医院档案规范管理之我见

刘清云

(内蒙古自治区巴彦淖尔市医院 内蒙古巴彦淖尔 015000)

档案工作属于基础工作，往往被人们忽视。由于不熟悉，一些人认为档案管理工作很简单，工作人员很轻松。实际上，档案工作繁琐枯燥，一般人难以体会。医院每年形成大量的文书档案、业务档案、财务档案、基建档案等，都需要收集、整理、分类、装订、输入目录。如果这些档案不能实现科学的管理，就会影响档案的利用。医院档案记载了医院历史发展的过程，它从不同的角度全面客观地反映各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物和重要工作等，是历史的见证。医学档案是不可再生的资源，严格来讲是党和国家宝贵的文化财富，也是医院不断成长壮大的经验借鉴和成功基石。联合国教科文组织将档案列为“人类文化遗产名录”、“人类记忆工程”等等。同时档案也是一种社会现象，它以一定的物质形式存在，其中一部分需要我们永久保存下去，为子孙后代造福，不需要的要及时销毁。当然，档案还具有知识储备功能，是后人进行传承和借鉴的重要基础－“今人赖之以知古，后人赖之以知今”。

1 医院档案规范管理现状分析

1.1 规范管理意识不强 思想是行动的向导，认识的不足必然带来行动的滞后。医院的中心工作是医疗，在医院的管理工作中重视医疗而轻视档案管理的观念极为普遍。由于档案管理工作不能直接创造经济效益，因此，医院的档案管理工作一直没有被真正重视起来。认识不到这一点，必然不能充分开发现有档案资料的使用价值，为医院建设发展所用。医学科技档案大部分来自于医疗实践中，一些专业技术人员的档案形成和利用意识非常淡薄，他们不了解档案究竟有什么利用价值。多数人有“自留自方便”的想法，尤其是一些基础学科室的科研人员，他们十分珍惜自己的劳动成果，舍不得也不愿意把这些科研材料归档，更不愿意向档案部门移交，个人封档现象十分普遍。这就造成了本专业或者个人在下一次工作中无法利用这些档案资料，浪费了时间、精力，重新收集原始数据不同程度地影响了医学工作的进展。

1.2 案规范管理制度不健全 首先，档案工作得不到应有的重视。有些医院领导认为档案工作可有可无。没有把档案基本建设、档案专项经费、档案工作者待遇等问题纳入医院议事日程，使得档案硬件软件建设滞后、档案工作者积极性不高，从而影响了医学档案社会功能的发挥以及社会对档案的认知程度;其次，管理制度不健全，缺乏责任追究制度，有的医院仍未建立综合档案室，医学科技等档案材料仍散在各科室。有的单位虽然建立了档案室，但档案没有集中统一管理。另一些单位档案管理人员仍处在“重藏轻用”的被动、单一、封闭状态，主动介入的服务意识较差;再次，在医院管理中，大多数医院一般都按照卫生部门要求制定了适用于本院的较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责则较少，没有相关的制度和检查考核措施。在医院目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。制度的不完善必然会导致档案规范管理工作的不到位甚至漏洞百出。

1.3 案管理人员素质参差不齐 档案管理人员素质的高低对档案规范管理水平有着至关重要的作用。当前，我国档案专业人员在业务水平、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与新时期档案发展的要求悬殊较大。表现为专业出身的人员少、专业知识老化、知识结构不合理、学历低、现代科学知识贫乏及高层次的档案专业人才较少，这些已不适应新形势下的档案事业发展。学院的管理者对档案管理不重视，从事档案管理工作的人员缺乏学习及实践。档案管理工作是枯燥的，面对着堆积如山的档案，档案管理者缺乏足够的耐心，而年纪较大的又无更多的精力。

1.4 医患关系的变化对档案管理的新挑战 医患之间应是一种相互信赖、亲密合作的关系。和谐、完美的医患关系是获得良好医疗效果的基本保证。随着我国法制化建设进程的加快，全社会法律意识逐渐增强，人们的思想得到了充分解放，物质、精神文化生活水平亦不断地提高，患者也日益重视自己的权益，通过法律手段来解决医患纠纷的数量越来越多。因而，传统的医患关系遇到了前所未有的新问题、新挑战。这其中，病案档案往往成为双方争夺控制的焦点。提高病案档案书写质量，完善病案规范管理也就成了迫切的任务。

2 提高档案管理人员的综合素质

医院档案管理人员一般来自临床或其它非档案管理专业，其素质参差不齐。档案管理水平高低、档案服务质量如何，决不单纯地决定于档案管理人员在数量上的多少，而是取决于档案管理人员的整体素质、专业技术水平、先进的工作方法和科学的管理体制。档案管理水平和服务质量的提高，档案事业的健康发展以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理，特别是现代化管理，都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专业人才。这种档案专业复合型人才，精通档案专业知识并能掌握现代高科技知识;精明强干，以少胜多，能一兼数职，办事效率高;能灵活运用电子计算机和光盘刻录技术;有较强的应变能力。要提高档案管理人员整体素质，笔者认为，应从以下几个方面入手:首先，在档案管理人员的选择上，要注意将思想素质好，社会关系较简单、档案管理专业技能较强的人员选任在档案管理岗位，并且保持档案管理人员的相对稳定;其次，对现有档案管理人员，按其所具有的专业技能层次，举办各种档案专业技能培训，请档案局专家或本系统中有丰富实践经验的专业人才授课，传授档案专业知识;定期实行严格的专业理论与实践测验;要求掌握计算机方面专业知识和英语的读写听能力。经考核，合格者持证上岗，不合格者自然淘汰。采用公开招聘的形式，实行公平竞争，优胜劣汰，能者上，庸者下。

3 医院档案规范管理的重要性

医院档案是指临床从事治疗管理和医院决策发展等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、音像、病例、电子载体材料等不同形式的历史记录。医院的档案资料对于整个医院来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了一所医院从建院初期到逐步发展的整个历史过程，它能完整、准确、真实地反映医院的全部面貌，直接为医院的建设与发展服务，是医院进行改革、提高医疗质量的可靠依据，更是医院进行各项工作评估的基础和依据。从另一方面来说，医院在工作活动中形成的文件、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，是医院的宝贵财富。加强对这一信息资源管理对医院领导决策科学化和医院现代化建设极为重要。大量电子档案的产生，随之而来的是其管理方法与传统档案不适应带来的问题。准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案规范管理，是医院档案实行现代化规范管理的根本任务。档案不仅涉及到医院本身历史发展的全貌，更涉及广大人民群众就医看病的医疗文书档案、病理切片资料、X线胶片、各种检查图文资料等等，关系到人民群众的健康和医学科学的发展。因此，加强医院档案规范管理有着非常重要的意义。

4 医院档案规范管理新策略

4.1 转变管理理念 我国档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但随着信息时代的到来和科学技术的快速发展，计算机技术、通讯技术、网络技术、电子技术等的普遍运用，一些传统的档案管理工作方法已不适应现代档案管理的需要。一方面要树立创新意识，积极主动采用新技术、新方法，把计算机、多媒体、信息高速公路、网络等先进技术和软件大量运用于档案管理，把新型载体不断充实到档案管理领域，诸如磁带、磁盘、磁鼓、磁卡、光盘、胶片、传真记录、复印材料等等，同时又要把纸质载体保管好，作为法律依据;另一方面要在归档制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化工作步骤，以适应档案管理现代化的需要。总之，档案管理人员面对新形势，必须要用新思想、新方法来指导档案工作，充分认识在新形势下档案管理工作的地位和作用，消除工作中的盲目性，增强预见性和灵活性，使档案建设能在时代发展中得到全面和超前发展。

4.2 强化法律意识 我国正逐步进入法制社会，法律和法规是档案工作法制化建设和向正确方向发展的有力保证，也是档案管理人员的工作准绳。因此，医院档案工作者要进一步加强法律法规的学习，熟练掌握相关法律知识，包括党和国家有关档案工作的方针政策和档案工作法律及工作标准、工作制度等。同时要加强医务工作者的法制教育，重点组织学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国母婴保健法》、《执业医师法》、《医疗事故处理条例》、《病案书写基本规范》等法律法规，强化法制观念。

4.3 掌握现代技能 随着新时期档案工作的范围和工作领域不断拓展和延伸，档案的种类、内容、形成、载体不断丰富和多样化，档案的收集、鉴定、整理、保管、统计、利用和提供服务手段、档案利用者对档案利用的需求均发生了很大的变化，保存的档案信息也不断扩充和膨胀。现代化管理、档案信息的数字化建设，都已经摆上议事日程。医院档案工作者是否具备该类技术和能力已成为新时期档案工作的严峻考验。现在推行的归档文件立卷改革、纸质文件与电子文件的一体化管理等等，都需要档案工作者对自身知识结构和文化层次进行不断总结和提高。因此，现阶段档案管理工作者首先要加强档案管理专业知识的学习，包括文书学、档案学概论、档案管理学、档案保护技术学、电子文档管理等。