黑龙江气象档案管理系统设计

关兴民

（黑龙江省气象档案馆，黑龙江 哈尔滨150030）

1 引言

气象档案是指在各项气象业务技术、 应用服务、 科学研究、职能管理、基本建设等活动中所形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式，并且按照一定的归档范围和归档制度集中管理的一系列历史记录。 气象档案可以为今后的气候变迁研究和气象事业发展提供重要依据， 而建设黑龙江省气象档案管理系统，进而建设一个综合的管理业务平台，是促进黑龙江省气象档案工作发展的重要举措。

本系统一方面将在黑龙江省气象档案馆现有的历史气象资料数字化处理已取得的成果基础上， 把扫描到的数字化图像以及数据成果实现计算机检索， 进一步提高气象档案的信息资源整合程度与共享能力，使省内各级科研、业务、决策服务单位最大程度的开发使用气象档案资源， 大幅度提升气象档案信息对国家安全与可持续发展的支撑和保障能力。

另一方面利用新一代信息识别技术 （无线射频识别），从以硬件为主的角度实现档案馆库房自动化、智能化管理，使档案库房的安全保护从被动人工管理向现代化、 科学化和人性化管理迈进。

2 功能概述

2.1 软件功能概述

软件部分分为馆藏档案目录、图形档案、库房与制度、档案服务、档案移交、系统维护管理、帮助文档等七个模块。 其中， 馆藏档案目录模块主要功能是对馆藏档案中档案信息进行管理，包括目录检索、档案信息管理、档案信息导入、档案数量统计、载体信息管理等；图形档案模块是对搜索的图形档案文件名和文件路径等信息进行入库管理， 对已有的图形档案信息进行查看和修改； 库房与制度模块是对库房平面图以及存储档案信息的浏览、库房的管理操作、档案柜的管理操作、规章制度的管理操作等； 档案服务模块的主要功能是对档案的使用进行管理和统计。 对使用人检索查看，对要借出的档案进行借出； 档案移交模块提供档案移交管理功能包括移交清单、统计信息等；系统维护与管理模块由系统管理员使用，管理员可以利用该模块进行地域信息管理、字典信息管理、系统备份、系统运行状态监控、用户以及其权限管理等。

利用这些功能模块可以大大提高气象档案信息的资源共享能力和档案管理能力， 加之省级历史资料数字化处理项目的完成，大大提高了该系统的使用成效，为黑龙江省气象档案馆逐渐升级最终建设成为数字气象档案管打下了良好的基础， 进一步明确了现有条件下黑龙江省气象档案管向数字档案馆过渡的方式方法以及关键技术， 是符合当前工作实际需求的业务技术流程的体现。

2.2 硬件功能概述

系统硬件由RFID 开放式通道、阅读器、手持机、声光报警器、电子标签、交换机、计算机、服务器等组成。 目前黑龙江省气象档案馆共有五个档案库房，根据档案利用率和实际需求，开放式通道安装在使用率最高的一号库房，该设备配合电子标签和声光报警器可以实现自动记录进出库档案，将档案的分类号、区域号、年代、保管期限、存放位置等信息自动存入数据库，对于未经借阅程序的档案以及未能通过办理的档案发出不同程度不同颜色的声光报警。 借阅者可以在管理员的指导下使用手持机配合电子标签对库房档案信息进行查询查找。

3 运行环境

3.1 硬件条件

硬件环境采用专用服务器，搭载4T 以上存储系统，并安装数据库。 外设配有打印机、视频监控设备、扫描器、不间断电源等。 网络环境要求传输速率100 M 以上，并配备相应的交换机路由器等设备。

3.2 软件条件

软件环境要求操作系统WindowsXP/2003/2008。 开发语言为Visual C# 语言和SQLServer 数据库。 Microsoft .NET Framework SDK v2.0 以上版本。

4 优点分析

黑龙江气象档案管理系统建成后， 无论在理念上还是在技术上都处于国内领先水平，其优势可以归纳为以下几点：

（1）非接触式数据采集。 无线射频识别技术在气象档案馆中的应用极大的增强了管理员对库房中实体的信息收集、信息交换与跟踪能力。 管理员无需打开档案盒，只需用手持机扫过即可显示出盒内档案的具体信息， 亦可在软件系统中直接输入关键字，既能查阅详细的档案信息，缩减了管理员的作业环节，使效率大大提高，同时有助于管理员实施库存气象档案的动态化管理。

（2）大数据处理。 软件平台搭载的独立数据库系统可以支持大量数字化数据的存储， 查询、 读写速度均可满足使用需求， 同时硬件读写器可以从多个射频标签中快速读取包括档案实体信息、内容摘要等多项相关信息。 另外，射频标签还具备信息容量大、使用寿命长、可重复使用等优势，和传统的条形码、磁卡等数据存储媒介相比优势不言而喻。

（3）安全性高。 硬件方面射频标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，同时具备抗污染性和耐久性强的特点，使用效果极好。 软件平台方面采用多重身份识别技术，分级进行用户管理，在保证使用需求的基础上最大程度的提高了访问安全效果。

（4）使用方便，可读性强。 本管理系统不仅支持关键字方式的检索查询，还提供图形形式的档案查询，并且存储了气象档案的相关管理制度规范、 档案服务流程以及档案移交记录等功能，均具备简便易用的特点。

5 解决的问题

黑龙江气象档案管理系统的建成顺利解决了一系列原始档案管理方式存在的问题，具体情况如下：

（1）档案编目流程繁琐低效、整理时间长；

（2）档案存放次序较易被打乱；

（3）档案查阅耗时长、效率低；

（4）档案的盘点操作和档案统计不科学、不及时；

（5）对失效档案的管理滞后；

（6）档案数量大，迁移工作不便。

6 总结

气象档案作为一种不可再生的资源， 其唯一性和原始性充分的显示出它所承载的历史价值， 随着我国气象现代化事业的长足发展， 气象档案的种类日趋多样化， 数量也不断增加，信息量迅速膨胀，致使气象档案管理的技术升级和改造迫在眉睫。 黑龙江气象档案管理系统的建成，合理的解决了档案信息化、智能化所提出的一系列新要求，是传统档案管理方法向数字化档案事业推进的重要环节， 堪称黑龙江省气象档案事业发展革新与时俱进的里程碑。