工作实际，完善资金管理制度，并能将制度融入到经营管理当中去。

有效的内部控制不仅能使单位的资源合理配置，提高劳动生产率，而且更能防范和发现单位内外部的欺诈行为。多年来，湖南一直高度重视资金运行安全，随着改革的深入，地市级烟草公司已经成为生产经营主体，业务涉及卷烟经营、烟叶生产、专卖市场管理及烟叶收购、调拨，基础设施建设补贴等各个方面，每年有上万亿的资金在烟草工业、商业企业之间循环周转。由于货币资金流动性强，极易被别有用心者挪用、盗窃或发生其他舞弊行为，为确保货币资金的安全和完整，建立一套覆盖的全方位、操作方便有效的内控制度，防范资金风险，显得尤为重要。

1湖南地市级烟草公司资金运行现状

当前公司资金管理的主要内容有银行存款、货款回笼资金及采购资金。下面从三个方面分析资金管理现状：

1.1 ；银行存款

2006年取消县级局法人资格后，县级银行账户逐步减少，形成了以市级公司为主体的银行存款集中管理模式，县级公司银行账户中基本上只保留支付日常费用必要的资金，县级公司银行账户资金通过市局公司下拨，因此，银行存款余额管理的重点在市级公司，同时，由于县级公司涉及销售货款归集及费用支出，对县级公司货币资金管理仍然是货币资金管理的重要环节。

1.2 ；货款回笼资金

主要包括卷烟货款、烟叶货款及烟用物资款。自公司1992年应用营销系统以来，卷烟营销方式实现了从零售户自购到送货上门的转变，卷烟货款结算也随之变化，主要是以电子结算为主，收少量现金相结合的方式。城市及集镇客户采用电子结算方式，在访销时通过银行将货款划进烟草公司账户；只有交通不便、网络不通的乡村客户才采取送货到户后，先收取现金的方式，再由送货员将现金存入烟草公司银行账户，之后送货员将现金存款单和电子扣款单合并与销售日报表核对一致后交财务核对。可见卷烟货款的监管也由传统的收现监管模式转变为网上银行监管及收现金监管相结合的模式。烟叶销货款由烟草工业企业直接汇款到公司账户中，风险相对较小。相对于烟叶货款来说，烟用物资销售款的管理较为复杂：先由各烟站根据销售情况收取货款，再存入银行。由于销售不定期，财务人员难以及时了解货款回笼情况，因此，烟用物资销售款管理才是管理的难点和重点。

1.3 ；采购资金

主要有“两烟”购货款、烟用物资购货款及资本性支出等购货款。相对来说，卷烟购货款，属同行业单位之间资金流动，金额大，但风险较小；烟用物资及资本性支出资金规模相对较小，支付次数不多，主要在有一定规模企业间流动，风险也不大。烟叶收购资金目前应用新的“在线支付”模式，由于涉及电子商务，风险控制要在动态中把握，相关控制措施要随电子商务的发展不断完善与跟进。

2湖南地市级烟草公司资金运营面临的新风险

业务模式转变对资金风险管理提出的新要求。随着网络和电子商务等新技术逐步应用到烟草经营业务，原本的资金管理模式和方法已发生变化，企业资金可能存在着新的风险：

首先，网上银行的开通应用，在缓解支现的压力，提高财务报账效率的同时，资金内控不再是全靠传统的印鉴分开保管，而是要依靠审批环节的密码来实现。密码和印鉴的保护方式大不相同，不依据变化了的情况相应调整内控的话，势必会存在风险。其次，烟叶在线支付也逐步成烟叶收购资金支付的主要模式，传统的支付方式已弱化。随着这种方式的出现，要求烟草企业要从内控角度上思考怎样在新的模式中确保资金的安全。

公司治理变化带来的资金管理新风险。近年来，随着湖南烟草行业结构调整，人力资源改革的不断深入，在县、市资金管理的环节发生了很大的变化。取消县级法人资格后，地市级烟草公司成为生产经营主体，财务管理重心也相应转移到市级公司，县级公司财务管理逐步弱化，甚至有的县级公司财务机构取消，只设一个兼出纳的报账员。实际上市本级到县公司之间存在着时间和空间的距离，内控监管难以及时到位。县公司知道经济事项而不知市局报账审批情况，市局知道报账审批情况但不知县局经济事项的真实情况，存在信息不对

称性。

缺乏风险持续评估机制面临的资金管理风险。公司自成立以来，历经多年的发展，资金收支管理也逐步形成了一套行这有效的内控模式，多年的资金安全管理，容易导致管理人员、操作人员在主观上放松、思想麻痹，认为天天都这样运行不会存在问题。但往往这种情况最容易被有心人利用，甚至造成不可估量的损失。主要的原因就在于资金管理缺乏风险持续评估，财务人员没有清楚地意识到面临的风险。

3湖南地市级烟草公司货币资金内部控制基本内容与原则

货币资金的内部控制，一般来说就是单位内部为了保证货币资金收付的合法、真实，保护其货币资金的有效运用和安全完整，在会计岗位分工时建立起来的相互制约、相互监督的管理体系。主要包括：（1）职务分离控制；（2）货币资金的授权批准控制；（3）货币资金定期盘点与核对控制；（4）凭证稽核控制；（5）收支分管、钱账分管制度等等。

据此，湖南地市级烟草公司货币资金内部控制基本要求要做到如下：（1）货币资金收支与记账的岗位分离；（2）货币资金收支的经办人员与货币资金收支的审核人员分离；（3）支票（现金支票和转账支票）的保管与支取货币资金的财务专用章和负责人名章的保管分离。

由于电子商务的逐步深入，湖南烟草除了上述基本原理所述内容外，应该特别注意以下几点：一是要在建立岗位职责时，要根据业务模式的转变和电子商务的运用，加入不同用户的权限分离，防止共用户名方式，还要加强密码管理，不能共用密码或通用密码。二是严控管理授权。不能把高级权限用户工作委托给低权限用户，即使同级权限也要注意不相容权限不能交同一人使用。出现临时代班时，除审核委托岗位和受托岗位是否存在不相容外，还要及时更换用户密码。三是在货币资金盘点时，要特别注意网上银行账户，不能只注重形式上的账实相符，要注意真正意义上的账实真实性。

建立和实施财务内控规范遵循的基本原则是：

（1）合法性原则。烟草公司是国有大中型企业，内部控制应当符合相关法律、法规的规定和有关政府监管部门的监管要求，不能过多强调自身的特性。

（2）全面性原则。公司上下全员都参与到内部控制建设中来，为了避免内部控制出现空白和漏洞，内部控制在层次上应当涵盖公司领导班子和全体员工，在流程上应当渗透到决策、执行、监督、反馈等各个环节，在对象上应当覆盖公司管理活动和各项业务。

（3）适应性原则。内部控制应当随着公司经营业务的调整、外部环境的变化和上级管理要求的提高等不断改进和完善，合理体现公司业务范围、经营规模、风险状况、业务特点以及所处具体环境等方面的要求。

（4）有效性原则。烟草公司全体员工应当有效执行和自觉维护内部控制。内部控制实施过程中存在的问题应当得到及时处理，并得到及时纠正。确保内部控制能够为烟草企业内部控制目标的实现提供合理保证。

（5）成本效益原则。效益是企业永恒的主题，追求利益最大化是企业的目标。内部控制应当合理权衡成本与效益的关系，要力争以合理的成本实现更为有效的控制，保证内部控制的可持续性。

（6）重要性原则。由于烟草物质的多样性，两烟区烟草公司涉及的业务比较广泛，内部控制应当在兼顾全面的基础上突出重点，根据业务与事项、高风险领域与环节进行分类，运用不同的控制措施，确保不存在重大缺陷。

（7）制衡性原则。地市级烟草公司要根据内部控制的基本要求设置机构、岗位和分配权责，确保不同岗位之间、不同部门之间权责分明，并相互制约、相互监督。同时纪检、内部审计作为内部控制监督部门，应当具有良好的独立性。

4湖南烟草地市级公司货币资金内部控制设计

为保证货币资金的安全，降低资金使用成本，提高货币资金的使用效益，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，对湖南烟草地市公司的内部控制提出如下建议。

4.1 ；职责分工与授权批准

财务部要做到收支有预算，支付有监管，加强对货币资金的日常调度管理。严格按照岗位职责分工，确保办理货币资金业务的制约和监督，不相容岗位相互分离，确保做到：钱账分管；收付款申请人、批准人、会计记录、出纳、稽核岗位分离；出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。

严格设立出纳岗位，在银行账户的规范使用下，大大加强了各个县级公司的银行账户使用情况，但个别县级公司采用设立多名出纳以挂往来账的方式“减轻”财务支付负担，这样“银行账户管理”既没起到规范资金使用，还大大增加了现金的安全管理难度，变相地出现了“账外账”、“套现”等情况。因此，应严格实施会计岗位制度，取消多出纳支付方式。

货币资金使用按金额大小、业务性质及责任大小实行分级授权审批制度。财务部对支出的真实性、合法性、合理性、合规性进行确认审批，业务部门的负责人及分管领导负责对经济事项发生的真实性、合法性、合理性进行确认审批。财务部应严格执行公司的预算、支付标准和分级授权审批制度。

对货币资金业务有批准权的审批人，不得超越审批权限。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员及财务部均有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门或上级授权人报告。

办理货币资金业务必须经过支付申请、支付审批、支付审核、办理支付四个环节，具体规定如下：

（1）支付申请。公司有关部门或个人用款时，由经办部门的经办人填写资金支付申请凭证，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附：相关交易或事项发生的原始单据。

（2）支付审批。申请审批至少应履行程序为：经办人→经办人所在部门负责人审核→财务部负责人审

核→分管副总经理审批→经理审批，属重要事项还要集体审批。

（3）支付审核。分管财务副经理为支付审核人，应当对经部门负责人审核后的货币资金支付申请进行审核。首先应对发票的真伪进行审核，凡增值税发票都要经税务部门认证中心认证，然后审核货币资金支付申请是否为预算内的支出，其批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备、合法合规，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。

（4）办理支付。出纳人员对付款凭证进行复核，包括付款凭证的所有手续是否齐备（包括审批手续）、付款凭证金额与附件金额是否相符、收款单位是否与发票一致等，复核无误后按规定办理货币资金支付手续，付款后在付款凭证及附件上盖上“付讫”章，及时登记现金和银行存款日记账。

4.2 ；现金管理

现金的使用范围：职工工资、各种工资性津贴、各项奖金、各种劳保福利费用、出差人员随身携带的差旅费、个人劳务报酬、公司零星采购及其他经营性零星用现。

在办理有关现金收付业务时，必须遵守以下规定：

所有现金收入款项都应于当日如数存入银行，当日送存确有困难时，应报告财务经理，采取防范措施，妥善保管，第二天早晨及时存入银行。

支付现金，可以从库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从公司的现金收入中直接支付（即不准坐支现金）。

从开户银行提取现金，应当写明用途，提取金额在人民币伍万元以下（包括人民币伍万元）由财务经理审批签字；提取金额在人民币伍万元以上由财务总监审批签字。

公司应根据实际情况确定库存现金限额，不得超限额保存现金，超限额部分应于当日存入开户银行。现金出纳必须严格遵守有关业务手续制度，即收支现金必须有凭有据，符合财经纪律和财务制度规定；收支现金后，必须在现金收支凭证上加盖有日期的“现金收讫”或“现金付讫”戳记和出纳人员、当事人的签字或盖章，以防重复收付。每日终了，应结出库存现金余额，进行账实核对不准以白条抵库，发现现金余缺应及时列账，并向上级领导逐级报告，查明原因处理。

4.3 ；银行存款管理

公司收入的一切款项，除国家另有规定以外，都必须当日送存银行；公司的一切支出，除规定可以用现金支付以外，都必须通过银行办理转账结算。

财务部应当严格按照《支付结算办法》、《银行账户管理办法》等国家有关规定，加强对银行账户的管理，严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算。银行账户的开立应当符合公司经营管理实际需要，不得随意开立多个账户，禁止未经省局批准自行开立银行账户，对不需用、未使用的银行账户要及时做好清理、撤消工作。严格遵守银行结算纪律，不准出租出借银行账户。

出纳员负责公司银行存款的使用和管理。财务部应当指定专人定期核对银行账户，每月至少核对一次，编制银行存款余额调节表，并指派对账人员以外的其他人员进行审核，确定银行存款账面余额与银行对账单余额是否调节相符。如调节不符，应当查明原因，及时

处理。

采购货款支付由采购部或设备供应部计划员按合同提出付款申请，经部门审核，分管副总经理签字后，交财务部付款。出纳员付款时必须复核支付申请是否经各级有权签字的人签字批准，原始凭证原件是否真实、完整，并应提前做好资金准备。

银行结算业务完成后应序时逐笔登记银行存款日记账，不准多笔汇总登记，也不准以收支差额记账。对于银行账户实行网上交易、电子支付等方式办理货币资金支付业务的，公司应当与承办银行签订网上银行操作协议，明确双方在资金安全方面的责任与义务、交易范围等。操作人员应当根据操作授权和密码进行规范操作。使用网上交易、电子支付方式办理货币资金支付业务，不应因支付方式的改变而随意简化、变更支付货币资金所必需的授权批准程序。公司应严格实行网上交易、电子支付操作人员不相容岗位相互分离控制。

4.4 ；票据和印章管理

票据系指公司使用的增值税专用发票、普通发票、收据、各种支票等。各种票据由财务部统一保管。票据由财务部统一向税务部门和有关银行购买。财务部要按票据种类设置登记簿。登记簿的封面内容为：票据名称、每本票据份数、总本数、起讫号。票据存根属于公司的原始凭证，应保存15年。财务部对各种支票和付款凭证，必须认真保管，使用时按编号顺序登记。支票如有遗失，必须及时向开户行办理挂失手续，报法院登报声明，并对责任人视情节及损失额度给予相应处罚。

涵盖印鉴范围为：公司在开户银行预留的印鉴样式对应的所有实物（包括网上银行所使用的专用U盘或密码器）。印鉴平时必须妥善保管，保证安全，不得由一个人保管支付款项所需的全部印章，原则上由出纳和财务经理分开保管。印鉴保管人外出必须做好交接授权工作，由财务副经理指定人员临时保管。保管人必须亲自在银行结算凭证等单据、文件上面加盖预留银行印鉴，不允许由其他人代替。

一般情况下，不准携带银行印鉴外出，如确实需要，应事先取得公司财务副经理的批准，印鉴保管人方可亲自携带各自的印鉴外出使用。印鉴保管人应建立财务印鉴使用登记簿，记录临时代管和外出使用的情况。

4.5 ；监督与检查

公司财务副经理负责对公司及子公司的货币资金内部控制情况进行检查监督。货币资金监督检查的内容主要包括：

货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金不相容职务混岗的现象。

货币资金支付授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金制度的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。

支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务的全部印章交由一人保管的现象。

票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。

随机检查库存现金的账实相符情况。

货币资金收入、支出是否取得合理、合法的凭据。

银行存款余额对账单编制情况。

监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，应要求纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施，加以纠正和完善。

5结语

货币资金管理只是企业内部控制的一部分，要确保湖南烟草企业持续、健康、稳定发展，避免或降低各种风险，还需要单位治理层、管理层乃至员工共同制定和实施一系列控制方法、措施和程序，综合管理。健全有效的内部控制，能够为公司各项业务活动的健康运行及国家有关法律、法规和公司内部规章制度的贯彻执行提供保证，能够保护公司资产的安全、完整，促进整个单位劳动效率的提高，实现企业的战略目标。

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作者简介：姚贻丰（1985—），女，湖南岳阳人，厦门大学学生，研究方向：企业会计与财务风险管理；姚文敏，岳阳市烟草公司信息系统项目管理师、经济师，高级会计师，研究方向：企业财务管理。