浅析高职高专教学档案管理

◆孙美丽

(运城幼儿师范高等专科学校)

浅析高职高专教学档案管理

◆孙美丽

(运城幼儿师范高等专科学校)

高职高专院校，为了能够适应和融入社会前进与发展，我国于2008年发布了《高等学校档案管理办法》，这一管理办法的颁布与实施，能够规范高等学校的档案管理工作，并且能够推进我国高职高专在档案管理上的工作开展，丰富其管理的内涵。

一、教学档案的概念及重要性

(一)教学档案的概念

教学档案，是指在教学实践活动与教学管理过程中，形成的具有一定保存价值的文字、图片、声像、电子文件等不同形式的历史记录性资料。它是对学校开展的所有教学活动的真实的记录，是教学管理与研究，教师教学工作及学生学习过程中，形成的具有保存价值的一种材料。

(二)教学档案的重要性

1.教学档案是强化学校在思想政治工作方面，不可或缺的宝贵资源

在现实的教学档案管理过程中，把教师在日常教学活动中的表现，提供给学校的领导，并由这一表现作为教师评估的依据。这样一来，学校在召开表彰大会时，就会言之有物，言之有据了。

2.教学档案能够提高师资水平，并且是提高其水平的重要手段

教学方法因人而异，这就使得教师在教学过程中，总会有自己的教学经验。利用教学档案的作用，将老师的教学方法记录其中，不仅能够将好方法得以记录，还能够帮助新老师熟悉教学业务，实现教学的进步。

3.教学档案是评价学校管理水平和考核教师业务能力的主要根据

根据教学档案的记录，学校可以轻易的掌握学校在教学管理水平方面的优点和缺点，对优点进行继续，对缺点进行改进，能够了解到学生在辍学以及旷课等问题产生的原因，还可以衡量教师的教学水平和职业道德，从而，更好地推动学校在教学档案管理方面的发展。

二、我校教学档案的实体分类

以《高等学校档案工作规范》和《高职高专院校教学管理要点》为参照，结合我校实际情况，科学地将教学档案划分为七个一级类目。

1.综合(JX11)主要包括教学管理和教学基本情况的文件材料。如上级下达的有关教学工作的文件材料;学校教育事业发展规划;、学校教学工作计划和总结;学校教学管理工作规章制度汇编;学校教学工作会议记录;学校教学基本建设规划等。

2.专业(JX12)包括各专业的介绍、设置、批复等材料;省级以上重点专业建设的材料。

3.招生(JX13)包括招生简章;招生计划;招生录取审批表;新生花名册等。

4.学籍(JX14)包括学生的奖惩材料;学籍卡变动情况等。

5.课堂教学与教学实践(JX15)包括课程安排表;典型教案;教学检查记录及报告;各专业的考试题相关资料;试卷分析材料;学生成绩登记表;教学大纲;教学改革方案;教师教学经验总结;教学质量分析报告等。

6.教材(JX16)包括各专业使用教材情况资料。

7.毕业生(JX17)包括毕业生花名册;毕业生审核登记簿;供需见面会资料等。

三、教学档案管理工作存在的问题

(一)档案意识薄弱，收集不全

部分教学职能部门及教工对教学档案管理工作认识不足，在平常教学和教研过程中形成的文件资料不愿意交回综合档案室保管，认为这些是自己的教学成果，交回综合档案室后，使用时不如放在自己手边方便。这样最终导致一些应归档的珍贵教学实践资料散失在部门和个人手中，无法保证教学档案收集的齐全完整。

(二)教学档案人员队伍流动性大，档案专业知识缺乏

大多数教学部门的档案员，都是由本部门的教学秘书兼管。平时参加档案相关培训的机会很少，档案专业知识了解的不够明确和深入，就只是浅层的管理。由于其受限于管理工作的非专业性，就会产生人员的流动现象，这些都不利于高校对教学档案的科学管理。

(三)档案管理制度不完善

由于其档案管理的制度不完善，使得学校在展开教学活动，或者表彰大会时所做的报告真实性有待于重新考量。许多档案管理方面的问题，就会钻法规的空子应运而生，比如:教学记录不够完善，不能完整、真实的体现出教学档案的作用，不利于提高学校的管理水平。

四、教学档案管理工作的改进办法

针对我校教学档案管理发展的现状，应该采取以下措施来解决在教学档案管理中存在的问题，并促使其在发展中能够更科学和规范。

(一)加强宣传，提高档案意识

高职高专院校必须提高教工档案意识。通过各种途径宣传、学习档案基本知识和档案法律，唤醒其对档案管理的意识，和在教学过程中体现出其重要性。推动高校在档案管理方面的发展，更有利于学校管理水平的全面发展。

(二)提高教学档案管理人员的专业性素质。

部门教学档案兼职人员专业水平有限，不能够对教学档案进行规范管理。这就要求高职高专院校，需要对管理人员的素质进行专业性的高要求，并对管理人员在技术方面进行合理的培训，将教学档案管理工作推向现代化与数据化的发展进程。

以运城幼儿师范高等专科学校为例，其在教学档案管理人员的选用方面就应该注重对专业性的限制，不能过于走马观花，要切合实际，提高教学档案管理人员的自身素质，通过培训等手段将教学档案的管理人能够完善其整体素质，推进教学档案管理工作的发展。

(三)建立健全的管理机制，完善教学档案管理工作

完善的管理机制，是做好教学档案管理工作的重要前提和基础保证。各个高职高专院校应该依据其相应的法律法规，与自身的实际情况相结合，对教学档案管理工作予以制度上的保障。利用制度的严谨性，来规范管理的高水平化，使其能够权责分明，进一步确保管理水平的不断提高。

在科技帮助的前提下，也要对传统纸质的记录做更新，定期为其进行重新誊写的记录，保证其信息量的完整程度，有助于对高职高专院校教学档案管理发展进程的详细了解，保证高职高专的教学档案管理，能够在健康的大环境下发展壮大，适应社会发展的需要。

五、结语

随着我国现代化建设发展速度的加快，改革的大潮涌向了教育教学档案管理中来。本文就是通过对高职高专教学档案管理存在的问题进行合理化的建议，从而促使我国高职高专院校能够在变化发展的社会中，完善自身的管理体制，使其能够更加规范与科学。

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［2］王晓红.高职院校教学档案管理初探［J］.科技创新导报，2009，(17).

［3］马文广.谈高校教学档案管理创新的实现途径［J］.经营管理者，2010，(06).

［4］李洁.论高职院校的教学档案管理［J］.科技经济市场，2006，(09).