我国公共部门人力资源管理信息化建设的思考

李慧艳

（武汉大学 政治与公共管理学院，湖北 武汉430070）

一、引言

“信息化”一词起源于20世纪60年代的日本，1963年，由日本学者梅倬忠在《信息产业论》一书中首次提出。对“信息化”这一概念，我国学术界也做过颇多深入的探讨。有学者定义为：“信息化就是计算机技术、通信技术以及网络技术的高度现代化。”也有学者认为：“信息化是指培育并发展电子计算机信息处理技术为基础、以信息能的传递为纽带、以社会财富创造者具备智能信息处理能力为标志的新型生产力和生产方式。”[1]综上所述，信息化不仅仅是软件和程序研发的过程，更是管理模式科技化的过程。它是以信息资源的广泛利用为主导，以信息网络为平台，以信息人才为依托，是将信息转化为知识，将知识转化为社会生产力的过程，其代表了目前社会进步和经济发展的一种理想手段和理想状态。

在信息化的触角延伸到各个领域的同时，人力资源管理领域也逐渐向信息化方向发展，公共部门人力资源管理环节也迎来了一次深刻的信息化革命。20世纪90年代，人力资源管理的新模式即E-HR管理模式崭露头角，逐渐渗入至各个部门，特别是企业部门。这一模式的出现不仅给企业人力资源领域信息化建设提供了最佳契机，也给公共部门人力资源管理的信息化建设提供了新的管理理念和管理模式，并弥补了公共部门人力资源管理信息化建设的短板。

目前，我国公共部门人力资源管理信息化建设的速度逐渐加快，首先是政府部门在电子政务、智慧政务等智能化背景的前提下，人力资源部门也进行了信息化的普及。其次是医疗行业、教育行业、国防等人力资源管理信息化建设也进入了探索阶段。虽然我国公共部门人力资源管理信息化建设取得了初步成效，并带来了巨大价值，但其运作过程中产生的问题也不可忽视。本文针对具体问题提出了对我国公共部门具有普适意义的路径：转变高层观念，奠定人力资源管理信息化意识领域的基础；加强基础建设，构建完善的信息化人力资源管理体系；提升专业素养，实现高素质信息化的人才队伍建设；加强资金投入，重塑人力资源管理信息化建设的硬环境；保证信息加密，构建人力资源管理信息化的安全环境。

二、我国公共部门人力资源管理信息化建设的现状综述

在信息化嵌入企业人力资源管理环节的同时，也给公共部门人力资源管理提供了技术平台，公共部门也必须利用这一契机来实现办公和管理的现代化和科技化。与此同时，我国行政改革的呼声不断高涨，也给公共部门人力资源管理改革和价值再定位埋下了伏笔。在行政改革的逐步推进中，公共部门人力资源管理改革的思路基本理清，信息化建设得到普及，这对重构公共部门人力资源管理新路径，适应人力资源管理国际化的新趋势，具有重要的现实意义。

首先，是政府部门。政府人力资源管理实现信息化是在政府人力资源管理理念创新和流程重塑的基础上，借助网络的技术优势，打破时空界限，使人事管理方式更加集约化、快捷化。其最终目的是要实现政府管理全过程中所涉及到的人、财、物、技术信息等资源流的有效整合，使政府部门获得优秀人才并促进其全面发展，实现人员整体素质和结构的优化，最终提升政府的服务品质。近年来，电子政务、智慧政务成为了我国政府信息化建设的热点话题，人力资源管理这一模块实现信息化正好成为了电子政务系统的一个子系统。而我国也正好处在应用网络技术来改造政务运作的起点，如何使人力资源管理和信息技术在政府领域碰撞出火花，将是我国政府人事制度的又一次大胆探索。

我国政府部门人力资源管理信息化建设经历了三个阶段，第一阶段是规范了人力资源管理的业务流程；第二阶段是完成了人力资源管理系统建设；第三阶段是拓展了电子政务平台的网络化覆盖面。从总体上看，我国政府人力资源管理信息化水平有所提高，信息化建设取得了阶段性成果。但我国电子政务还处于起步阶段，人力资源管理环节实现信息化也只是进行了初步探索，实践中一些困难也在所难免，如信息化建设的理念超前而机制滞后；公务员的认识局限；信息化人才短缺，信息系统功能不健全等。

其次，是教育行业。教育行业也是在信息化浪潮的冲击下，相关高校开始了信息化建设的探索。信息化建设的逐渐深入，使其意识到传统理念下的人力资源管理模式已经成为了制约高校进步的桎梏。因此，除了采取以人为本的管理机制之外，将信息技术融入人力资源管理也成为了教育行业提升人力资源管理效率和水平的必由之路。然而，从目前的实践情况来看，我国教育行业人力资源管理信息化建设状况还不理想，传统的高校人事管理系统存在诸多缺陷，其功能的有限性不足以完全满足人力资源管理实际工作需要。因此，需要设计一套可集成全校的人力资源管理工作，并具有信息查询、业务监督、自助服务等多种功能于一身的人力资源管理系统，实现各个高校人力资源管理模式的现代化和管理的智能化，奠定教育领域科技水平和管理水平的信息化基础[2]。

最后，是医疗行业。医疗行业对高科技技术具有极度的敏感性。其所需要的信息资源和医疗器械、专业人员等也是与信息化水平挂钩的。随着信息化进程的加快，医疗市场也日趋激烈，特别是在人才的管理上，新技术、新理念、新设备开始与传统模式正面交锋，进一步刺激着人力资源管理模式必须适合现代化和科技化的新趋势。最近几年，信息技术在我国医院的人力资源管理方面越来越彰显了其潜力，使人力资源管理理念和体系也做了大幅度的改变，不仅给人员的招聘培训、选拔晋升、薪酬管理、绩效评估带了先进的操作技术，还大大降低了人力资源管理的成本，提高了管理的效率。但当前我国医疗行业人力资源信息化建设还没有全面普及，存在的一些困境还无法避免。因此，要想促进医院综合实力的发展还需进一步完善人力资源管理信息化建设，将人这一活的可再生资源充分利用，挖掘其现有价值和潜在价值[3]。

三、我国公共部门人力资源管理信息化建设的价值分析

（一）更新管理理念。公共部门人力资源管理信息化是一种点对点的关系管理，其最终目的不仅仅是改进部门管理方式，更是管理理念的全面更新。从性质上来说，它是人力资源管理环节人和计算机相结合的一项系统工程，它综合运用各种网络技术，并与现代化的管理理念相联动，辅助工作人员进行管理和决策。比较传统的人力资源管理模式，其优势就在于理念上的大力转变，即从对人的静态管理转变为动态管理；对人的刚性激励转变为柔性激励；对人的传统式管理转变为科技化管理。将信息化技术纳入人力资源管理工作，是一项技术和思想优化配置的新兴工作理念和模式，这不仅给我国公共部门人力资源管理树立了网络意识领域的观念基础，还进行了一次电子人事管理理念上的全面更新，对公共部门人力资源管理领域来说是一场深刻的革命。

（二）提高管理效率。公共事务具有复杂性，公共部门的人力资源管理工作也同样秉承了这个复杂的特性。如人员的工资核算与发放；人员基本信息管理；人员休假和考勤管理等大量事务性和程序性工作，手工操作会耗费大量时间和精力，且错误难免，效率不高。实现人力资源管理的信息化运作，将上述事务纳入信息化程序进行处理，可降低例行性事务占人力资源管理人员总时间的比例，使管理人员摆脱繁杂事务，实现现代化办公。如人员个人事务可通过自主终端进行信息检索和自助服务，可大幅度减轻工作人员对于信息收集、更新和存储的工作量，还可保证数据更新的动态性和数据质量的有效性。除此之外，进行人力资源信息化管理可优化人员的招聘流程、薪酬管理流程以及人员的培训与开发流程等，将这些分散的工作进行集成处理，不仅可以对人力资源管理工作实现全覆盖，还可实现人力资源管理的工作流程、业务流程和直线功能的充分结合。

（三）降低管理成本。实现公共部门人力资源管理信息化建设，可在一定程度上降低管理成本。如在人员培训中，可采取“在线”培训方式，让员工随时随地选取针对于自己的培训资料，从而来节约时间，省略中间环节产生的费用；在评估方面，各级主管可以通过网络来快速实现对人员工作的审核，或者利用网络传输下级工作报告等文件，及时进行评估和监督等，降低评估成本；日常事务如工资发放、报表处理、统计等方面，管理人员可以采用现代化的软件存储和分析技术来处理，减少了工作时间，降低人员机会成本。除此之外，开发或者引入集成化的人力资源管理系统，进行各部门资源的有效整合和信息资源共享，可降低信息采集成本；信息化的人力资源管理方式可以使粗放的人力资源管理步入精细化的人力资源管理阶段，真正实现政府的无纸化办公和电子化运作，减少了办公费用和和其他操作成本，以及人员的通信费用，进而降低公共部门的运营成本。

（四）加强内外沟通。人力资源部门是掌握重要战略资源的部门，因此，打破部门障碍，实现各部门的互动，进行全方位的沟通就显得颇为重要。目前，信息技术嵌入人力资源管理环节使得网络不但可以成为员工之间沟通的纽带，还可帮助他们跨越部门、时间、地点不同的障碍，促进相互了解和互动。在内部，可实现人员之间、上下级之间以及人力资源部门和其他部门的沟通共享，如涉及到人员薪资问题时，人力资源部门便可与财务部门通过网络进行信息沟通，快速解决人员面临的问题，还可实现人力资源管理信息在部门内部准确快速流动；在外部，通过信息网络传播的进程来跟踪人才的输出输入渠道，及时和外界进行优秀人才、先进技术以及前沿知识方面的共享，适当的情况下还可以吸收和引进。

（五）留住优秀人才。人才流失现象存在于各行各业，原因除了薪资这个硬性指标达不到人员要求外，更多的还是其他方面的因素，如领导对下属的态度如何、工作环境是否满意、学习机会和发展前途如何等。因此，对人力资源进行信息化管理，首先，可适度降低人员招聘、选拔、晋升等方面的主观性，提高其透明度，显示出公平性，从而留住优秀人才。其次，在信息化环境下，人员沟通顺畅，联系紧密，彼此互动，更容易对组织形成共同的文化认同感，有利于增强内部人员的凝聚力，从而减少人才流失现象。最后，人力资源管理信息化可使人员掌握更多的主动权，其所拥有的透明、快捷的信息查询和获取方式可赢得人员对组织服务的赞同，提高其对组织的满意度和忠诚度，从而提高人才对组织的心理渗透性。总之，人力资源管理信息化可建构一个全体人员参与的大型互动管理平台和一体化的人力资源管理标准体系，为公共部门塑造一个“投资于人”为根本理念的管理模式。

四、我国公共部门人力资源管理信息化建设面临的困境

我国公共部门人力资源管理信息化建设还处于探索阶段，人事工作主要集中于薪酬、招聘、考勤等程序性事务，还未涉及到自助服务、工作统计分析、信息共享平台等方面。目前，作为我国公共部门人力资源管理信息化核心构成要素的管理人员、资金水平、管理理念以及技术环境等几个方面还存在诸多不足，严重阻碍了人力资源管信息化的进程[4]。

（一）领导层的信息化意识滞后。在信息时代的冲击下，公共部门人力资源管理需信息技术来支撑方可实现战略性的转变。但我们必需认清一个事实，即技术和软件只是实现人力资源管理信息化的辅助手段，而根本上能使公共部门人力资源管理信息化产生影响和决定作用的是人，特别是高层领导的战略部署。因此，首先要激发高层领导的参与意识，让其意识到公共部门人力资源管理信息化建设的重要性。目前，公共部门人力资源管理信息化建设处于行政性阶段，诸多领导不仅对其缺乏理性认识，还缺乏对人力资源管理战略性的考虑，他们认为通过计算机技术为人力资源管理和开发设计几个系统如招聘系统薪酬系统、考核系统，就实现了部门管理的信息化，而实质上这只是利用辅助化的技术来进行简单的工作，而没有将人力资源管理信息化建设提上一个战略性的高度。总之，管理理念和模式的革新需要各部门领导的重视和各部门人员共同努力方可顺利进行，将信息化建设渗入意识领域才是公共部门人力资源管理的真正起步点。

（二）信息化基础薄弱。目前，我国公共部门探索阶段的人力资源管理工作重心依然停留在具体操作层面，即只是在传统人事管理进行改造的基础上加入了信息化因素，管理方式较为粗放，信息化基础相对薄弱，缺乏系统合理的规划，基础数据库建设不完善，甚至有些地方的人力资源管理部门还没有实现电脑的全面普及化，有的地方即使电脑设备齐全但信息化人才缺乏导致信息技术无法完全应用于管理流程。因此，信息化基础的薄弱导致人力资源管理部门在管理环节中还无法保证第一时间获得最真实、最有效的数据，各项制度或政策的执行还无法涵盖到部门的方方面面，信息技术只是在某些方面起到了作用，还没有真正实现和管理理念的充分融合。特别在技术方面如相关管理软件的开发缺乏系统规划和顶层设计，结果导致系统建设重叠，信息孤岛严重，基础数据库随意性大；某些考核软件缺乏常规化操作基础，往往因为功能模块的无法更改而不适应管理模式的变化，结果使得人力资源管理软件的开发往往赶不上管理的变化而导致部门信息化建设陷入困境。

（三）复合型人才匮乏。实现公共部门信息化人力资源管理是多种资源有效集成的过程，其目的就是要通过信息技术来优化人力资源管理理念和方式，提高人力资源管理的科技含量。而在我国公共部门管理过程中，信息化人才的缺乏是一个普遍性的问题，懂人力资源管理的信息化人才更是少之又少。因此，管理层和技术层无法进行互相渗透，造成局部人才的浪费，给公共部门人力资源管理方面带来了诸多困境。比如信息化专业人员，拥有丰富的信息技术知识，但缺乏人力资源管理方面的理念和经验，不了解管理方面的业务需要，因此也就无法定制适合人力资源管理的信息系统。而懂人力资源的专业人员，具有全面的人力资源知识和丰富的人力资源管理经验，但缺乏相关的信息技术知识，因此也就无法实现技术能力和管理能力的同步服务。总之，在我国公共部门人力资源管理的信息化建设中，不仅需要懂管理实务的人员，还需要一支充分具备IT技术的人员，实现二者的最佳结合是提高公共部门人力资源管理信息化水平的有效途径[5]。

（四）资金支持程度低。公共部门人力资源管理信息化建设的投入大、周期长，充分的资金投入是其信息化建设的助推器。目前，许多管理者将人力资源视为一种成本，而忽视了其潜在价值，对人力资源管理信息化建设的心理渗入程度低，未考虑其战略方向的价值，对资金的投入无法满足人力资源管信息化建设的需要，严重压缩了人力资源管理信息化建设的发展空间。一直以来，资金问题一直是信息化建设的致命短板，虽然人力资源管理信息化可减轻成本压力，但由于其投入回报的滞后性和间接性，在短期内无法实现直接效益，使得前期的资金投入缺乏高层的支持，导致资金来源渠道堵塞，严重阻碍了人力资源管理信息化建设的步伐。除前期的资金投入之外，后期系统升级和维护、人员培训等方面资金也匮乏，导致阶段性资金不足。总之，资金投入是公共部门人力资源管理信息化建设的基础，信息化资金投入越多，信息化发展的水平就越高。加强公共部门人力资源管理信息化进程的理想方法就是打好经济基础，制定资金计划，关注长远利益。

（五）信息缺乏安全性。随着信息通信技术在人力资源部门的逐渐普及，其管理在享受网络带来的众多好处的同时，也面临着个人信息被泄露和窜改的威胁，而信息技术水平的提高使得网络攻击的形式越来越多样化，手段越来越智能化，攻击频率也日益增高。虽然利用信息技术可大幅度提高人力资源管理的效率，节约人力资源管理成本，并以其广泛的渗透性和无以伦比的先进性实现人力资源管理部门的技术革命，但人力资源管理部门个人信息流量大，网络延伸范围广，如果疏于防范，信息的机密性、可靠性、完整性就无法得到保障。如信息技术的进步使得某些信息自动转换的功能突破了人力资源管理部门的界限，逐渐延伸到了一个更大的环境中，很多数据和文件可通过网络即时在各部门之间流动，而这些未加密文件更有可能被病毒袭击，某些重要信息如家庭住址等很有可能遭到黑客攻击等。总之，人力资源管理在信息化建设的道路上还需认识到网络世界并非一片净土，其存在的安全隐患不可忽视。

五、我国公共部门人力资源管理信息化建设的路径分析

（一）转变高层观念，奠定人力资源管理信息化意识领域的基础。信息化的人力资源管理模式不仅是一种技术上的创新，更是一种管理思想的变革。因此，高层领导的观念认同是人力资源管理信息化在意识领域的基石。首先，高层领导要具有全局意识。人力资源管理信息化建设不仅仅是人力资源部门的责任，更是整个组织的责任，实现人力资源管理信息化需要上下级人员的全面参与；其次，高层领导要具有战略意识。在新时代，实现信息化的人力资源管理既是一种必然趋势，又是一个系统的工程，前期的投入回报具有潜伏性和滞后性，短期效益不明显，但对组织的长远发展具有重大的战略意义；第三，高层领导必须认识到传统的人力资源管理模式早已无法满足信息时代的管理需求，打造一种具有科技含量的模式来改进人力资源管理的流程，并使之与现代化的管理理念相匹配，成为一种管理领域的主流。第四，高层领导要与时俱进，革新落伍的管理观念，树立信息化观念和超前意识，不断学习和更新管理知识和信息技术知识，以适应信息化时代的管理需求。第五，高层领导要加强顶层设计，积极参与人力资源管理信息化建设的规划，在战略层面计划构建人力资源管理信息系统，以简化管理流程，提高管理效率。最后，除了高层领导之外，部门人员也应该提高网络应用能力，树立参与意识，配合高层领导的管理进程。

（二）加强基础建设，构建完善的信息化人力资源管理体系。要提高公共部门人力资源信息化管理水平，首先要将一些基础性工作做完善、做规范。部门的管理数据如简历筛选、出勤统计等要做精确；管理业务流程如人员选拔、人员面试和培训等工作要符合特定程序。着眼于公共部门人力资源管理信息化的前瞻目标，则需建构完善的信息化人力资源管理体系。首先，建立完善的信息化招聘体系。在人员招聘的最初环节首先要做好履历的择优，公共部门可开发或购买履历自动筛选系统，并普及电子化履历，做好人员的初选工作。还可建立人才招聘网，在主页上发布招聘信息，并构建求职者和应聘者的交流平台，促进相互了解，为初选工作打好基础。其次，建立完善的信息化培训体系。在人员的培训上，除了网络在线培训、远程教育培训、开放合作交流平台之外，还可构建新一代的云学习培训系统，以便获取海量培训资源，提高培训效率。再次，建立自助性的信息化考勤体系。在考勤方面，可建立电子考勤系统，自动记录人员刷卡痕迹，由此判定出勤情况；还可建立自助性网页模块，人员可根据自己的权限密码进入系统页面，查看个人考勤结果，既方便又人性化[6]。最后，构建电子化绩效考评体系。电子化的绩效考评需要相应的软件系统为载体来记录、统计、分析人员的绩效数据，将人工操作转变为计算机操作，系统可自动生成数据，减少主观因素，考评效果更加客观。

（三）提升专业素养，打造一支高素质信息化的人才队伍。人才队伍建设是组织建设的关键。在公共部门人力资源管理信息化建设过程中，复合型人才严重缺失。因此，必须从战略的层面充分意识到人才队伍建设的紧迫性。首先，要做好人才专业素质培养规划的战略部署，将人才培养作为人力资源信息化建设过程中的重点工作。如高层可从组织自身实际出发，建立多层次、多渠道的内部培训机构，或打造网络云培训平台，给人员培养工作做好计划工作。其次，做好人员管理能力的培训事务。人力资源管理是一种基于人的管理，其管理对象是人这一活的要素。因此，需要对人员的管理理念、管理技能、经营方式、沟通技巧等进行全方位的培训，以适应现代化的人力资源管理发展趋势。再次，要进行技术能力培训事务。在信息化背景下，各部门人员需要充分掌握网络知识和应用能力。因此，公共部门可采取网络在线培训、职业教育以及其他辅助教育等多元化手段提升人员专业技术能力。最后，公共部门迫切需要在提高人员管理能力和技术能力的同时，塑造人员健康的人格和敬业的工作态度，努力营造一个既尊重知识，又尊重人才的和谐氛围。

（四）加大资金投入，更新人力资源管理信息化建设的硬环境。充足的资金投入是公共部门人力资源管理信息化建设的动力源泉，也是管理活动正常开展的血脉。信息化建设是一种科技领域的革命，需要投入大量资金才可进行常规化运作。公共部门对于这个具有长期性和复杂性的管理困境，需予以高度重视。首先，要进行系统的资金规划。即如何安排和使用资金，将资金管理、现金流预算、资金周转等进行事先计划，以合理调剂资金余缺，进行资金的集中管理。在实现信息化的过程中，资金投入是前提，合理的资金规划才是重点。因此，合理的资金运筹和规划对公共部门人力资源管理信息化建设的最终效果至关重要。其次，加强对人员培训资金的投入。公共部门人力资源管理信息化建设需要高素质专业化的人员队伍。现实状态下的人力资源潜能没有得到充分发挥，再加上人员管理知识和技术知识水平的局限，使得进行人员培训势在必行。因此，需要加大人员培训这一部分资金投入，如人员培训教材费、教师培训费、食宿费、交通费等各种费用以及在培训过程中产生的其他费用。最后，要加强系统建设和维护资金投入。在信息化建设的前期，软件系统是关键，也是信息化普及的主要载体。不管是部门自己开发还是购买软件，都需要一大笔资金。后期运行过程中，系统有可能出现问题或需要升级，这也是必须支出的一部分资金。

（五）保证信息加密，构建人力资源管理信息化的安全环境。信息化应用环境所具有的开放性、软硬件自身的脆弱性以及人力资源系统所具有的敏感信息和人员身份管理的特殊性，使得现实状态下的信息安全事件的发生日益频繁，急需对信息漏洞带来的安全隐患予以重点关注。首先，要制定安全保障策略。即通过对保障客体要素如互联网、数据和人员的有效管理来制定对应措施。针对网络模块可进行安全域的划分，使异种安全域的交互和共享具有完整性、保密性和可信性；针对数据模块可对敏感信息进行分类，如将信息分类为特别保密和一般保密；针对人员模块可进行人员身份管理[7]。如给每个人员建立电子身份，通过多因子身份认证、层次化的身份认证等方式对用户进行有效地身份验证[8]。其次，实行电子印章操作。人力资源部门所存储的信息大多涉及到人员的个人信息如银行卡号码、身份证号码等，如果在薪资发放过程中与财务部门以及代发银行的文件运行出现信息漏洞，则会给人员带来重大危害。而电子印章软件系统运用了先进的加密技术，能够与签名并盖章的文档进行绑定，在文档传输过程中一旦信息被伪造或篡改，印章就会失效，人员对文件真伪的识别将会更快捷可靠，可快速实现电子公文运行的集成管理。再次，建立“云化”的安全技术架构。为了保证人力资源管理系统中人员信息的安全性，公共部门可建立“云安全”平台，即将虚拟机安全、可信计算环境等技术融入公共部门人力资源云环境中，并将其作为支撑人力资源部门云安全目标的技术体系架构。总之，构建公共部门人力资源管理信息化的安全环境，可消除对人员信息海量威胁的压力，避免安全漏洞带来的敏感信息外漏。

[1]王旭东.社会信息化概念的历史考察及其厘定[J].安徽师范大学学报，2008，（7）.

[2]张海娟.我国高校人力资源管理信息化研究[D].广州：中山大学，2010.

[3]叶梅芳.医院人力资源管理信息化建设的发展[J].经管视线，2014，（2）.

[4]闫维新，周军.加强企业人力资源管理信息化建设的探讨[J].中国电子商务，2010，（12）.

[5]李勤.人才市场网上行[J].互联网周刊，1999，（8）.

[6]朱蓉蓉.电子化人力资源管理研究[D].西安：长安大学，2009.

[7]吕欣.信息通信新技术环境下电子政务安全保障[J].实践探究，2010，（2）.

[8]俞能海，郝卓等.云安全研究进展综述[J].电子学报，2013，（2）.