简议农业科技档案管理存在的问题与对策

陆 梅，白 蕊

（云南省农业科学院，云南 昆明 650231）

0 引言

农业科技档案管理是农业部门科研工作和综合管理工作中重要的组成部分，对农业部门的科研工作有着重要的意义，是科研工作的重要环节。农业科技档案管理工作具有政治性、管理性、保密性和服务性等特点，其管理效果的达成与否很大程度上影响着农业科研项目活动的开展。充分开发利用农业科技档案信息资源，提高农业科技档案管理水平，有利于促进我国农业科研工作的深入发展，文章从农业科技档案管理现状入手，简要论述了现阶段农业科技档案管理工作中存在的问题，并结合工作经验，提出了相关对策。

1 农业科技档案管理现状

1.1 档案管理缺乏系统性

现阶段，许多农业科研单位仍没有意识到档案工作的重要性，对于档案的管理工作不重视，导致许多科研人员不信任单位，以至于将科研核心资料保留在个人手中，而没有进行农业科研档案归档，导致农业科研数据的缺失或者遗失。与此同时，许多农业科研单位对于科技档案的管理只重视科技成果、报奖阶段的档案资料管理工作，而对于科研准备阶段以及研究实验阶段的档案管理不重视。对于科研档案的管理工作多倾向于成果性的记录，而对于科研实验过程中的原始数据等系统资料却很少，这也直接导致了许多科技档案无法在争论性问题中成为重要依据，影响了科技档案的实用性。这些问题的出现一方面反映了农业科研单位对于档案的重视程度不够，另一方面也说明了目前状态下农业科技档案管理工作缺乏系统性和准确性。

1.2 档案管理数字化程度低

我国信息技术高速发展，信息化和数字化技术被广泛应用于档案管理工作中，为许多单位的管理工作带来了巨大的便利。但现阶段许多农业科研单位的科技档案仍多以纸质档案为主，这也直接导致档案资料整理工作数量庞大，加大了档案管理工作的人力资源，而实际上纸质档案的检索工具也较为单一，查阅也并不便利。随着信息技术的高速发展，纸质档案比重应该逐渐降低，电子文件的比重将不断增大，但许多基层农业科研单位，由于经费问题，无法完善电子管理体系，不能够建立起完善的信息化档案管理系统，使得档案信息无法大量的信息化和电子化，这样大大的降低了档案开发服务的效果。

1.3 档案利用率低下

许多农业科研单位，尤其是基层科研单位，对于档案管理工作存在严重的“重保管，轻利用”的现象，过分强调档案管理的保密性，而忽略了档案管理所追求的重要意义——数据利用，这也使得许多农业科技档案的利用率十分低下。科研单位没有集中对于科研档案进行利用，使得许多基础数据、研究信息被搁置，无法及时的应用到现实生产力中，不仅造成了信息资源的浪费，同时也使得相关科研实验工作的成果失去现实意义。

2 农业科技档案管理工作中存在的问题

从农业科研单位档案管理工作现状，我们不难看出在农业科技档案管理工作中存在的问题。

2.1 管理制度不健全

制度的建立是为了更好的规范行为，是为了提高工作效率，达成工作目标。只有建立完善的档案管理工作制度，才能够更好的规范档案管理工作，提高档案收集、利用、开发效率。现阶段，许多农业科研单位在档案管理制度的建立上主要体现在档案管理职责不统一，档案管理的各个程序没有落实到具体部门，档案资料的管理方案也没有统一起来。

2.2 档案管理设备、资金不足

档案管理工作中存在的另一个较为严重的问题则集中体现在档案管理投入资金的缺乏上，尤其是基层农业科研单位，能够利用于档案管理工作的经费十分有限。这也就直接导致了许多基层单位无法实现电子化办公，从而也无法利用信息技术来提高档案管理工作效率，科技档案信息化更加无从谈起。

资金的不足，导致档案管理设备无法进行及时更新，是农业科研单位档案管理工作上“硬件”上的不足。而“软件”的不足则主要体现在新一代的年轻档案管理员的综合素质水平不高，许多基层档案管理员学历水平比较低，专业素质不强，对于档案信息科学管理的认识程度不深，并且对于档案管理的意识不强，没有意识到档案管理工作的重要性。

3 农业科技档案管理工作应采取的对策

3.1 强化档案管理意识，健全档案管理制度

综上所述，现阶段农业科研单位想要改善科技档案管理工作中存在的不足，首先应该转变工作思想，强化档案管理意识。思想是行动的主导，要不断向基层档案管理工作人员宣传档案管理工作的真正内涵，让他们正确认识科技档案的管理工作的重要性。相关科研单位科研采用不定期举行基层档案管理工作培训班，加强科技人员的指导工作，从思想源头上肃清基层工作人员的不正确思想，保证管理工作思想的统一，促进管理工作的确切落实。与此同时，相关单位还应该认真筛选基层年轻工作人员，保证基层管理工作者的综合素质达到基本工作标准。需要定期展开工作学习，组织档案管理部门内的整体学习活动，切实提高档案管理工作者的综合素质。

其次，相关单位应该健全档案管理制度，明确各部门的管理职责，确保农业科技档案工作的有效管理。相关农业科研单位应该借鉴先进单位的做法，可以实行课题研究负责人归档责任制，每一项科研课题结束后，课题负责人应该对课题研究过程中所形成的各种基础数据、文件材料进行审查、鉴定、验收后，最后归档。科技材料归档后，由档案管理人员接受，按照档案管理要求，将原始文件制成材料统一、图样清晰、格式统一的档案文件。

3.2 提升档案的信息化、数字化水平

农业科技档案的最终目的是为了让信息得到有效的利用，让农业科技信息能够充分应用于现实生产活动中去，提高科技信息的技术效用和社会经济价值。随着信息技术的高速发展，提升档案的信息化、数字化是现阶段各单位档案管理工作的重中之重。

落实农业科技档案的信息化工作，首先需要档案管理人员处理好档案安全性和保密性的问题，准确认真的鉴别农业科技档案内容，对于能够公开的内容，应加大档案信息的文献编写工作。通过计算机技术，建立完善的信息共享平台，编制必要的检索工具，加速档案信息化的转化。对于有密级的档案，则需要严格管理，若转换为电子档案，应该建立严密的档案安全管理系统。其次，需要农业科研单位合理利用管理资金。根据档案工作管理的实际状况，合理的更新管理设备，为信息化档案管理提供必备的实施设备和实施平台。最后，相关单位还应该加强档案管理的网络连接方式，通过相关科技信息网，搭建农业科技信息服务平台，实现科技资源的共享。

4 结束语

只有实现农业科技档案管理的规范化、数字化管理，建立完善的档案管理制度，加强档案管理工作效率，才能够进一步的提高科技档案的利用率，继而促进科技资料对现实生产力的转换，实现科研成果的经济价值，实现档案管理的最终利用目标。想要实现这一目标，相关农业科研单位需要正视档案管理工作中存在的问题和不足，结合自身情况制定出有效的改善方案，狠抓落实工作，切实提高科技档案的管理工作效率。

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